Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов

из "Теория бухгалтерского учета "

В соответствии с требованиями, предъявляемыми к документам, они должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции. Записи в документах делаются чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, а также на пишущих или вычислительных машинах. [c.145]
Документы, составленные с нарушением установленных правил и не отвечающие предъявляемым к ним требованиям, не могут иметь юридической силы и служить обоснованным доказательством при разборе хозяйственных споров в арбитраже. Например,, если в акте на недостачу материалов, полученных от поставщиков и происшедшую по их вине, будут сделаны неоговоренные исправления, подчистки или отсутствовать какой-либо обязательный реквизит, то этот документ не может служить в качестве доказательства обоснованности претензии предприятия к поставщику и его требований возмещения суммы недостачи. [c.145]
Одним из важных мероприятий в этой области является разработка рациональных форм документов. Применение документов, отражающих каждую отдельную операцию, увеличивает число документов. Излишние, порой ненужные реквизиты в документах требуют лишних затрат труда и средств на их составление и последующую обработку. [c.146]
Иногда предприятия составляют документы в излишнем количестве, создают ненужные корешки, копии, реестры документов. Отказ от выписки подобных дубликатов сокращает учетную работу. На предприятии должно быть установлено точное количество документов с учетом последующего их использования как внутри, так и вне предприятия. Документы необходимо выписывать в минимальном количестве экземпляров, обеспечивая при этом строгий контроль за хозяйственными операциями и сохранностью социалистической собственности. [c.146]
Наряду с унифицированными документами, едиными и обязательными для всех отраслей народного хозяйства, ЦСУ СССР разрабатывает и типовые формы документов для отдельных отраслей хозяйства (промышленности, строительства, торговли, сельского хозяйства, транспорта и др.). [c.147]
Типовые формы различных документов утверждаются ЦСУ СССР, содержание этих документов, как правило,.отражает передовой опыт бухгалтерского учета, а построение их приспосабливается к механизированной обработке. Типовые формы документов печатаются в массовом порядке, что дает существенную экономию в масштабе всего народного хозяйства. [c.147]
В основе построения типовых форм документов лежит принцип накапливания учетных записей, уменьшение числа документов и реквизитов в них. [c.147]
Широко применяется также стандартизация документов. Стандартизацией документов является установление одинаковых стандартных размеров бланков для однотипных документов. Стандартизация документов также возложена на ЦСУ СССР. У нас существуют определенные стандарты (форматы) для печатания документов. [c.147]
Стандартные размеры бланков документов позволяют лучше использовать бумагу при печатании документов, уменьшают ее отходы. Стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, последующее их хранение. Для экономии времени и труда при заполнении документов постоянный текст в них печатается типографским способом. От руки или на пишущей машинке заполняются лишь переменные реквизиты, характеризующие оформляемую документом операцию. [c.147]
Значительное сокращение труда на составление и обработку документов достигается с помощью средств механизации и автоматизации управленческого труда. Для этого применяются различного рода пишущие машины, аппараты для ручного и машинного копирования, светокопировальные и фотокопировальные машины и средства микрофильмирования документов. На многих предприятиях первичные документы заполняются на фактурных и бухгалтерских машинах и автоматах. Автоматизация подготовки данных для ввода в вычислительные машины достигается в результате изготовления в один рабочий прием и первичных документов, и машинных носителей информации — перфокарт или перфолент. [c.147]
Первичный учет представляет собой сложный комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах, которые являются при этом не только средством оформления всех хозяйственных операций, но и одновременно и материальными носителями первичной информации. Сбор исходных первичных данных и заполнение документов—весьма трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-эко-комической работы. [c.148]
Первичный учет может осуществляться ручным и машинным способом. При составлении документов вручную затрачивается много рабочего времени, допускается нередко много ошибок. Машинный способ значительно увеличивает производительность труда при заполнении документов. Для сбора первичной информации используются автоматические средства подсчета и измерения количественных величин, т. е. различные приборы и устройства счетчики, весы, мерная тара и т. д. Однако часто при этом выписка и заполнение документов осуществляются вручную, что осложняет дальнейшую обработку учетной информации, отвлекает многих технических работников от их основных функций по руководству и наблюдению за хозяйственной деятельностью. [c.148]
Процесс регистрации первичной информации или записи исходных данных по трудоемкости почти в два раза превышает операции измерения. Регистрация полученных данных, составляя 65— 70% трудоемкости первичного учета, обычно производится в бланках документов и в большей части осуществляется вручную. [c.148]
Механизация и автоматизация записи исходных данных могут осуществляться с помощью разнообразных технических средств. Для сокращения расходов нфа изготовление первичных документов прежде всего необходимо внедрять такие аппараты, которые обеспечили бы механическое заполнение соответствующих бланков документов. [c.148]

Вернуться к основной статье