Письма, факсы

из "Документы делопроизводство Издание 3 "

Деловая переписка — неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. [c.37]
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. (см. рис. 10). [c.37]
По содержанию и назначению письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. [c.37]
Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п. [c.37]
Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции. [c.37]
К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. [c.37]
Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. [c.37]
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации (претензии по качеству товара), ответы на рекламации, кредитные письма и т. п. [c.37]
В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо. [c.37]
В письмах, факсах название вида документа не указывается. [c.38]
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты дата номер ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом) заголовок к тексту , изложенный одной фразой (см. раздел 1.1.). [c.38]
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита адресат (получателя письма) фирма структурное подразделение должность фамилия и инициалы почтовый адрес получателя. [c.38]
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более, чем четырем адресатам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр. [c.38]
Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма. [c.38]
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. [c.38]
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. [c.38]
В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста. [c.38]

Вернуться к основной статье