Документация проекта

из "Проектный бизнес "

Система управления проектами принципиально основана на широком использовании документов. Невозможно представить современный проект без потока документов. Проектная команда имеет некоторую степень независимости от родительской организации. При отсутствии регламентирующих правил работы с документами и по мере накопления документов информационная среда проекта может стать тормозом для выполнения проекта. [c.217]
Правила работы с документами должны регламентироваться на уровне родительской организации. Полномочия проектной команды в части регламентации правил работы с документами должны быть сведены к минимуму. Лишь в тех случаях, когда появляются новые типы документов, проектная команда вправе вводить свои правила. Служба, отвечающая за функционирование корпоративной системы управления проектами, обязана корректировать правила по мере возникновения новых документов. [c.217]
Унификация правил позволяет упростить контроль и накопление знаний. Кроме того, и это главное, наличие унифицированных правил дает большую экономию управленческого времени. При отсутствии правил проектной команде приходится тратить большую часть времени не на составление документов, а на изобретение форм документов. [c.218]
В родительской организации должна проводиться постоянная работа по накоплению шаблонов и образцов документов. Форма (шаблон) является документом для заполнения. Образец является формой с примерами заполнения. Первоначально образцы могут составляться для выдуманных, в реальности не существующих проектов. Более эффективным является использование в качестве образцов документов реально выполненных проектов. Минимальным необходимым уровнем является наличие в базе документов 100-200 шаблонов и образцов. [c.218]
Не все документы, рождающиеся у разработчика, необходимы другим работникам. К таким можно отнести документы чернового, личного характера. На уровне компании должен быть определен список типов документов, имеющих ценность для компании. Подобные документы могут иметь названия документы компании, обязательные документы. Для каждого обязательного документа желательно наличие формы этого документа. [c.218]
Электронное имя файла должно начинаться с номера документа, а затем размещаются текстовые пояснения. [c.219]
Электронные письма должны нумероваться независимо от номеров прикрепленных документов. Ответы на письма можно не нумеровать. Тема письма должна начинаться с номера. [c.219]
Каждый разработчик документов должен вести журнал регистрации документов. Журнал ведется в виде таблицы, названия колонок которой соответствуют применяемым атрибутам. [c.219]
Для российских специалистов ведение такого индивидуального журнала крайне непривычно. Тем не менее, следует последовательно добиваться от каждого работника ведения журнала регистрации. [c.220]
Даже для небольших проектов рекомендуется использовать функцию централизованной регистрации документов при пересылках между различными контрагентами. [c.220]
Бумажные документы проекта, обыкновенно, хранятся в соответствии с правилами компании. [c.220]
Электронные документы оказываются распределенными на компьютерах членов проектной команды. Если не предпринять заранее мер, то после прекращения проекта документы либо невозможно собрать, либо невозможно структурировать. [c.220]
Одному из членов проектной команды должно быть поручено ведение архива проекта. Архив проекта имеет общую структуру папок. Периодически документы из компьютеров членов проектной команды должны копироваться в общий архив. Наличие общей структуры и уникальных названий электронных файлов позволит быстро проводить копирование (из папки в папку) при сохранении общей структуры. [c.220]
Разработка новых шаблонов и образцов должна вестись в компании постоянно. При аудите корпоративной системы управления проектами. помимо прочих вопросов, должен проверяться темп пополнения системы новыми шаблонами и образцами. [c.220]
Управление документооборотом строится на уровне компании. Управление проектным документооборотом должно соответствовать общекорпоративной системе. Минимальные требования к проектному документообороту приведены в предыдущем подразделе. [c.221]
В рамках корпоративной системы управления проектами должен быть определен порядок передачи документов из архива проекта в общекорпоративный банк знаний. [c.221]
Выплата вознаграждения проектному персоналу должна быть увязана с фактом приема-передачи документов в банк знаний. [c.221]
Архивирование проектных документов проводится в рамках корпоративной системы архивирования документов. [c.221]

Вернуться к основной статье