Особое значение имеет качество бумаги. Современное производство изготовляет различные сорта бумаг для письма. Наиболее желательными для составления служебных документов следует считать бумаги с высоким содержанием целлюлозы, хорошо отбеленные и проклеенные. Красящие вещества на бумагах для письма не должны расплываться. Для документов длительного и постоянного хранения необходимо употреблять бумагу повышенного качества. [c.52]
ПОДГОТОВКА И СОСТАВЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.171]
Каково значение ГОСТ 6.39—72 для унификации организационно-распорядительных документов 2. Каковы состав и последовательность реквизитов, установленных формуляром-образцом 3. Какие требования устанавливает ГОСТ 6.39—72 к формату бумаги для составления служебных документов, к размерам полей, к конструкционной сетке 4. Какие виды бланков устанавливает ГОСТ 6.39—72, чем они отличаются друг от друга 5. Что [c.193]
В книге рассматриваются особенности языка, стиля, структуры служебных документов. Приводятся наиболее характерные ошибки, встречающиеся в практике, даются рекомендации по составлению служебных документов. [c.2]
Как составить служебный документ Как быстро и правильно сформулировать запрос, предложение, обосновать претензию, сделать запись совещания Экономисты подсчитали, что на составление служебных документов работники аппарата управления тратят от 30 до 70% рабочего времени. [c.3]
Рационализация составления служебных документов требует знания определенных правил и норм, а также особенностей служебных документов. [c.3]
Но было бы неправильно рассматривать унификацию лишь как канонизацию отдельных слов и выражений. Такое понимание сковывало бы творческую инициативу составителя служебного документа. Унификация языка — это прежде всего установление и применение правил построения предложений по определенным моделям, соответствующим тем или иным жизненным ситуациям. Поэтому процесс составления служебного документа сводится к конкретному использованию языковых моделей, на базе которых и можно построить предложение. [c.5]
Еще не разработаны государственные стандарты на состав информации в приказе, протоколе, решении, договоре, но практика составления служебных документов дает все основания утверждать, что каждый документ включает один или несколько стандартных аспектов содержания. [c.8]
Исходя из сказанного, начинающий работник аппарата управления должен до составления служебного документа набросать логическую схему его содержания. Можно при этом использовать в качестве аналога документ, составленный ранее. [c.10]
Всю информацию, содержащуюся в служебном документе, можно рассматривать как постоянную и переменную. Постоянная выражается в виде моделей синтаксических конструкций и устойчивых выражений, переменная же зависит от конкретной ситуации. Поэтому процесс составления служебного документа можно представить как заполнение действительного или воображаемого трафарета. [c.13]
Специфику языка служебных документов изучает документная лингвистика — сравнительно новая научная дисциплина, цель которой — разработка правил составления служебных документов. Конечно, трудно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции и справочниками по литературному редактированию. [c.22]
Из-за незнания элементарных правил составления служебных документов работники аппарата управления тратят, как уже говорилось, на этот процесс значительную часть рабочего времени. [c.22]
Использование сложившихся формулировок освободить от занимаемой должности контроль за исполнением возложить с контроля снять оплата гарантируется в порядке оказания технической помощи во исполнение решения (постановления) и т. д. — облегчает процесс составления служебного документа и обеспечивает ему нужную информативность, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона . [c.39]
В каждом служебном документе в той или иной степени затрагивается правовая сторона вопроса. Поэтому даже опытные административные работники при составлении служебного документа нередко обращаются к помощи юристов. Юридические формулировки отличаются непротиворечивостью суждений, лаконичностью и вместе с тем простотой. Было бы неправильно в юридически грамотно построенной фразе видеть только следы равнодушия, бюрократизма. [c.42]
Убедительно составленный служебный документ может ускорить принятие правильного технического решения, предотвратить назревающий конфликт, создать условия для заключения договора и по желанию сторон сдвинуть сроки выполнения обязательств. [c.44]
Документная лингвистика (прикладная лингвистика, прикладная стилистика) — научная дисциплина, изучающая язык и стиль служебных документов с целью их нормализации (унификации), что обеспечивает экономию трудозатрат на процесс составления служебных документов. [c.57]
ПОДГОТОВКА К СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТы ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ [c.119]
Письма и докладные записки, т.е. наиболее многочисленный вид служебных документов, должны в основном составляться по одному вопросу. Разумеется, нет строгого рецепта для составления служебных документов, но есть ряд правил и требований, предъявляемых к их языку и стилю. [c.288]
В. И. ЛЕНИН О СОСТАВЛЕНИИ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.36]
Хорошей школой составления служебных документов служит изучение ленинских требований к их подготовке составлению и оформлению. Необходима твердая марксистская направленность, принципиальность и глубокое идейное содержание при освещении любого вопроса. Двусмысленные формулировки и словосочетания В. И. Ленин считал недопустимыми. [c.36]
К организационной технике относятся средства, предназначенные для составления управленческих документов, размножения и обработки, хранения, поиска и транспортировки документов, выполнения графических работ, а также средства сигнализации и связи, мебель и специальное оборудование для служебных помещений. [c.65]
Делопроизводственные процессы (операции) можно условно разделить на две основные части. Это документирование (составление и оформление служебных документов) и документооборот (организация работы с документами прием, регистрация, контроль, отправка, хранение, сдача в архив). [c.138]
Составлению и оформлению служебных документов можно и нужно учиться. Новые компьютерные технологии предоставляют для этого широкие возможности. [c.139]
Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов . [c.5]
НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.232]
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.246]
Генеральный регламент устанавливал порядок использования печатей. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела были продиктованы введение присяги для канцелярских чинов и запрет на хранение служебных документов дома. Особо строго карались подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др. [c.13]
Составление и оформление служебных документов (практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур) / Под ред. проф. ТВ. Кузнецовой. 2-е изд. — М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез , 1999. [c.74]
Составление и оформление служебных документов Практическое пособие для коммерческих фирм/ Под ред. проф. Т. В. Кузнецовой. — М. ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез , 1997. [c.151]
Примеры употребления стандартных фраз, выражений и словосочетаний в служебных документах рекомендуется давать как приложения в инструкциях по делопроизводству или в правилах составления и оформления документов конкретных учреждений. [c.94]
Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М. ЗАО Бизнес-школа Интел-синтез , 1999, 224 с. [c.335]
Мы уже говорили о том, что в отечественных стандартах советских и постсоветских времен на составление организационно-распорядительной документации, включая последний по времени ГОСТ Р 6.30-97, не предусмотрен, в отличие от международной практики, реквизит (т. е. неотъемлемый элемент документа) — формула вежливого обращения, или вступительное обращение. Авторы отечественных стандартов исходили, вероятно, из соображений экономии места на бланке и из нежелательности внесения личного момента в официальные документы. Что же делать сейчас, когда многие государственные организации, например министерства, требуют от отечественных корреспондентов точного соблюдения требований отечественного стандарта по оформлению служебных документов, но корреспондент считает, что личное обращение будет способствовать формированию позитивной установки при восприятии его письма И какая форма вежливого обращения уместна [c.54]
Диктофон Нида-2 — красиво оформленный аппарат, оснащенный всеми современными приспособлениями, обеспечивающими эффективное применение его для записи выступлений, составления писем и других служебных документов. Имеет педаль дистанционного управления и головные телефоны с помощью пишущей машины можно переносить текст на бумагу. [c.189]
По своему внешнему виду оригиналы могут быть черновиками (первоначальный текст редакций и вариантов, с исправлениями, поправками и т. п.), которые В. И. Ленин называл черняками и беловиками , то есть переписанными или выполненными (чертежи и т. п.) на бело . Составление черновиков не является обязательным. В качестве синонима понятия оригинал употребляют и термин подлинник , хотя по своему смыслу слово подлинник ( достоверный , действительный ) имеет иное значение, чем то, которое вкладывают в понятие оригинал ( самобытный , первоначальный ), чтобы оригинал, особенно служебного документа, стал подлинником, он должен быть составлен по форме подписан соответствующим должностным лицом, в eMe случаев иметь бланк, печать, индекс. [c.34]
Индексы. Важным элементом формуляра служебных документов являются индексы. Современная служебная документация пользуется различными системами индексов, о которых подробно будет сказано в связи с классификацией служебных документов. Индексы служебных документов представляют собою цифры, буквы или сочетание цифр и букв. На документах бывает несколько индексов. Они, так же как и даты, связаны с составлением, получением, исполнением служебных документов. Особое значение индексы имеют для характеристики организации служебных документов (описание систем индексов см. ниже). [c.51]
Изготовление документов. Процесс изготовления служебных документов имеет несколько стадий а) составление проекта или черновика документа б) его предварительное согласование в) переписка на машинке (в тех случаях, когда оригинал документа пишется от руки) г согласование и визирование оригинала д) подписание оригинала. [c.51]
Секретарь обязан следить за тем, чтобы каждый исполнитель немедленно по окончании исполнения служебных документов или по мере их составления сдавал их со всеми относящимися к ним приложениями и другими документами в текущий архив для включения в состав дел. Необходимо, чтобы служебные документы сдавали регулярно. Секретарь должен в учетных книгах и картотеках отмечать, сделанные ему и числящиеся за исполнителем документы и особенно внимательно следить за тем, чтобы регулярно сдавали документы, поступившие к руководящим работникам или отдельным исполнителям, помимо экспедиции или секретаря. Все эти документы берутся секретарем на учет в общем порядке. [c.136]
Необходимость использовать только стандартизованную терминологию обусловлена также тем обстоятельством, что в условиях АСУ многие документы, и прежде всего отчетная документация, обрабатываются на ЭВМ. Термины выполняют роль дескрипторов при лексическом наполнении машинно-ориентированных тезаурусов. Уже выпущено около 300 государственных стандартов на научно-технические термины. Во многих отраслях скомплектованы банки стандартизованных терминов, которые и должены служить терминологическими источниками при составлении служебных документов. [c.16]
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]
Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия — повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой копия ), засвидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. [c.13]
Но не только работники канцелярий нуждаются в повышении своей документоведческой подготовки. В создании документов и в работе с ними, как уже отмечалось, принимают участие не только, и даже не столько канцелярские работники (им по указанным выше причинам не всегда доверяется составление документа), сколько так называемые ответственные исполнители , руководящие работники учреждений. Все эти весьма квалифицированные в своей области специалисты, к сожалению, не всегда умеют составлять служебные документы должного качества, не имеют представления о правильной организации документации, о возможностях рационализации и особенно механизации делопроизводства, так как ни в-средней, ни в высшей школе их этому не учили. [c.23]
Смотреть страницы где упоминается термин Составление служебных документов
: [c.40]Смотреть главы в:
Делопроизводство и техническая документация -> Составление служебных документов