Каковы общие требования к номенклатуре дел [c.301]
Общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых [c.284]
Для чего служит номенклатура дел 2. Какие виды номенклатур вы знаете 3. Какие требования предъявляются к номенклатуре дел 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел 5. Как оформляется номенклатура дел 6. Какие документы следует использовать при составлении номенклатуры дел 7. Каков порядок утверждения и согласования номенклатуры дел 8. В какой последовательности следует располагать разделы в сводной номенклатуре дел 9. Когда заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел 10. Что означает отметка ЭК при указании срока хранения дела [c.336]
Проведение экспертизы ценности документальных материалов во многом улучшится, если по каждому делу в номенклатуре будут проставляться конкретные сроки хранения. Они позволят быстрее выявить дела с документами, сроки хранения которых истекли, и выделить их к уничтожению. Указание сроков хранения дел — одно из обязательных требований, предъявляемых к номенклатурам дел. Сроки хранения заимствуются из перечней документальных материалов. [c.182]
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. [c.151]
Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к номенклатурам, предъявляемые нормативно-методическими документами — "Государственной системой [c.151]
Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений" 56. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. [c.152]
Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению — четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок — разные [c.202]
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел 53. [c.150]
Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела" и. Распределение документов в дела проводится в строгом соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел. [c.158]
Номенклатура дел составляется на основе изучения уставов, положений об учреждениях и структурных подразделениях, планов и отчетов о деятельности учреждения, штатных расписаний, описей дел, сданных в архив, номенклатур дел истекшего года, справочных картотек. Изучение этих материалов позволяет приступить к первому этапу составления номенклатуры — к определению перечня документов, которые должны быть в нее включены. Отсюда вытекает и первое требование, предъявляемое к номенклатуре,— она должна отражать весь комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения, за исключением алфавитов, печатных изданий, справочников, информационных листков, экспресс-информации и тому подобных материалов. [c.61]
Номенклатура дел должна быть составлена подразделениями заранее, чтобы канцелярия и архив смогли до 1 января согласовать их с государственным архивом и утвердить у руководителя учреждения. Следует учитывать, что несвоевременно составленная номенклатура в новом году приводит к нарушению существующих требований. В результате таких нарушений документы нового года неправомерно подшиваются в дела прошлого года. Такие дела приходится расформировывать, что требует больших непроизводительных затрат времени. [c.103]
Бессмысленно затевать техническое перевооружение "на всякий случай", не представляя, кто такие потребители (или потенциальные потребители) продукции предприятия, насколько они нуждаются в данной продукции, какие имеют альтернативы. Когда рыночные вопросы уже прояснены, уже понятно, хотя бы примерно, о каких объемах и какой номенклатуре изделий идет речь, какие предъявляются требования к качеству и срокам выпуска, тогда можно приступать к выбору оборудования и технологий. И здесь очень важно изначально сформулировать реальные ожидания. Одно дело — завод купил станок за 500 тыс. долл. и ищет крайнего кто же виноват в том, что станок до сих пор не запущен. Совсем другое дело — есть утвержденная трехлетняя программа технического перевооружения, в соответствии с которой нужно вложить (в оборудование, программы, инструмент, обучение и т.д.) 3 млн долл. и вместо нынешних 300 деталей в месяц нестабильного качества с непонятной себестоимостью вы сможете получать 1000 деталей устойчиво высокого качества с требуемой себестоимостью. [c.64]
В новый раздел включен параграф "Номенклатура дел" (ранее вместе с формированием дел — самостоятельный раздел). Совсем снято базовое на протяжении многих лет понятие "организация документов в делопроизводстве" (совокупность видов работ, включая передачу документов в ведомственный архив). Здесь сказано, что архив лишь контролирует и оказывает помощь в составлении номенклатуры, а ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Это противоречит функции архива по организации составления номенклатуры. Видовое разнообразие номенклатур сохранено индивидуальные (в Правилах 1986 года — конкретные), типовые, примерные. В Правилах 1986 года значительно подробнее изложены требования к составлению заголовков дел в номенклатуре и порядок ее составления. [c.12]
Разрабатывать номенклатуру дел должны руководители структурных подразделений, ведущие специалисты и лица, ответственные за делопроизводство. Необходимо также привлекать к этой работе сотрудников архива учреждения. Руководитель и ведущие специалисты намечают круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение года, и категории документов, в которых эта деятельность найдет отражение, уточняют сроки хранения отдельных групп документов. Работники службы делопроизводства и архива редактируют заголовки дел, оформляют номенклатуру. Только при такой совместной работе специалистов с делопроизводственным персоналом и работниками архивов будет составлена номенклатура, охватывающая всю документацию структурного подразделения и отвечающая предъявляемым к ней требованиям. [c.158]
Следующий этап в составлении номенклатуры — формулирование названий дел, включаемых в номенклатуру. К заголовкам дел предъявляется требование — краткость, четкость, предельная точность. [c.159]
Вместе с тем, поскольку всякая работа управления требует особых свойств 2, необходимые качества руководителя и желаемые формы их сочетания варьируются в зависимости рт особенностей поручаемого ему дела, структуры руководимого коллектива. Очевидно, неодинаковы качества, необходимые для работы в должности директора предприятия, генерального директора производственного или научно-производственного объединения, начальника главка. Следует сообразовываться и с уровнем управления самые высокие требования предъявляются к лицам, занимающим должности, входящие в номенклатуру министра,— к генеральным директорам и др. Руководство на этом уровне нечто большее, нежели административная работа в обыденном понимании. Оно требует своеобразного профессионального облика определенного опыта и навыков поведения, специфических личных свойств. [c.153]
Это требование к номенклатурам дел означает, чтс документы, отражаемые в названиях дел, должны быть однородны по срокам хранения. Из номенклатур дел должны исключаться формулировки, предусматривающие документы разной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения. Совершенно недопустимь названия дел, отражающие документы с постоянными и временными сроками хранения (например, Годовые отчеты о работе и переписка о составлении отчетов — где годовые отчеты подлежат постоянному хранению, а переписка об их составлении — временному). [c.98]
Затем приступают к выявлению документов, подлежащих включению в индивидуальную номенклатуру дел. Первое требование к номенклатуре — охват всего объема документов, связанных с деятельностью учреждения. Необходимо учесть всю внутреннюю документацию и получаемую извне. Помимо документов постоянных структурных подразделений в номенклатуру необходимо включать и временно действующие. Включаются также документы всех общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ, студенческого научного общества и т. д.). Не подлежат включению в номенклатуру дел печатные издания, справоч- [c.158]
Инструкция по делопроизводству должна содержать следующие разделы общие положения нормативы и регламенты в части делопроизводства подготовка и оформление ОРД документирование коллегиальной деятельности требования к машинописному оформлению документов организация движения документов работа с входящими документами работа с исходящими документами работа с внутренними документами индексация документов регистрация документов контроль исполнения документов составление номенклатур дел экспертиза ценности документов оформление дел и передача их в архив порядок тиражирования документов работа с телеграммами, телефонограммами, телетайпограммами организация труда делопроизводственного персонала механизация делопроизводственного труда. [c.114]
ТАРА - элемент упаковки груза, представляющий собой емкости и оболочки (ящики, пакеты, мешки, бочки и пр.), предназначенные для упаковки, хранения, транспортировки и реализации готовой продукции с целью предохранения ее от порчи и повреждения. По назначению Т. делится на три вида внутренняя (потребитель-ска я) — первичная упаковка продукции в том виде, в каком она поступает потребителю для использования, переходит в полную собственность потребителя (бумага оберточная, картон, коробка, жестяные банки, тюбики, флаконы и др.). Ее стоимость входит в стоимость изделия и полностью оплачивается потребителем цеховая (внутризаводская) Т. применяется для передвижения сырья, полуфабрикатов, материалов, запчастей, готовой продукции внутри предприятия между цехами, к рабочим местам (деревянные сплошные и решетчатые ящики, металлическая тара, поддоны и др.) внешняя (транспортная, отправительская) Т. служит для транспортировки или хранения в процессе продвижения от изготовителя, поставщика к потребителю, получателю (деревянные, металлические, пластмассовые ящики, бочки, барабаны, тканевые и бумажные мешки, упаковочные ткани, а также контейнеры, пакеты и т.д.). Стоимость Т. указывается в счетах-фактурах поставщиков отдельной строкой. Реализуется вместе с товаром по тем ценам, по которым ранее она была оплачена. Т., подлежащая обязательному возврату (возвратная Т.), отпускается по повышенной залоговой цене. Вскрытая Т. оценивается как держаная. Оборотная, или инвентарная, Т. — это многократно используемая Т., служащая менее одного года независимо от стоимости, а также Т. стоимостью до 50 руб. (фляги, ящики). При укладе товара на складе в Т. заполняется упаковочный лист. Основные требования по всем видам Т. - это легкость, прочность, дешевизна. Затраты на производство и эксплуатацию Т. значительно снижаются с развитием специализации, стандартизации, унификации. Требования к Т., порядок ее использования и другие данями имеются в Положении о поставках (раздел VI), а также оговорены в Особых условиях поставки отдельных видов продукции. Вопросами стандартизации, разработки и создания новых видов Т. занимается Всесоюзный научно-исследовательский и экспериментально-конструкторский институт тары и упаковки (ВНИИЭКИТУ) при Союз-главтаре Госснаба СССР. Поставка, сбор, ремонт Т. производятся тароремонтными предприятиями территориальных органов Госснаба СССР. Качество Т. регулирует ГОСТ 4.55 — 79 "Система показателей качества. Номенклатура показателей". [c.191]
Уточнив сроки хранения документов и разделив их на дела постоянного, долговременного и временного хранения, приступают к их оформлению. Дела временного хранения (до десяти лет включительно) обрабатываются упрощенно. Они остаются в скоросшивателях, не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Основное внимание обращается на материалы постоянного и долговременного (более десяти лет) хранения. Их обработка проводится в соответствии с требованиями, изложенными в Основных положениях ЕГСД. [c.170]
Согласно квалификационному справочнику должностей служащих, начальник отдела кадров должен иметь высшее образование и стаж работы на инженерно-технических и руководящих должностях не менее пяти лет. Но на деле требования, предъявляемые к должности начальника отдела кадров, соблюдаются далеко не всегда. По рекомендации Госкомтруда СССР министерства и ведомства при составлении отраслевых номенклатур доляшостей ИТР и служащих обязаны предусматривать замещение должностей начальников (заведующих), старших инспекторов и инспекторов отделов кадров выпускниками вузов, получив- [c.346]