Работа с большими документами

Работа с большими документами  [c.417]

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне иерархии находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Однако, если структура документа не представлена в виде иерархии заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций  [c.417]


Электронная технология способна полностью изменить как производственные процессы, так и бизнес-процессы компании. В частности, она может избавить сотрудников от медленной и трудоемкой работы с бумажными документами. Замена бумажных процессов электронными позволяет интеллектуальным работникам заниматься плодотворной работой. Полностью электронная рабочая среда обычно называется безбумажным офисом — термин этот существует по крайней мере с 1973 года. Тогда это было мечтой. Не будет больше кип бумаги, в которых невозможно найти нужный документ. Не будет груд книг и отчетов, в которых приходится копаться в поисках маркетинговой информации или сведений о продажах. Не будет неправильно адресованных форм, потерянных счетов, многократного ввода одних и тех же данных, отсутствующих подписей и проволочек, вызванных недостающими документами.  [c.58]

Верите ли вы, что в будущем на работе люди будут каждый день использовать компьютеры для выполнения большей части своих задач — спросил я. — Людей, которые хотя бы изредка применяют компьютеры, сегодня очень много, но даже в сфере интеллектуального труда многие работники пользуются своим ПК всего лишь несколько раз в день, и более того, могут день-другой обойтись вообще без компьютера. Вы верите, что сегодняшняя работа с бумажными документами будет заменена более эффективными электронными административными процессами Они верили, хотя и не вполне понимали, что нужно сделать, чтобы перейти от бумаг в мир электронных технологий.  [c.82]

При работе с большими и структурно-сложными документами используется схема документа, которая обеспечивает наглядность структуры документа и возможность быстрого перехода к определенным частям документа.  [c.245]

Впрочем, указанная классификация в целом соответствует группам нормативных актов, регламентирующих порядок работы с первичными документами, что в большой степени служит ей оправданием.  [c.338]

Системы компьютерного учета позволяют формировать множество самых разных отчетов. Однако часто этим дело и заканчивается. Бухгалтер работает с отдельными отчетами. Теперь представим, что ему необходимо узнать, откуда и за счет чего получилась та или иная сумма в отчете. Чтобы выяснить это, он должен сформировать другой отчет и может быть даже не один, а несколько отчетов, которые помогут ему установить происхождение и подтверждение правильности расчета интересующей его суммы. Он будет долго и тщательно изучать, анализировать один отчет за другим, вглядываясь в их экранную форму и выполняя скроллинг отчета вправо и влево, вверх и вниз. Скорее всего он просто выведет отчет на печать, и будет работать с бумажным документом. Естественно, что такая работа малопродуктивна, неудобна и не имеет никакого отношения к безбумажной технологии. Она напоминает технологию работы при автоматизации учета на больших ЭВМ, перенесенную на персональные компьютеры. Поэтому в ряде систем компьютерного учета наряду с возможностью получения разрозненных выходных отчетов предлагается интерактивная технология работы с выходной информацией методом последовательных расшифровок.  [c.202]


Некоторые полагают, что технологический прогресс отрицательно влияет на положение рабочих. В действительности, верно как раз обратное. Если признать, что расширение выпуска продукции является источником более высокого уровня зарплаты, то становится очевидным положительное влияние технологических усовершенствований передовая технология дает рабочим возможность производить больше и за счет этого больше зарабатывать. Фермер, например, в состоянии выполнить больший объем работ, заменив упряжку лошадей на трактор. Бухгалтеры могут работать с большим количеством документов, применяя компьютер вместо калькулятора. Точно так же секретарша успевает подготовить больше писем на компьютере, чем на пишущей машинке.  [c.8]

Стабильность требований к документам. Требования к стандартизации и оформлению документов должны быть стабильными по времени. Частных и резких изменений необходимо избегать. Требования к содержанию, форме, рациональному оформлению должны устанавливаться на возможно более длительный срок, так как каждое их изменение в условиях работы с традиционными документами потребует большой психологической перестройки работников управления, а при их автоматизированной обработке и изготовлении может потребовать переналадку или замену технических средств, и разработку нового математического обеспечения, что ведет к экономическому ущербу. Для сохранения стабильности форм и правил оформления документов необходимо при их стандартизации заранее устанавливать длительные сроки пересмотра стандарта, что повысит ответственность за любые изменения. Это важно и для унифицированных типовых форм. Причем для стандартизации необходимо выбирать такие требования, которые обеспечивают нужную степень формализации, но не препятствуют развитию документации в связи с новым содержанием документов, новыми средствами организационной и вычислительной техники, новым математическим обеспечением обработки данных.  [c.52]

Определение личных приоритетов и целей, соответствующих задачам организации разумное распределение рабочего времени продуктивная работа с документами и эффективное решение административных вопросов оптимальная обработка информации, выделение важных моментов без излишней детализации способность работать с большой нагрузкой.  [c.175]

При создании книг, статей, брошюр, диссертаций следует пользоваться всеми приемами, которые изложены в данной главе. Однако есть особенности работы с большими структурированными документами, которые содержат множество разделов, подразделов, глав, параграфов и прочих структурных элементов. Такие особенности мы рассмотрим в этом опыте.  [c.84]

При работе с большим массивом документов БД имеет неоспоримые преимущества  [c.199]

Многие люди создают системы хранения документов, которые слишком сложны и запутанны, или состоят из сотен папок, в каждой из которых зачастую хранятся только один или два листа бумаги. Такой способ хранения документов в конечном итоге тормозит работу, поскольку нередко бывает очень трудно вспомнить, в какой папке подшит нужный документ. Поддерживая ясную и понятную рубрикацию папок, вы оставляете себе меньше вариантов для выбора, куда именно вложить или где искать очередную бумагу, что позволит вам быстрее работать с хранилищем документов, будь то папки с бумагами, картотека или файловая система вашего компьютера. Пытаясь приступить к большому проекту или одним махом решить сложную задачу, вы, скорее всего, будете ошеломлены или подавлены. Например, вы хотите разобрать кучу фотографий, пытаясь за один раз рассортировать все, что накопилось за пятнадцать лет, и разложить  [c.33]

Для экономических систем разработка эффективных средств, позволяющих автоматизировать работу с большими фондами текстовых данных, является крайне актуальной. Это связано в первую очередь с тем, что хозяйственная деятельность регламентируется необхо-димыми нормативно-правовыми документами (приказы, директивы, инструкции и т.п.). Однако, в то время как многие технические показатели различных средств производства в промышленности и других отраслях народного хозяйства неизмеримо возросли, инструментарий, предназначенный для повышения производительности труда руководителей всех рангов, остался практически неизменным. В условиях резкого усложнения процессов функционирования социально-экономического комплекса увеличивается абсолютный объем работ, выпадающих на долю руководящих кадров, что объективно влечет за собой увеличение численности аппарата управления.  [c.179]


Совершенствование культуры управления позволит увеличить эффективность управления, сделать четкой и слаженной работу управленческого аппарата, повысить трудовую дисциплину. Культура управления во многом характеризуется успехом борьбы за эффективное использование времени руководителя. Особое значение в борьбе за экономию времени должно отводиться совершенствованию работы с документами, на которую расходуется до 30 % времени высококвалифицированных специалистов треста, объединения, главка и министерства. Большую роль в экономии времени управленческого аппарата сыграло внедрение государственных стандартов на управленческую документацию. В этих стандартах предусмотрено что, где и как писать или печатать, как датировать, нумеровать, тиражировать деловые документы.  [c.280]

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций. Однако формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом типовых операций , в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).  [c.374]

Электронный офис предусматривает наличие интегрированных пакетов прикладных программ, включающих специализированные программы и информационные технологии, которые обеспечивают комплексную реализацию задач предметной области. В настоящее время все большее распространение приобретают электронные офисы, оборудование и сотрудники которых могут находиться в разных помещениях. Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе локальной сети, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.  [c.27]

Традиционно бухгалтерский учет разделяется на участки банковские операции, учет основных средств, складской учет и т.д. Этот подход положен в основу большей части бухгалтерских программ [43]. Начиная работать с такой программой, вы видите на экране монитора перечень этих участков. За каждым из них в компьютере скрывается программный модуль. Такие модули называются автоматизированными рабочими местами. В каждом таком АРМ собраны все функции соответствующего участка в АРМ банковских операций - оформление платежных документов, регистрация выписок, формирование журналов-ордеров, оборотно-сальдо-вых ведомостей и прочих отчетных банковских документов в АРМ учета основных средств - функции ведения картотеки, расчета износа, формирования инвентаризационных ведомостей и т.д. Практически во всех таких программах существует и АРМ главного бухгалтера. В нем собираются все проводки из основных АРМ, формируются документы внутренней и внешней отчетности. Есть бухгалтерские программы, включающие АРМ управления продажами. В них оформляются документы, связанные с реализацией продукции, товаров и услуг, но бухгалтерские отчетные формы могут отсутствовать. В этом случае они выполняются в другом (бухгалтерском) АРМ.  [c.388]

Основная функция журналов документов, операций и проводок — накопление соответствующей информации. Большая ее часть вводится в режиме ручного ввода. Это один из самых ответственных этапов работы бухгалтера с компьютерной системой. Поэтому разработчики программ стараются максимально автоматизировать этот процесс и обеспечить максимальную естественность работы с исходной информацией. Это особенно важно, когда требуется быстрый ввод больших объемов данных.  [c.171]

Второй вариант. При создании комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета, помимо установки компьютеров и программного обеспечения на рабочие места всех или большей части сотрудников, необходима выработка регламентов коллективной работы бухгалтерии. Эти документы должны определять порядок работы с общими данными, правила и сроки выполнения регламентных работ, операций объединения данных и т.д.  [c.283]

Большое значение для снижения инновационного риска играет организация защиты коммерческой тайны на предприятии, так как в некоторых случаях техническая и коммерческая информация о разрабатываемом на фирме инновационном проекте может подтолкнуть , конкурентов к параллельным разработкам. Если у конкурентов более выгодные позиции в данной области, они могут обогнать предприятие-новатора и тем самым поставить под вопрос целесообразность дальнейших разработок. В таком случае предприятие понесет убытки в размере уже произведенных по проекту затрат. Для обеспечения защиты коммерческой тайны на предприятиях должен вводиться определенный порядок работы с информацией и доступа к ней, включающий в себя комплекс правовых, административных, организационных, инженерно-технических, финансовых, социальных и иных мер, основывающихся на правовых нормах Российской Федерации, и организационно-распорядительных документов, действующих в организации.  [c.232]

В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.  [c.194]

В открытом делопроизводстве поступившие в фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Правильная организация работы с этими пакетами и предотвращение последующей реальной опасности утраты (утери, кражи, уничтожения, подмены) этих документов и несанкционированного ознакомления с ними становятся крайне актуальной задачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса технологических процедур прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов.  [c.238]

Создание большого документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Отдельные фрагменты будущего документа уже могут существовать в виде разрозненных записей либо даже текстовых файлов. Однако пока эти разрозненные части не соединены в систему, их роль невелика. Часто работа над шлифовкой структуры документа продолжается в течение всего процесса его создания, что является результатом более глубокого осмысления излагаемого материала.  [c.417]

Системы обработки изображений документов предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Подобные системы целесообразно применять в организациях с большим объемом документооборота. Техническое обеспечение систем включает высокоскоростные сканеры, документные контроллеры (выполняют быструю и высокоэффективную компрессию/декомпрессию документов и обеспечивают скоростную работу со сканерами и принтерами), библиотеки-автоматы на базе оптических накопителей с автоматической подачей дисков. Компьютерные образы документов находятся на сервере изображений и просматриваются на рабочих станциях-клиентах.  [c.537]

Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон Об информации, информатизации и защите информации , которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.  [c.11]

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческою аппарата. Работу с документами отражают  [c.54]

Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий — полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний — подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).  [c.258]

Именно поэтому в организациях с большим объемом совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры - файл-серверы — рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей. Однако и в небольшой фирме при необходимости обеспечения доступа сотрудников к общей базе данных и совместного использования документов один из компьютеров фирмы может быть выделен для использования в качестве файл-сервера. Это не исключает возможности одновременного использования его и как рабочего места одного из сотрудников, тем более что на современном жестком диске емкостью в несколько гигабайт (1 Гб 1 000 Мб 1 000 000 Кб)1 может разместиться много тысяч документов, обычно имеющих размер, исчисляемый в десятках килобайт.  [c.321]

Mi rosoft Word обеспечивает работу с большими по размеру документами, достигающими десятков мегабайт1, что составляет несколько тысяч печатных страниц. Для удобства работы эти документы структурируются на части типа глава, раздел, параграф. Каждая структурная часть документа должна иметь заголовок определенного иерархического уровня — Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д. Структурные части могут быть вложенными в другие части, максимальная глубина вложений — 9 уровней.  [c.301]

При работе с большими, сложными изображениями мощности серийной видеокарты не хватает и приходится дооснащать компьютер тем или иным акселератором графики. Черно-белый лазерный PostS ript-совместимый принтер необходим для любой НИС. Струйные принтеры намного медленнее, а если объем разрабатываемого документа большой, то и дороже.  [c.423]

Как и всякий язык (в том числе программирования), входной язык Math AD имеет свой алфавит, т. е. набор символов, из которых состоят его объекты. В алфавит Math AD входят малые и большие латинские буквы, малые и большие греческие буквы, арабские цифры от 0 до 9, идентификаторы системных переменных, специальные знаки - операторы, имена встроенных функций, спецзнаки, малые и большие буквы кириллицы (для работы с русифицированными документами).  [c.163]

Если в организации большое число руководителей, способных возглавить непосредственные трудовые коллективы, передавать свой опыт сотрудникам, управлять, используя средства мотивации и психологического контакта с подчиненными, то можно создавать линейную структуру с широким диапазоном контроля и сделать ее достаточно плоской, а при необходимости инициировать новации и готовить новые направления деятельности, создавать и проектные (матричные) структуры. Однако, если в организации в достаточном количестве присутствуют только администраторы и диапазон средств воздействия ограничивается системами стимулирования и контроля, то целесообразно ориентироваться на создание жестких линейных структур, которые, впрочем, не смогут быть эффективны без привлечения сильных организаторов, способных спроектировать такие структуры и зафиксировать правила их работы в регламентирующих документах. Ситуация усугубляется еще и тем, что организаторы должны будут постоянно проводить монито-  [c.203]

Значение документов, откладывающихся в организации-фондооб-разователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени, и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается, в случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.  [c.205]

Пакеты программ настольного издательства (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) по сути являются инструментом верстальщика. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов, т. е. программа настольного издательства позволяет легко манипулировать текстом, менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты, работать с материалом до получения полного удовлетворения от внешнего вида как отдельных страниц (полос издания), так и всего издания.  [c.396]

Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.  [c.247]

Пакет MS Offi e создает папку с названием Мои документы , в которую помещает вновь создаваемые файлы. Если на компьютере работает несколько человек, то папки обычно называют по фамилии работника — Документы Иванова , Документы Сидорова . Однако при большом количестве документов фирмы и необходимости обеспечения работы с ними нескольких сотрудников требуется более четкая система организации размещения документов (файлов) в локальной сети даже небольшой организации.  [c.319]