Система управления электронными документами

из "Информационные технологии бухгалтерского учета "

Работа с документами, в том числе и с электронными, требует создания системы управления документами и документооборотом в масштабе ИС. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов создание, хранение, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа. [c.47]
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]
Исходящие документы машинного представления в заданном формате представления рассылаются получателям с помощью стандартных информационных технологий. Для рассылки может использоваться курьерская связь (передача печатных копий документов или машинных носителей), электронная почта, Web-публикации. [c.47]
Внутренние документы ИС обслуживают функции управления, все формы документов и схема документооборота регламентированы. [c.47]

Вернуться к основной статье