Первичные документы и учетные регистры

из "Бухгалтерский учет в нефтяной и газовой промышленности 1981 "

Ранее было указано (см. 3), что в бухгалтерском учете основанием для счетных записей могут служить лишь надлежащим образом оформленные оправдательные документы. [c.45]
Курс бухгалтерского учета, М., Финансы , 1967, с. 62. [c.45]
Однако, несмотря на крайне большое разнообразие хозяйственных операций и соответствующее разнообразие реквизитов, содержащихся в различных документах, в каждом из них имеются общие реквизиты, обязательные для оформления любой операции. Такими обязательными реквизитами всех документов являются 1) название документа — накладная, наряд на проведение буровых работ, платежная ведомость и т. д. 2) название и адрес предприятия, составившего документ (нефтегазодобывающее управление Туймазанефть, контора бурения 2 и т. д.) 3) указание сторон, участвовавших в хозяйственной операции, оформленной данным документом (в лимитной заборной книжке — фамилии кладовщика, выдавшего материалы, и бурового мастера, принявшего их в счете— платежном требовании — наименование поставщика и плательщика и т. п. 4) дата составления документа 5) содержание хозяйственной операции, ее количественное и денежное выражение— краткое, но ясное изложение существа операции (например, в счетах — платежных требованиях, предъявляемых нефтеперерабатывающими заводами покупателям, указываются наименование сданных нефтепродуктов, их количество, цена и общая сумма платежа по счету со ссылкой на акт сдачи-приемки) 6) подписи лиц, ответственных за операцию и правильность ее оформления в документе. Остальные реквизиты определяются характером документируемых операций. [c.46]
Своевременная и доброкачественная документация хозяйственных операций является необходимой предпосылкой правильной постановки учета и контроля. Небрежное или несвоевременное составление документов приводит к отставанию бухгалтерского учета, к дезорганизации всей учетной работы. Поэтому к оформлению документов предъявляются определенные требования. Первичный документ должен быть написан чернилами или химическим карандашом или же напечатан на пишущей машинке, либо изготовлен при помощи средств механизации учета (например, ЭВМ) четко и ясно, без помарок, подчисток и исправлений. Исправлять ошибки как в текстовой части, так и в цифровых данных следует, зачеркивая неправильный текст, количество или сумму и надписывая правильные данные, причем зачеркивать следует лишь одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Внесенные в документ исправления должны быть заверены лицами, первоначально подписавшими документ. В кассовых и банковских платежных документах вообще не допускаются никакие исправления. Итоговые цифровые данные документа обязательно повторяются прописью (текстуально). [c.46]
Документы составляются по ходу совершения хозяйственных операций в цехах, на складах и в других структурных подразделениях предприятия. Они используются прежде всего в организации, планировании и контроле за ходом хозяйственных процессов. С помощью распределительных документов (приказов, нарядов, требований) администрация дает указания о проведении хозяйственных операций. Исполнительные или оправдательные документы (акты, квитанции, выписки из расчетных счетов) освещают содержание и объем выполненных операций и служат для контроля за правильностью и эффективностью действий должностных лиц, ответственных за совершенные хозяйственные операции. Затем документы поступают в бухгалтерию, где после обработки они служат основанием для счетных записей. Прохождение документа с момента его выписки до архива бухгалтерии называется документооборотом. Правильная постановка учета и контроля требует не только доброкачественного оформления первичной документации, но и организации четкой системы документооборота. Если небрежно составленный документ приводит к неправильному, искаженному отражению хозяйственных процессов в учете, то всякая задержка в поступлении первичного документа в бухгалтерию вызывает отставание в учете, вследствие чего он перестает служить средством оперативного руководства и контроля. Документооборот разрабатывается и контролируется главным (старшим) бухгалтером предприятия. [c.47]
Поступающие в бухгалтерию документы должны тщательно проверяться. В первую очередь необходимо установить наличие в документе необходимых подписей и других реквизитов, отсутствие подчисток, помарок и неоговоренных и незаверенных исправлений, правильность арифметических подсчетов. Затем определяют хозяйственную целесообразность совершенных операций, соответствие этих операций плановым заданиям или сметным ассигнованиям, условиям заключенных договоров, действующему законодательству, распоряжениям администрации и выявляют факты бесхозяйственности. Таким образом, проверка документов является средством контроля за действиями оперативных работников. [c.47]
На основании разметки в документах отраженные в них хозяйственные операции записываются (разносятся) по синтетическим и аналитическим счетам текущего бухгалтерского учета. После разноски операций по счетам и сверки данных аналитического и синтетического учета первичные документы, сгруппированные по определенной системе, направляются в текущий бухгалтерский архив. [c.48]
Хранение документов в текущем архиве должно быть организовано таким образом, чтобы обеспечить их сохранность и возможность быстро находить каждый документ для наведения различных справок и проведения документальных ревизий. Эти ревизии призваны обеспечить проверку соблюдения хозяйственными организациями финансовой и сметной дисциплины и способствовать сохранности социалистической собственности путем выявления фактов хищения и незаконного расходования государственных средств и привлечения виновных лиц к ответственности. Документальные ревизии должны также обеспечить проверку правильности бухгалтерского учета, доброкачественности документов, оформляющих хозяйственные операции, и достоверности бухгалтерских записей. [c.48]
На документальное оформление многочисленных хозяйственных операций, совершаемых на предприятиях и в организациях, затрачивается много труда счетных и оперативных работников. Поэтому упрощение и сокращение первичной документации, в частности унификация первичных документов, а также совершенствование документооборота, имеют важное значение для уменьшения трудоемкости бухгалтерского учета и его удешевления. Чтобы учет стал более своевременным, точным и дешевым, необходимо постоянно совершенствовать первичную документацию и документооборот. [c.48]
На основании первичных документов хозяйственные операции записываются на счетах бухгалтерского учета. Бухгалтерские записи называются учетной регистрацией, а предназначенные для этого бланки — учетными регистрами. [c.48]
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и отдельные листы. Бухгалтерские книги используются, например, для учета кассы, карточки— для складского учета материалов, отдельные листы — для ведения журналов-ордеров. [c.48]
По порядку записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах хозяйственные операции записываются в календарной (хронологической) последовательности (без предварительной группировки операций по их типам). В систематических же регистрах учетные записи группируются по типам операций. В комбинированных учетных регистрах сочетаются хронологические и систематические записи. [c.48]
По способу заполнения регистры делятся на ручные и машинные. В первом случае записи производятся вручную (чернилами, химическим карандашом или на пишущей машинке) во втором — на вычислительных машинах (клавишных, перфорационных или электронных). [c.49]
Исправление ошибочных записей осуществляется в том же порядке, как и в первичных документах, с той, однако, разницей, что исправление ошибки должно быть заверено подписью лица, внесшего исправление. [c.49]
Примеры бухгалтерских регистров приведены в последующих разделах книги. [c.49]

Вернуться к основной статье