Регистрация и контроль исполнения документов

из "Документы делопроизводство Издание 3 "

Регистрация документа — запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации. [c.89]
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. [c.89]
Существуют несколько форм регистрации документов централизованная, децентрализованная и смешанная. [c.89]
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. [c.89]
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (а структурных подразделениях). [c.90]
С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях. [c.90]
В небольших коммерческих предприятиях чаще всею применяется централизованная система регистрации. [c.90]
Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия. [c.90]
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с 1 (или 01). [c.90]
Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело. [c.90]
В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например 1-5/72 или 1-5-72. [c.90]
Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. [c.90]
Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия. [c.91]
В практической деятельности применяются регистрационные журналы отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (см. рис. 35,. 36). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей. [c.91]
Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. [c.91]
Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают поздравительные письма приглашения рекламные письма прайс-листы каталоги печатные издания (журналы, брошюры) извещения сообщения о встречах, переговорах письма с пометкой лично программы конференций, совещаний и т. п. [c.92]
Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией. [c.92]
Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов. [c.92]

Вернуться к основной статье