Службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Организационные формы делопроизводства

из "Делопроизводство "

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления и др. [c.60]
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации централизованную, децентрализованную и смешанную. [c.60]
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и др. [c.60]
ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.)- Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами. [c.61]
При децентрализованной форме организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения,, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно. [c.61]
При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. [c.61]
Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной части. Но наиболее трудоемкие процессы по приему, учету, отправке корреспонденции и в этом случае целесообразно сосредоточить в одной структурной части учреждения. [c.61]
Смешанная форма организации делопроизводства позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства. [c.61]
Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости об объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ управление делами, канцелярия, общий отдел и др. [c.61]
В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив. [c.62]
В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив. [c.62]
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо. [c.62]
Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ — должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться. [c.62]
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики контроль за соблюдением стандартов на документы экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям регистрацию документов и учетно-справочную работу контроль исполнения документов формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования оформление, издание и рассылку документов машинописное изготовление, копирование и размножение документов организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. [c.62]

Вернуться к основной статье