Внесение исправлений в первичные учетные документы

из "Документооборот в бухгалтерском и налоговом учёте Издание 3 Книга 1 "

Прежде всего, хотелось бы обратить внимание читателей, что согласно п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. Поэтому при обнаружении в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново. [c.35]
Невыполнение любого из перечисленных выше действий в последующем может привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена. [c.35]
Предлагаем читателям рассмотреть процесс исправления ошибок в первичных учетных документах на конкретных примерах. [c.35]
Кладовщик цеха выписал требование-накладную на получение со склада 100 погонных метров ситца синего цвета. Начальник цеха, подписывая требование-накладную, распорядился получить 160 метров ткани. [c.36]
Для исправления допущенной ошибки кладовщик должен зачеркнуть надпись 100 , поставить 160 и рядом написать исправлено на 160 . Под исправительной записью проставляется дата исправления. Исправительная запись заверяется подписью кладовщика с указанием его должности и фамилии и начальником цеха. Впоследствии свою подпись под исправительной записью должны поставить и другие лица, которые будут подписывать этот документ (начальник отдела снабжения, кладовщик склада). Таким образом, если исправление делается на начальном этапе составления документа, то его лучше не исправлять, а составить заново. Если ошибка не будет исправлена должным образом, то сотрудник отдела материально-технического снабжения может утверждать, что им был разрешен отпуск только 100 метров ткани, а кладовщик централизованного склада — напротив, что при поступлении требования-накладной на склад эта запись была зачеркнута и он совершенно правомерно отпустил 160 метров ткани. Хотя если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься кладовщиком во внимание (то есть кладовщик не должен отпускать по такому требованию-накладной более 100 метров ткани). [c.36]
Для налогового инспектора важно фактически отпущенное количество ткани, поэтому при документальной проверке наличие исправлений в графе Затребовано не создаст вам проблем. [c.36]
Кладовщик цеха выписал требование-накладную на получение с централизованного склада стали марки У8. Начальник отдела материально-технического снабжения, подписывая требование-накладную, распорядился отпустить сталь марки У10, поскольку стали У8 в необходимом количестве не оказалось. Для цеха такая замена была приемлема, и начальник цеха не возражал против получения стали другой марки. [c.36]
Если исправление марки получаемой со склада стали не будет заверено должным образом, то впоследствии любое из должностных лиц, подписавших документ, может утверждать, что со склада была получена (или этим должностным лицом разрешено было получить) сталь марки У8. [c.37]
При документальной проверке налоговый инспектор может либо не принять такой документ в качестве доказательства как оформленный ненадлежащим образом, либо принять во внимание первоначально сделанную запись (без учета неоговоренных исправлений). В любом случае организации придется доказывать истинное положение дел при помощи других документов, что в ряде случаев может оказаться затруднительным. [c.37]
Кладовщик цеха выписал требование-накладную на получение с централизованного склада 20 кг гвоздей. Еще до отпуска гвоздей он поставил в графе Отпущено цифру 20 и расписался. При фактическом отпуске гвоздей оказалось, что на складе осталось только 17 кг, которые и были переданы в цех. [c.37]
Для исправления допущенной ошибки при оформлении требования-накладной кладовщик должен зачеркнуть запись 20 , поставить 17 и рядом написать исправлено на 17 . Под исправительной записью проставляется дата исправления. Исправительная запись заверяется подписями кладовщика склада с указанием его должности и фамилии и кладовщика цеха. [c.37]
При поступлении документа с исправлениями в бухгалтерию автор рекомендует бухгалтеру также поставить спою подпись под исправительной записью. Предложение это необычное, и на первый взгляд рекомендуемое действие может показаться излишним. Однако отсутствие подписи бухгалтера под исправительными записями допускает возможность внесения в документ исправлений уже после отражения данной хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета и сдачи документов в архив. Тогда о сделанных без вашего ведома исправлениях в документе вы можете узнать в самый неподходящий момент (например при проведении документальной проверки налоговыми органами). Но доказать, что исправления были внесены задним числом, можно будет только при помощи специальной экспертизы (которая, к сожалению, позволяет определить не точную дату внесения записи, а лишь период в несколько месяцев, когда она была сделана). [c.38]
Напоминаем читателям, что в соответствии с и. 1,8 Инструкции о порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности (утверждена приказом Минфина России от 12 ноября 1996 г. 97) исправление выявленных ошибок производится в бухгалтерской отчетности того отчетного периода, в котором они были выявлены. [c.39]
При этом для внесения исправительных записей в бухгалтерских регистрах необходимо основание — первичный учетный документ. Однако и правильная, и неправильная записи делаются фактически на основании одного и того же первичного документа (или на основании одной и той же ведомости, расчета и т. п.), которым был зафиксирован факт совершения хозяйственной операции, уже приложенного к тому учетному регистру, в котором была сделана неправильная запись. [c.39]
Поэтому к тем учетным регистрам, в которых делаются исправления ранее допущенных ошибок, целесообразно приложить справку с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный учетный документ, который является ее основанием. [c.39]
Основанием для таких действий является не только факт совершения хозяйственной операции, но и факт выявления неправильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Этот факт также необходимо зафиксировать документально (хотя специально никакими нормативными актами такие действия и не предусмотрены). [c.39]
Таким образом, бухгалтерская справка об исправительных проводках фиксирует факт неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме того, обосновывает необходимость исправительных записей, произведенных в учетных регистрах. Указанная справка в данном случае выполняет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи и учетных регистрах. [c.39]
Приведем примеры составления бухгалтерской справки в различных ситуациях. [c.40]

Вернуться к основной статье