Типичные ошибки в языке и стиле деловой корреспонденции

из "Современное деловое письмо в промышленности Издание 3 "

Из-за незнания элементарных правил составления деловых писем работники аппарата управления тратят, как уже говорилось, на этот процесс значительную часть рабочего времени. Но дело не только в затратах времени на составление письма. Каждый работник аппарата управления хорошо знает, сколько минут и даже часов порой требуется, чтобы разобраться во входящей корреспонденции, понять, чего же хочет автор полученного письма. Нередко для этого требуется буквально пробиваться через словесный частокол, распутывать замысловатые фразы. [c.51]
Можно ли упростить и ускорить работу с деловой корреспонденцией Несомненно. Прежде всего необходимо знать, какие требования предъявляются к деловому письму. Самое общее требование сводится к тому, чтобы на его основе можно было принять определенное решение. Значит, содержащаяся в нем информация должна быть точной, а изложение лаконичным, без общих положений и излишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Между тем анализ практики подготовки деловых писем в различных учреждениях показал, что в этом деле имеются очень серьезные недостатки, а следовательно, и большие резервы экономии времени. [c.51]
К сожалению, составители деловых писем зачастую допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические. [c.51]
Структурные ошибки. Большое количество деловых писем написано так, как-будто их составители никогда раньше не писали деловых писем по данным вопросам. Это, конечно, следствие отсутствия разработанных типовых писем. [c.51]
Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизованный документ. Какая необходимость в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения Нет никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а необходимую информацию изложить устно. [c.51]
Невольно вспоминается начало старых доверительных и рекомендательных писем Податель сего письма. .. . [c.52]
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. Как уже говорилось, сопроводительное письмо выполняет функцию ярлыка, этикетки. Оно как бы приклеивается к отправляемым документам. [c.52]
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. [c.52]
Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах деловых писем, их составители не знают правил выделения и построения абзаца и связи предложений в абзаце. [c.52]
В связи с тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу письма. [c.52]
Синтаксические ошибки. 1. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении. [c.52]
В первом предложении содержится указание, к какому сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно Прогресс ) выполнил план. [c.52]
например, из предложения Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию непонятно, расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты в конце года . [c.53]
По-видимому, это предложение должно быть составлено в следующем виде Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года . [c.53]
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например Учитывая . . ., Считая. . . , Принимая во внимание . .., Руководствуясь. .. и т. д. [c.53]
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном залоге. [c.53]
Ознакомившись с положением дел на фабрике, нормы и расценки директором были изменены. [c.54]
В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами что который если вследствие того, что при условии, чтобы где как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. [c.54]
Причастный оборот может следовать за определяемым словом ( тема, выполненная институтом ) или предшествовать ему ( выполненная институтом тема ). Наиболее распространено расположение причастного оборота после определяемого слова. [c.55]
Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например после установления согласно договоренности по окончании в соответствии с указанием в связи с расширением. .. [c.55]

Вернуться к основной статье