Более широкое применение копировально-множительной техники и необходимость повышения эффективности ее использования предъявляют свои требования к изготовлению документов. Важнейшими из этих требований являются расположение записей на стандартных форматах с установленными размерами полей, печатание на пишущих машинах с хорошим незагрязненным шрифтом, с применением неизношенной красящей ленты. При дальнейшем размножении документов методами оперативной полиграфии желательно изготавливать их на наборно-пишущих машинах с выравниванием правого поля или на пишущих машинах с дифференцированным шагом письма. Наряду с применением угольной ленты эти оригиналы позволяют снизить расход бумаги и дают возможность читать документы с большей скоростью. [c.67]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТАБУЛЯТОРА [c.122]
В последние годы применяются такие носители первичной информации, которые частично или полностью заполняются и обрабатываются автоматически. Получают распространение читающие автоматы, способные считывать буквенно-цифровую информацию непосредственно с печатных документов. Эти документы называются машинно-считываемыми документами. Информация в них наносится специальным шрифтом на специальной пишущей машине, а затем считывается устройствами для магнитного или оптического считывания. Применение таких документов в настоящее время ограничено вследствие высоких требований к изготовлению документов, больших затрат на их получение. Но постепенно с развитием и совершенствованием соответствующей техники они будут получать все большее распространение. [c.137]
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам и оформлению документов требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации. [c.13]
Коды ОКУД в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов проставляются на документах при их изготовлении. [c.46]
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требования к бланкам документов и порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с использованием Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (республик, краев, областей, автономных образований, городов Санкт-Петербурга и Москвы). [c.58]
Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается [c.66]
Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специальные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги. Одной из наиболее распространенных ошибок является заказ слишком большого количества бланков. При изменении справочных данных об организации, например, банковских реквизитов, эти бланки до конца не используются, что приводит к существенным материальным издержкам. [c.24]
Своевременная и доброкачественная документация хозяйственных операций является необходимой предпосылкой правильной постановки учета и контроля. Небрежное или несвоевременное составление документов приводит к отставанию бухгалтерского учета, к дезорганизации всей учетной работы. Поэтому к оформлению документов предъявляются определенные требования. Первичный документ должен быть написан чернилами или химическим карандашом или же напечатан на пишущей машинке, либо изготовлен при помощи средств механизации учета (например, ЭВМ) четко и ясно, без помарок, подчисток и исправлений. Исправлять ошибки как в текстовой части, так и в цифровых данных следует, зачеркивая неправильный текст, количество или сумму и надписывая правильные данные, причем зачеркивать следует лишь одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Внесенные в документ исправления должны быть заверены лицами, первоначально подписавшими документ. В кассовых и банковских платежных документах вообще не допускаются никакие исправления. Итоговые цифровые данные документа обязательно повторяются прописью (текстуально). [c.46]
Своевременная и доброкачественная документация хозяйственных операций — необходимая предпосылка правильной постановки учета и контроля. Небрежное или несвоевременное составление документов приводит к отставанию бухгалтерского учета, к дезорганизации всей учетной работы. Поэтому к оформлению документов предъявляются определенные требования. Первичный документ должен быть написан чернилами или напечатан на пишущей машинке, либо изготовлен при помощи средств механизации учета (например, ЭВМ) четко и ясно, без помарок, подчисток и исправлений. [c.47]
Реально достигнутые уровни качества отражаются группой стандартизации в серии нормативно-технических документов стандартов предприятия, устанавливающих технические требования к деталям, полуфабрикатам, узлам, готовым изделиям, к технологическим параметрам изготовления. [c.119]
Ряд законодательных актов (Закон РФ О языках народов Российской Федерации , Закон РФ О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров , Постановление Правительства РФ Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и др.) содержат совокупность частных норм, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении писем. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т. д. [c.12]
Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления. [c.88]
Стабильность требований к документам. Требования к стандартизации и оформлению документов должны быть стабильными по времени. Частных и резких изменений необходимо избегать. Требования к содержанию, форме, рациональному оформлению должны устанавливаться на возможно более длительный срок, так как каждое их изменение в условиях работы с традиционными документами потребует большой психологической перестройки работников управления, а при их автоматизированной обработке и изготовлении может потребовать переналадку или замену технических средств, и разработку нового математического обеспечения, что ведет к экономическому ущербу. Для сохранения стабильности форм и правил оформления документов необходимо при их стандартизации заранее устанавливать длительные сроки пересмотра стандарта, что повысит ответственность за любые изменения. Это важно и для унифицированных типовых форм. Причем для стандартизации необходимо выбирать такие требования, которые обеспечивают нужную степень формализации, но не препятствуют развитию документации в связи с новым содержанием документов, новыми средствами организационной и вычислительной техники, новым математическим обеспечением обработки данных. [c.52]
Спиртовые гектографы, применяемые для изготовления документов по методу однократной записи, могут обеспечивать сплошную или выборочную печать. Однако выпускаемые модели гектографов обеспечивают выборку только по строкам. В документах, изготавливаемых по методу однократной записи, часто требуется выборка как по строкам, так и по графам. Необходимы в дальнейшем гектографы, позволяющие производить комбинированную выборку. На период до их разработки можно применять гектографы сплошной печати, однако они должны быть приспособлены к закреплению в барабане трафаретов, размещаемых между матрицей и бланком для обеспечения выборочной печати. Кроме того, спиртовые гектографы должны быть модернизованы, исходя из требований меньшего загрязнения рабочего места. Электрографические аппараты хотя и приводят к большей себестоимости изготовления одного документа, но в силу постоянно возрастающей производительности новых конструкций, они все более и более успешно конкурируют со спиртовыми гектографами. Они не загрязняют рабочего места и могут работать как с бланками, так и с чистыми листами бумаги. В последнем случае вместо трафаретов с окнами применяются накладные листы несколько усложненной конструкции (в виде большого прозрачного конверта), однако при этом не требуется бланков. Электрографические аппараты используют бумагу массой не менее 80 г/м2 (против 50 г/м2 у гектографов), что пока является одним из недостатков. [c.59]
Технические средства, применяемые для изготовления и обработки документов, предъявляют в основном требования к их форме, хотя оказывают известное влияние и на содержание документов. [c.64]
Построение формы документов, исходя из условий максимального использования табуляторов пишущих машин и автоматов, является важнейшим из этих требований. Мы уже знаем, что государственными стандартами для организационно-распорядительных документов установлены 8 стандартных положений табулятора. Теперь необходимо создать условия для применения единых положений табулятора при машинописном изготовлении документов других систем. При этом нужно иметь в виду, что установка каждый раз новых положений табулятора приводит к затратам до 6% общего времени на изготовление машинописного документа. [c.66]
БЛАНКИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ИЗГОТОВЛЕНИЮ [c.76]
При хорошо оборудованном диктофонном бюро дистанционная диктовка удобнее для фономашинистки а составители документов экономят почти 20% времени по сравнению с применением индивидуального диктофона. О преимуществах машинописного изготовления стандартных документов и о требованиях к пишущим машинам при этом мы говорили выше, здесь же мы отметим лишь некоторые особенности. [c.146]
Машинистки, фономашинистки и составители документов, печатающие набело, должны знать требования к машинописному оформлению документации различных систем, установленные государственными стандартами. Составитель документа на рукописном или машинописном оригинале или перед началом диктовки должен указать, к какой системе документации относится документ или по какому стандарту он должен оформляться, если для данной системы документации еще не стандартизированы правила машинописного изготовления документов. В централизованном машинописном бюро машинисток в соответствии с их опытом желательно специализировать на изготовлении документов, относящихся к одной или двум-трем системам. [c.146]
Технические требования к ценным бумагам и их реквизиты закрепляются, в каждой стране в законодательном порядке с учетом мирового опыта. В России технические требования к ценным бумагам и их реквизиты определяются Положением Министерства финансов РФ О порядке и условиях выдачи лицензий на производство и ввоз на территорию Российской Федерации бланков ценных бумаг . Целью данных требований является установление единого порядка изготовления, применяемого ко всем ] идам ценных бумаг, включая выбор формата документов и детализацию печати ценных бумаг. [c.99]
ДИСЦИПЛИНА ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ— строгое и точное соблюдение в процессе производства требований к технологии изготовления продукции, которые содержатся в операционных технологических картах или других технологических документах. Высокий уровень Д. т.— один из важнейших факторов, обусловливающих достижение высокого качества продукции и услуг. Со блю-дение Д. т. создает условия для быстрого освоения новых производств, лучшего использования рабочего времени, оборудования, сокращения потерь от брака. Важную роль в соблюдении Д. т. играет хорошо отлаженная организация службы технического контроля производства и постоянный надзор за состоянием оборудования. Укреплению Д. т. способствует рост технической оснащенности труда. Контроль Д. т. может быть операционным, штучным, индивидуальным, сплошным и зависит от системы документов, фиксирующих сведения о ее соблюдении. Неукоснительное соблюдение Д. т. каждым работником является непременным условием повышения качества продукции, резервом роста эффективности производства (см. также Технический контроль, Технологический процесс). [c.69]
В первом разделе содержатся общие требования к документам, оформляемым машинописным способом устанавливаются два формата документов (ГОСТ 9327—60 Бумага потребительская. Форматы ), варианты расположения реквизитов, состав конструкционной сетки (сетка, образуемая на носителе информации пересечением горизонтальных и вертикальных прямых линий, расстояние между которыми кратно шагу строки и шагу письма печатающих устройств, применяемых для изготовления унифицированных форм документов), размеры полей формуляра-образца документа. [c.30]
Следующий стандарт устанавливает типы, размеры и технические требования к изготовлению конвертов с окнами, применяемых для внешнеторговых документов. Для этих конвертов стандарт дает единый размер 162x229 мм, что допускает вложение одного или нескольких листов бумаги формата А5 без фальцовки или листов бумаги размером А4 (210x297 мм) с фальцовкой пополам. Применение конвертов с окнами исключают написание адреса на них, что приводит к существенной экономии труда машинисток, печатающих на иностранных языках в условиях большого объема переписки советских внешнеторговых организаций. Кроме того, применение конвертов с окнами резко снижает возможность ошибок в адресе (через окно просматривается адрес, включенный в состав письма и проверенный при визировании и подписании документа) и повышает оперативность подготовки писем. Примером унифицированных документов, применяемых в условиях традиционной обработки, могут служить финансовые и бухгалтерские типовые формы, применяемые различными организациями. Утверждаются эти формы, как правило, на длительный срок. Бланки их изготавливаются централизованно, большими тиражами, что обеспечивает их постоянство не только по содержанию, но и по форме и по особенностям оформления. Применение таких унифицированных бланков обеспечивает единство реквизитов и показателей, упрощает на их основе составление обобщенных документов л организациях более высокого уровня управления, сводит до минимума рукописные и машинописные работы по внесению в бланки переменных данных, обеспечивает необходимую полноту заполнения. Аналогичным образом применяются единые межведомственные типовые формы отчетно-статистической и первичной учетной документации, по материально-техническому снабжению и сбыту, расчетно-денежной документации. Типовые формы этих документов утверждаются министерствами и ведомствами и могут рассматриваться как отраслевые стандарты, которые в последнее время согласуются с органами Госстандарта СССР, которые вводят их [c.20]
При функционирующем автоматизированном банке данных (АБД) входные документы еще больше сокращаются по объему. Здесь уже следует вводить не всю информацию, необходимую для решения конкретной задачи, а лишь новую, не введенную для решения предыдущих. Если без банка данных для работы используются документы, содержащие набор показателей, то здесь становится реальным ввод в систему отдельных показателей. Если требований к содержанию документов относительно немного, то к их форме — большое количество. Общим требованием к документам, исходя из повышения производительности любых технических средств, является оптимизация плотности их заполнения. Производительность значительной части средств организационной техники измеряется в листах обработанных документов в единицу времени и возрастает с увеличением плотности заполнения каждого листа. Казалось бы, что чем больше данных внесено на лист стандартного формата, тем лучше. Это так, но только для технических средств. Для человека, которому предназначены документы, и тех процессов, в которых он участвует, например, при переносе данных из документов на машинные носители, большая плотность приводит к снижению производительности труда и росту числа ошибок. Оптимизация плотности заполнения документов должна быть проведена по миниму всех затрат на их изготовление, считывание, обработку и уничтожение традиционными, а где возможно механизированными и автоматизированными способами. [c.65]
Требования к порядку изготовления, записи и разметке, предъявляемые к документу, подготовленному на машинном носителе и машинограмме, определены ГОСТом 12065—74. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению подсистемы Бухгалтерский учет в составе АСУ предприятий (объединений) (ОРММ-учет). Принимая во внимание, что бухгалтерский учет осуществляет сплошную и непрерывную регистрацию всех хозяйственных операций только с помощью документов, составленных с учетом опреде- [c.52]
Углубление формализации документов явилось одним из важных направлений их унификации и стандартизации. Степень формализации документов определяется методами их изготовления и обработки и должна быть наиболее высокой при автоматизации этих процессов. Причем степень формализации документов зависит как от устройств и способов ввода данных в ЭВМ, так и от способов хранения и обработки введенной информации. На начальных стадиях обработки документной информации на ЭВМ их приспосабливали к удобному переносу данных на машинные носители и называли машинно-ориентированными. При автоматизации ввода данных из документов в ЭВМ они должны обеспечивать быстроту и безошибочность считывания, и такие документы называют машиночитаемыми. Некоторые документы, традиционно содержащие большой объем текстовых данных, различные чертежи и формулы (например, государственные станадрты), с трудом поддаются формализации, требуют больших затрат средств и времени на ее проведение. Поэтому подобные документы порой состоят из двух частей традиционной, выполненной в соответствии с требованиями к документам, изготавли- [c.36]
Завершение оптимизации требований к документам, проводимой в МГИАИ, и их стандартизация позволили бы повысить эффективность унификации документов. Плановое ведение хозяйства нашей страны создает благоприятные условия для централизованного изготовления оригиналов-макетов и печати всех бланков управленческих документов, применяемых в стране. Это позволи- [c.136]
При любом из рассмотренных способов выполнения машинописных работ наибольший эффект унификация и стандартизация дают в результате применения бланков, язге товленных в соответствии с изложенными выше требованиями и содержащих оптимальный объем реквизитов, впечатанных полиграфическим способом. Наиболее универсальным критерием для оптимизации как объема реквизитов, включаемых в бланк, так и количества применяемых бланков является экономический эффект от их внедрения. В некоторых случаях бывает очень важным время изготовления документа, но и здесь применение бланков при хорошо организованном их хранении (быстром поиске нужного бланка) в подавляющем большинстве приводит к снижению затрат времени на изготовление документа. [c.146]
В повседневной практике работников управления всех уровней и сфер используется немало организационной, правовой, нормативно-технической, инструктивно-методической и другой документации. Это я уставы, регламентирующие организационные и правовые начала предприятий и организаций и положения, устанавливающие обязанности, права, ответственность и круг информационно-деловых связей и взаимоотношений подразделений и должностные инструкции, которые подобны положениям, но раскрывают функционально-правовые вопросы применительно к кавдой конкретной должности, рабочему месту и другие подобные документы. Общим недостатком их является то, что, раскрывая "технику" выполнения отдельных работ, они не дают описания, а тем более регламентации логической последовательности работ от момента заровдения цикла до его окончания. В решении этой проблемы большая роль отводится стандартам предприятия. В настоящее время стандартизации принадлежит активная роль в управлении народным хозяйством. Влияние стандартизации на качество и эффективность работы определяется не только тем, что она устанавливает требования к продукции, сырью, оборудованию. Объектами стандартизации являются также технологические и организационно-трудовые процессы разработки, изготовления и эксплуатации изделий. Наиболее широко используются возможности стандартизации для обеспечения выпуска высококачественной продукции. В настоящее время у нас в стране число предприятий и ПО, внедрившие комплексную систему управления качеством продукции (НС [c.125]
В процессе выявления и расследования преступлений в рамках тех или иных оперативных мероприятий и следственных действий методы криминалистики используются в комплексе. Проиллюстрируем алгоритм использования технико-криминалистических методов в процессе выявления и расследования преступлений, совершаемых в сфере финансово-кредитных отношений. Совершенно очевидно, что сегодня такие технические средства, как струйные и лазерные принтеры, ксероксы и факсы, ротаторы, ризографы и т.д. прочно вошли в нашу повседневную жизнь. Они являются предметом оснащения деятельности даже небольших фирм. В условиях бесконтрольности эта техника может быть использована в качестве орудия преступления по изготовлению поддельных документов. Все это, безусловно, определяет целый ряд новых требований к деятельности криминальной милиции и следственных органов, занимающихся выявлением и расследованием преступлений, связанных с подделкой документов, с использованием копировально-множительной и иной полиграфической техники. [c.87]
УЧЕТ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО ведется на основе группировки затрат, входящих в себестоимость продукции, по калькуляционным статьям. Производственные затраты отражаются на счетах Основного производства и Вспомогательных производств. В ана-литич. учете эти счета в свою очередь подразделяются по цехам, стадиям обработки, заказам и т. д. Первичные документы (наряды, рапорты о выработке, маршрутные листы, требования на материалы, лимитные карты и т. п.) группируются по объектам калькулирования себестоимости, а затем в накопительные ведомости записываются итоговые суммы распределения затрат по целевому назначению. Важным условием правильного ведения учета является размежевание расходов по основной деятельности предприятия от расходов, непосредственно не относящихся к изготовлению продукции. В зависимости от технологич. процесса изготовления продукции, организации произ-ва и конкретных условий работы предприятия в учете применяются позаказный, по- [c.450]
ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ (ТУ) — документ, содержащий требования к качеству продукции, ее изготовлению, контролю, приемке, транспортированию и хранению, эксплуатации (применению), а также гарантии предприятия-поставщика. ТУ разрабатываются при отсутствии государственных стандартов на данную продукцию или при необходимости дополнения или ужесточения требований, установленных в этих стандартах. В зависимости от вида продукции ТУ утверждаются центральными, республиканскими или местными органами, общественными и кооперативными организациями, а также предприятиями и объедине- [c.329]
ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ (ТУ) — документ, содержащий требования к качеству продукции, ее изготовлению, контролю, приемке, транспортированию и хранению, эксплуатации (применению), а также гарантии предприятия-поставщика. ТУ разрабатываются при отсутствии государственных стандартов на данную продукцию или при необходимости дополнения или ужесточения требований, установленных в этих стандартах. В зависимости от вида продукции ТУ утверждаются центральными, республиканскими или местными органами, общественными и кооперативными организациями, а также предприятиями и объединениями. Перечень видов продукции, на которые ТУ утверждаются предприятиями и организациями, определяется вышестоящей организацией. Проекты ТУ перед утверждением согласовываются с основным потребителем или заказчиком, с головной организацией по стандартизации, с предприятием-изготовителем продукции, а по отдельным видам продукции— с органами государственного надзора, внутренней и внешней торговли, ВЦСПС или ЦК профсоюзов. ТУ регистрируются в органах Госстандарта. [c.331]