Информационные подразделения

из "Менеджмент в организациях "

Последним, заслуживающим упоминания элементом в организации систем коммуникации является информационное подразделение, главная цель создания которого — сбор информации из внутренних и внешних источников. Станция наблюдения за погодой могла бы стать примером внешнего информационного подразделения в системе Метеорологического управления США самолет-разведчик — таким же примером из военной области бухгалтерия — примером внутреннего информационного подразделения. [c.207]
Конечно, задача собрать всю информацию, необходимую для принятия решений организацией, слишком обширна, чтобы ее могли выполнить только или в основном специализированные информационные подразделения. Почти каждый член организации в некоторой степени ответствен за сбор информации. Те члены организации, которые часто контактируют с законодательными органами, с общественными группами по интересам или с клиентами организации, могут оказаться особенно важными источниками необходимой информации. [c.207]
Информационная функция высшего руководства состоит преимущественно в сборе и интерпретации сведений о реакции политически значимых внешних групп на программы деятельности организации. Например, мэр города постоянно контактирует с местными бизнесменами, представителями населения, рабочих, с членами городского совета. Министр сельского хозяйства и его заместители контактируют с Федерацией фермерских бюро и другими фермерскими организациями, с партийными лидерами в Конгрессе, с Президентом и с высшими руководителями других федеральных министерств. [c.207]
Когда в организации создаются специализированные внешние информационные подразделения, то это обычно делается не с целью замены текущей информационной работы организации, а для обеспечения притока дополнительной информации или для классификации, анализа и распространения информации, которая уже собирается. [c.208]
Например, когда Департаменту финансов понадобилась детальная информация о существующих и перспективных привычках потребителей для планирования выпуска облигаций и других налоговых мероприятий во время войны, были проведены специальные обследования с использованием интервью, разработанных аналитиками рыночной ситуации. Используя аналогичную методику, Управление военной информации проводило обследования уровня морального духа гражданского населения. [c.208]
Информационная функция тесно связана с фиксированием информации или ее запоминанием , о котором говорилось выше. Например, в муниципальном полицейском департаменте центральный пульт связи, на который поступает информация от граждан, полицейских патрульных групп, военных патрулей, других департаментов полиции и иных источников, обычно является частью отдела регистрации и хранения данных, где они классифицируются и распределяются по соответствующим картотекам для дальнейшего использования. [c.208]
Вторая функция внутренних информационных подразделений — сбор информации, в которой нуждаются высшие руководители с целью контроля. Мы видели, что руководители могут не получать необходимой информации о том, как идут дела, потому что их подчиненные либо не могут выбрать время, чтобы представить подробный доклад, либо хотят скрыть определенную информацию от своего начальства, либо не сообщают необходимую информацию по другим причинам. В большинстве случаев центральные подразделения, специализирующиеся на контроле, берут на себя и сбор информации, которая им необходима. Центральная бухгалтерия — это и контрольное и информационное подразделение в сфере бухгалтерского учета. Центральное управление кадрами — и контрольное и информационное подразделение, собирающее данные о заработной плате, неявках на работу, текучести рабочей силы и другим вопросам, связанным с персоналом. [c.209]
Определенного интереса заслуживает упоминание о том, что многие внешние информационные подразделения правительства также собирают информацию как дополнение к функции контроля. Чтобы проследить за выполнением законодательства по налогообложению или за распоряжениями, связанными с бизнесом, организации должно быть дано право получать данные от лиц и групп, подпадающих под действие этих законов и распоряжений. Данные, получаемые таким образом, например статистика доходов, составляемая Налоговым управлением США, полезны и для других административных целей. [c.209]
В предыдущих главах мы сделали обзор основных элементов структуры организации социальные группы, разделение труда, система власти и система коммуникации. Теперь мы должны связать эти элементы воедино, чтобы понять механизм деятельности крупной и сложной организации. [c.210]

Вернуться к основной статье