Конкуренты письма — телефонный разговор, телефонограмма, телеграмма, деловая беседа

из "Современное деловое письмо в промышленности Издание 3 "

Технический прогресс, принесший человечеству телефон и телеграф, значительно сузил сферу применения письма. В управленческой деятельности к письму, как правило, обращаются тогда, когда нельзя ограничиться телефонным разговором или телеграммой. [c.101]
Невозможно представить себе современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение. Преимущество телефонного разговора по сравнению с письмом такое же, как и устной речи перед письменной телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути к заключению договора является телефонный разговор. [c.101]
Неумение вести служебный телефонный разговор, является, в частности, у руководителей, пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккензи среди 15 основных причин потери времени руководителем поставил на первое место телефонные звонки. Плохая подготовка к телефонному разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени (до 20—30 %). [c.101]
Залогом успешного проведения служебного телефонного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приема ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Необходимо, чтобы служебный телефонный разговор велся в спокойном тоне и вызывал положительные эмоции. [c.101]
Если телефонный разговор не записывается на пленку, то он не может быть объектом ссылок, что резко снижает его юридическую значимость ( существует даже поговорка Телефонный разговор к делу не пришьешь ). Между тем повышение личной ответственности руководителей за сказанное слово в современных условиях внедрения в жизнь новых принципов хозяйствования требует. чтобы телефонному разговору оказывалось больше доверия , чем это было до сих пор. Во многих странах телефонный разговор имеет юридическую силу, даже если он не подкреплен официальным документом. В настоящее время решается вопрос о придании юридической силы служебному телефонному разговору и в нашей стране. [c.102]
Подобно тому,как в акте письменной коммуникации участвуют адресант и адресат, в телефонном разговоре участвуют инициатор разговора и его абонент. Любой диалог, а телефонный разговор и есть диалог, состоит из реплик. [c.102]
Условно все типы реплик делятся в зависимости от цели высказывания на три группы сообщение, вопрос, побуждение. [c.102]
Содержание деловых телефонных разговоров обусловлено ситуацией и регламентировано временем. В деятельности любого учреждения можно установить круг тем, которые дают повод для диалогов по телефону. Их композиция складывается из следующих элементов момента установления связи и взаимного представления введения в курс дела и постановки вопроса обсуждения ситуации заключительных слов. [c.102]
Оптимизация служебных телефонных разговоров состоит в большой степени в том, что реплики должны выполнять не только акустическую функцию, но и нести элементы смысла по ходу разговора. [c.102]
Правила ведения служебного телефонного разговора еще не сложились. Еще имеют место информационные шумы , речевые излишества, стилевая недостаточность и другие рецидивы неправильной речи, устранение которых повысит культуру деловых отношений. Умение вести диалог по телефону и заключается в том, чтобы предельно лаконично передать смысл ситуации, суть вопроса, значимость факта. [c.103]
Однако умение вести служебный телефонный разговор заключается не только в умении говорить, но и в умении слушать. Еще Плутарх утверждал Научись слушать, и ты сможешь извлечь пользу даже из тех, кто говорит плохо . А Бен Джонсон утверждал Говори, чтобы я мог судить о тебе . И действительно, тон, тембр голоса, интонации внимательному слушателю говорят очень много. Так, по подсчетам специалистов интонация может нести до 40% информации. [c.103]
Слушание — активный процесс, требующий внимание к тому, о чем идет речь, постоянных усилий и сосредоточенности. В то же время слушание не исключает активного участия в беседе, что создает возможность двухстороннего общения. [c.103]
Поскольку служебный телефонный разговор — одно из средств производственной деятельности, то оснащение предприятий новейшей телефонной аппаратурой является эффективным средством рационализации управленческого труда. [c.104]
Однако никакая аппаратура не в состоянии сама четко сформулировать мысль, быстро и правильно отреагировать на реплику собеседника, веско аргументировать свои доводы, восполнить дефицит внимания, такта и рабочего настроения, который складывается из-за некомпетентности и неумения владеть собой при ведении диалогов по телефону. Техника может дать большие удобства в установлении связи между говорящими, облегчить восприятие информации, но она не может заменить интеллект человека. Поэтому необходимо овладевать навыками ведения служебного телефонного разговора. Телефонные переговоры отнимают от 4 до 27% рабочего времени,1 поэтому культура делового телефонного общения является неотъемлемым элементом деловых качеств работника. [c.104]
Для передачи, приема и записи оперативной информации используются телефонограммы — официальные сообщения переданные по телефону. Слово телефонограмма состоит из трех греческих корней — теле — далеко, фон — звук, грамма — пишу, и в переводе означает запись сообщения на расстоянии с голоса . [c.104]

Вернуться к основной статье