Использование документов

из "Документоведение "

Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности. [c.141]
Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако потребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций, мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд сопутствующих функций выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п. [c.141]
Суть документа - в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно говорить об использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный массив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях. [c.142]
Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляющим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой предоставить неопределенную совокупность документов по конкретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную потребность. Запрос может быть конкретный, касающийся определенного документа, факта (совокупности фактов), имеющихся в его содержании, либо неопределенный (тематический). В ответ на запрос выдается справка, характер которой определяется запросом. Документы, которые выдаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называются релевантными. [c.142]
Адресные справки устанавливают местонахождение нужного документа и содержат его поисковые признаки. Библиографические справки представляют библиографическое описание документа, которое позволяет его отыскать в каталоге, библиографическом указателе, библиографической базе данных. [c.143]
Кроме того, совокупность документов, подобранная в массив, позволяет осуществлять более сложные виды деятельности. Например, аналитическую, экспертную и мониторинговую. Эти виды деятельности предполагают глубокую смысловую обработку текстов документов, в результате которой из имеющейся в массиве информации путем логической переработки создается новая. [c.143]
Анализ имеющихся документов по тому или иному вопросу позволяет установить современный уровень решения проблем в конкретной области деятельности, используемые подходы к решению, содержательные аспекты, хронологические и географические границы, круг авторов и учреждений, работающих над проблемой и т.д., что и является задачей аналитической деятельности. [c.143]
Анализ документов по данным параметрам весьма часто используется и при проведении различного рода экспертиз. Экспертиза — процедура оценки качественного состояния того или иного объекта (процесса) независимыми экспертами. Экспертиза позволяет оценить значимость событий, явлений, предметов и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, на основе этих данных сделать выводы, выходящие за пределы информации, непосредственно зафиксированной в тексте документов. [c.143]

Вернуться к основной статье