Прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов. [c.97]
В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др. [c.135]
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]
Правила документооборота. Правила документооборота регулируются графиком документооборота, составляемым в виде схемы или перечня работ, выполняемых структурными подразделениями или конкретными работниками-исполнителями с отражением взаимосвязи и сроков формирования и исполнения документов (см. п. 6.4). [c.205]
Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой К , словом или штампом Контроль , [c.59]
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело [c.60]
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении слова В дело номер дела, в котором будет храниться документ. [c.60]
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. [c.60]
Для четкого определения начал печатания того или иного реквизита рекомендуются следующие 8 положений печатающего устройство, исчисляемых количеством печатных знаков (ударов клавиши), начиная от левого поля формуляра (рис. 4.1). От 0-го положения печатают значительное число реквизитов письма дату исходящего документа ссылку на индекс входящего документа заголовок к тексту текст (если он состоит из одного абзаца) отметку о наличии приложения наименование должности в реквизите подпись гриф визирования фамилию исполнителя и номер его телефона отметку об исполнении документа и направлении его в дело. [c.63]
От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают расшифровку подписи исполнителя в реквизите Отметка об исполнении документа и направлении его в дело . [c.63]
В последнем пункте указывают должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа. [c.74]
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом срочно . [c.16]
От 0-го положения табулятора (от границы левого поля) печатают значительное число реквизитов, например название вида документа (рекомендуется) дата исходящего документа ссылка на индекс входящего документа заголовок к тексту текст (если он состоит из одного абзаца) отметка о наличии приложения наименование должности в реквизите подпись гриф согласования фамилия исполнителя и номер его телефона, заверительная надпись Верно отметка об исполнении документа и направлении его в дело, а также слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ и т. п. [c.61]
От 3-го положения табулятора (24 знака от границы левого поля) печатают название вида документа в продольном штампе расшифровку подписи исполнителя в реквизите Отметка об исполнении документа и направлении его в дело . [c.61]
Контроль за исполнением документов. [c.236]
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках (см. рис. 10.2). Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. [c.245]
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя. [c.245]
Наиболее успешной работе по контролю за своевременным исполнением жалоб, заявлений, предложений граждан способствует компьютеризация процесса. Разработаны типовые программы для ведения контроля за сроками исполнения документов на ПЭВМ и типовые программы как для ведения контроля, так и справочной работы с обращениями граждан. [c.250]
Все графы лицевой стороны карточки по содержанию соответствуют содержанию реквизитов документов. На оборотной стороне регистрационной карточки в графе Контрольные отметки фиксируют отметки о контроле, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение (передачу) документов. [c.257]
Отметка об исполнении документа [c.258]
Регистрация документов с применением компьютерных технологий обеспечивает сбор и хранение необходимых данных о всех документах, циркулирующих в организации, позволяет внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить их внутреннюю опись, дать любую справку о состоянии движения документов. [c.259]
Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных). [c.263]
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [c.12]