Государственные стандарты на документы S Реквизиты документов, их оформление

из "Документы и делопроизводство "

В бланке письма эти коды помещаются между адресом учреждения-автора, датой и индексом документа. [c.15]
Декану факультета государственного делопроизводства Соколову А.В. [c.17]
Каждая составная часть реквизита адресат печатается с новой строки через 1,5 межстрочного интервала от одного и того же положения табулятора. На документе указывается не более четырех адресатов. Бели адресатов больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа пишется один адрес. [c.18]
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, партийными и вышестоящими органами. Внешнее согласование может быть оформлено протоколом обсуждения проекта документа, справкой или чаще всего грифом согласования. [c.19]
Проставляется гриф согласования после подписи. Если грифов согласования несколько, они могут быть оформлены на одном уровне вертикальными рядами. При многочисленных согласованиях оформляется отдельный лист согласования. [c.19]
Подпись (реквизит 23). Подпись - реквизит любого служебного документа. Под подписью (правом подписи) в советском праве понимается полномочие должностных лиц учреждений, организаций и предприятий на подписание исходящих от них документов. Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях об учреждении и структурных подразделениях, а также в должностных инструкциях. Руководители и их заместители подписывают приказы и другие распорядительные документы по учреждению, докладные записки, справки и письма, направляемые в партийные и советские органы или вышестоящие учреждения. [c.19]
Документы, подаваемые от имени структурного подразделения, подписывает их руководитель. Непосредственные исполнители в пределах своих полномочий подписывают составленные ими. сводки, справки, докладные записки, обзоры и т л. [c.20]
На документах, принимаемых коллегиальными органами, проставляются две подписи, например председателя дли секретаря (управляющего делами коллегиального органа). [c.20]
Документы, связанные с получением денежных средств и товарно-материальных ценностей, также обязательно имеют две подписи первую и вторую. Право первой подписи принадлежит руководителю организации или его заместителям, а право второй — главному бухгалтеру или лицу, уполномоченному на это. [c.20]
На договорах проставляются подписи всех договаривающихся сторон. Документы, составленные от имени нескольких учреждений, будут иметь подписи руководителей этих учреждений. Случаи проставления на документах нескольких подписей обычно оговариваются в инструкциях. [c.20]
В состав реквизита подпись входят наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись, расшифровка подписи. [c.20]
При оформлении документа на чистом листе бумаги дается полное название должности с включением наименования учреждения. Реквизит подпись печатается через два интервала после текста от нулевого положения табулятора, т.е. прямо от полей. Если наименование должности длинное и занимает несколько строк, оно печатается через 1,5 межстрочного интервала и расшифровка подписи помещается на уровне последней строки наименования должности. [c.20]
В научных и учебных учреждениях в подписях могут указываться звания и степени. [c.21]
Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Должности членов комиссии при подписании документа не указываются. [c.21]
Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы проставляются перед фамилией без пробелов. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, оформленный на бланке. При направлении документа в несколько адресов в вышестоящие, партийные и советские органы, а также в неподведомственные учреждения подпись проставляется на всех отправляемых экземплярах. При отправке документа в подведомственные учреждения подписывается первый экземпляр, оставляемый в делах учреждения-отправителя, а отсылаются заверенные копии. [c.21]
Печать (реквизит 26). Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре помещается изображение Герба СССР или союзной республики, а по окружности дается полное наименование учреждения. Гербовая печать в учреждении одна. Ее оттиск проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т л,), на договорах, документах, оформляемых при получении денег и товарно-материальных ценностей, на актах выполнения работ, списания, приема-передачи оборудования, дел. Проставление гербовой печати на документах часто оговаривается в специальных нормативных актах. [c.21]
В приложении к инструкции по делопроизводству дается перечень документов, удостоверение которых требует проставления печати. Оттиск печати должен быть четким и проставляется так, чтобы он затрагивал часть названия должности и подлинной подписи подписавшего документ. [c.22]

Вернуться к основной статье