Право подписи первичных учетных документов

из "Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте Издание 3 Книга 1 "

В соответствии с п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. [c.25]
При этом документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. [c.25]
Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. [c.25]
Приведем примерную форму Перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. [c.25]
Если возникает ситуация, когда какой-либо документ требуется подписать лицу, не указанному в перечне лиц, имеющих право подписи соответствующих документов, то на совершение таких действий данный работник должен быть уполномочен специальным приказом (распоряжением) руководителя организации (с обязательной визой главного бухгалтера в том случае, если выдается разрешение на подписание денежных или расчетных документов, а также финансовых или кредитных обязательств). Либо данному сотруднику должна быть выдана соответствующая доверенность. [c.28]
Если какой-либо документ подписан ненадлежащим лицом (то есть лицом, которое не указано в перечне лиц, имеющих право подписи соответствующих документов, не уполномоченным на подписание соответствующих документов надлежащим образом оформленной доверенностью либо приказом (распоряжением) руководителя (с обязательной визой главного бухгалтера в том случае, если выдается разрешение на подписание денежных или расчетных документов, а также финансовых или кредитных обязательств), то действительность такого документа является спорной. И любая из сторон сделки, а также третьи лица на этом основании могут настаивать на недействительности не только документа, но и самой сделки. [c.28]
Однако если впоследствии организация одобрила совершенные работником действия, то хозяйственная операция считается совершенной от имени организации (см. ст. 982 Гражданского кодекса Российской Федерации). В этом случае подписание документа ненадлежащим лицом не влечет за собой недействительности самой сделки и соответственно все права и обязанности по данной сделке переходят к организации, от имени которой работником совершена сделка. Однако при этом следует учитывать требования ст. 986 ГК РФ, в соответствии с которой обязанности по сделке, заключенной в чужом интересе, переходят к лицу, в интересах которого она совершена, при условии одобрения им этой сделки и если другая сторона не возражает против такого перехода, либо при заключении сделки она заведомо знала или должна была знать о том, что сделка заключена в чужом интересе. [c.28]
В данном случае разумный срок предъявления возражений по факту совершения работником организации сделки от имени этой организации с превышением имеющихся у него полномочий должен определяться сроком, необходимым для принятия соответствующих мер для выражения неодобрения этой сделки и отказа от возникающих вследствие ее заключения прав и обязанностей. При этом, если соответствующее должностное лицо подписало (утвердило) отчет, в котором отражены результаты сделки, совершенной работником организации с превышением полномочий (например подписан авансовый отчет, главным бухгалтером (или иным лицом, наделенным правом подписывать приходные кассовые ордера) утвержден отчет кассира, в котором отражено получение в кассу денежных средств по не подписанному главным бухгалтером (или заменяющим его лицом) приходному кассовому ордеру, и т. п.), то такие действия можно считать одобрением сделки, совершенной работником. [c.29]
Рассмотрим на конкретных примерах возможные последствия совершения сделки и подписания первичного учетного документа ненадлежащим лицом. [c.30]
Сделка, совершенная ненадлежащим лицом, впоследствии была одобрена организацией, свидетельством чего является фактическое оприходование материальных ценностей на склад и соответствующие записи в бухгалтерских регистрах. [c.30]
Слесарем механосборочных работ в отсутствие мастера цеха и кладовщика получены по накладной от поставщика 10 наборов инструментов. [c.30]
Впоследствии эти наборы были оприходованы кладовщиком на склад, документы на их получение переданы в бухгалтерию и соответствующие записи отражены в бухгалтерских регистрах по балансовому счету 12 Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы . Один из наборов был передан в эксплуатацию. [c.30]
Через месяц от поставщика поступили расчетные документы с требованием оплатить полученные наборы инструментов. Организацию не устроила выставленная поставщиком цена, и по этой причине от принятых ранее материальных ценностей было решено отказаться и возвратить их поставщику. [c.30]
В данном случае оснований для возврата полученных материальных ценностей нет. Сделка действительно была совершена ненадлежащим лицом (слесарем механосборочных работ, в должностные обязанности которого не входит получение материальных ценностей от сторонних организаций). Однако впоследствии эта сделка фактически была одобрена организацией. Подтверждением одобрения сделки можно считать оприходование материальных ценностей на балансовый учет и отпуск их в эксплуатацию — то есть действия, направленные на реализацию прав по сделке. Соответственно вместе с правами к организации переходят и обязанности по данной сделке — то есть обязанность оплатить полученные материальные ценности. [c.30]
Если в накладной на получение материальных ценностей была указана их стоимость, то считается, что сторонами заключен договор по этой цене и оспорить ее впоследствии (по истечении некоторого времени после одобрения сделки уполномоченным должностным лицом организации) можно только в случае выявления дефектов качества. [c.31]
Сделка совершена ненадлежащим лицом и впоследствии организацией не одобрена. [c.31]
Исходные условия те же, что и в ситуации 1. Однако руководитель организации счел, что приобретение инструментов не является необходимым, и запретил принимать их на балансовый учет и использовать в производственной деятельности. [c.31]
Поскольку организация не изъявила желания одобрять данную сделку (решила отказаться от приобретения данных материальных ценностей вообще или отказаться от их приобретения по заявленной поставщиком цене), то материальные ценности были оприходованы на забалансовый счет 002 Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение . [c.31]
В этом случае поставщик вправе как забрать товар (или снизить цену до взаимно приемлемого уровня), так и потребовать оплату от принявшего данный товар сотрудника, так как в данном случае (до принятия обязательств по сделке организацией) будет считаться, что сделка совершена данным гражданином от своего имени (и соответственно за свой счет). Однако если поставщик решит истребовать возникшую задолженность с физического лица, то у поставщика возникнет розничный товарооборот со всеми вытекающими последствиями. [c.31]
Насколько бы абсурдной ни казалась приведенная ситуация, на практике время от времени она все же встречается. Автору известно несколько арбитражных дел, по которым предметом спора была именно сделка, совершенная с превышением полномочий. И страдает в этом случае, как правило, та сторона, которая честно исполнила свои обязательства по сделке, заключенной ненадлежащим лицом. [c.31]

Вернуться к основной статье