В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. [c.41]
МЕХАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПРОЦЕССОВ [c.85]
Механизация делопроизводственных процессов, способствуя четкой обработке первичной документации, является одним из условий внедрения АСУ. [c.86]
Для механизации делопроизводственных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. Общесоюзный классификатор промышленной продукции делит их на следующие группы средства составления текстовых документов средства копирования и оперативного размножения документов средства обработки документов средства поиска, хранения и транспортирования документов мебель и оборудование, специализированные для служебных помещений средства сигнализации и информации. [c.86]
В- чем заключаются принципы механизации делопроизводственных процессов [c.88]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации систему построения учет-но-справочного аппарата по документам совершенствование контроля исполнения документов систематизацию и хранение документов организацию делопроизводственной службы механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [c.202]
Эта система представляет свод правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив. Целью Единой государственной системы делопроизводства является внедрение в практику апробированных рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. При этом предполагается одновременное решение проблем экономии и организации труда делопроизводственного персонала, стандартизации основных видов управленческой документации, механизации делопроизводственных процессов. [c.278]
В основу этого раздела были положены разработанные варианты типовых комплексов прогрессивных для этого времени технических средств для механизации всех основных операций с документами, начиная от их составления и получения, кончая оформлением дел. Здесь же были сформулированы общие принципы механизации делопроизводственных процессов и положения по рациональному использованию технических средств. [c.103]
Механизация делопроизводственного процесса, согласно методическим рекомендациям, должна была проводиться одновременно с работой по совершенствованию организации уп- [c.104]
Централизация делопроизводственных процессов и операций имеет ряд преимуществ позволяет наиболее эффективно применять средства механизации, что удешевляет стоимость документационного обеспечения и повышает оперативность работы аппарата управления улучшает организацию труда делопроизводственного персонала. [c.78]
Большая часть делопроизводственных операций носит технический или формально-логический характер они сравнительно легко поддаются расчленению на более простые операции, что является обязательной предпосылкой для механизации. Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название средств ерг-техники. [c.189]
На механизацию и автоматизацию делопроизводственных процессов большое влияние оказывает то, что для копирования вместо рулонной бумаги все больше применяется листовая (это позволяет значительно уменьшить габариты и массу аппаратов), широко внедряются микропроцессорные устройства (это повышает степень автоматизации выполняемых аппаратом работ и облегчает пользование им), снижаются [c.221]
Эффективность механизации (автоматизации) документа-ционных процессов во многом определяется тем, насколько последовательно проводится внедрение средств оргтехники в работу аппарата управления конкретного объекта. Главное при этом - комплексность применения этих средств, т.е. охват всего делопроизводственного процесса. Практика показывает, что наличие даже одного немеханизированного участка в общей механизированной (автоматизированной) системе заметно снижает эффективность системы в целом. Поэтому выбор средств оргтехники для внедрения в конкретной организации должен вестись таким образом, чтобы все документационные процессы были вовлечены в единый технологический цикл. [c.253]
К издержкам механизации (автоматизации) делопроизводственных процессов следует отнести затраты, связанные с приобретением, монтажом и эксплуатацией нового оборудования, привлечением и обучением дополнительных специалистов для обслуживания техники. Негативным фактором является то, что приобретенную технику нельзя совершенствовать в случае изменения тех процессов, для рационализации которых она предназначена. [c.253]
Комплекс технических средств для механизации (автоматизации) управленческих (в том числе делопроизводственных) процессов носит название средства организационной техники. В делопроизводственных процессах используется разнообразная оргтехника, которая классифицируется на средства [c.179]
Внедрению средств механизации и автоматизации должны предшествовать совершенствование структуры аппарата управления, в том числе структуры делопроизводственной службы, совершенствование документации, рациональная организация технологического процесса работы с документами. Только при этих условиях механизация и автоматизация эффективны. [c.203]
ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов. [c.12]
Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства, одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель - усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. ЕГСД устанавливала правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержала рекомендации по организации работы с документами, определяла основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, она не получила официального статуса. [c.43]
Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства. [c.2]
В первых шести тематических разделах ЕГСД рассмотрены требования к подготовке служебных документов, организации документооборота, регистрации документов, к контролю их исполнения, группировке документов в дела и подготовке их к сдаче в архив учреждения, (см. об этом предыдущие главы настоящего учебника). Самостоятельные разделы ЕГСД посвящены организации труда работников делопроизводства и механизации делопроизводственных процессов. [c.76]
Механизация делопроизводственных процессов заклю чается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Основная задача механизации — выполнение нетворческих (вспомогательных) операций техническими средствами. Механизация делопроизводства служит для повышения производительности и удешевления управленческого труда. [c.85]
Комплекс средств для автоматизации (механизации) делопроизводственных процессов подразделяется на несколько коьшвектов. Под комплектом следует понимать набор технических средств, обеспечивающих механизацию (автоматизацию) определенных операций, выполняемых как на отдельных рабочих местах, так и на технологически выделяемых участках работы (экшеддщия,машннаш1сное бюро в т д.). [c.254]
Ответственным за четвертую проблему ЕГСД — механизация делопроизводственных процессов — являлось Министерство приборостроения, средств автоматизации и систем управления разработчиком был институт оргтехники (ВНИИОргтехника)8. [c.103]
Непременным условием рациональной постановки делопроизводства является механизация делопроизводственных процессов. В ЕГСД предложены варианты типовых комплектов технических средств для механизации операций с документами. [c.8]
ЕГСД представляла собой свод правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив [199, с. 57]. Целью ЕГСД было внедрение в практику апробированных рацио нальных форм и методов обслуживания в области делопроизводства. При этом предполагалось одновременное решение проблем экономии и организации труда делопроизводственного персонала, стандартизации основных видов управленческого персонала, стандартизации, основных видов управленческой документации, механизации делопрризводственных процессов. Начиная с 1989 г. был принят стандарт ГС ДОУ, отражающий новые требования к доку-ментационному обеспечению управленческой деятельности. [c.520]
Поставлена задача, осветить правила составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности работников управленческого аппарата, и ознакомить с организацией делопроизводственных процессов. В соответствии с этой задачей в учебном пособии подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов и вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест и механизации документацион-ных процессов. [c.3]
Несмотря на активное внедрение в стране с середины 70-х годов Единой государственной системы делопроизводства, многие учреждения, организации и предприятия имеют недостатки в организации документацион-ного обеспечения. Они носят, как правило, типовой характер. Наиболее общие из них отсутствие или недостаточная разработка нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов, слабое внедрение государственных стандартов на системы документации, отсутствие единообразия в деятельности делопроизводственных служб, неупорядоченность состава документов, слабая типизация документов с повторяющейся информацией и непродуманность документационных потоков, выполнение специалистами аппарата не свойственных им технических и вспомогательных делопроизводственных операций, отсутствие прогрессивных форм регистрации документов, формальный сроковый контроль за исполнением документов, охватывающий лишь часть исполняемой документации, слабая организация информационно-справочной службы, низкий уровень механизации документационных процессов. [c.7]
Структура делопроизводственной службы разрабатывается на основе типового положения, предложенного ЕГСД, но обязательно с учетом специфики работы учреждения, числа уровней принятия решения, количества структурных подразделений и их территориального размещения, общего количества сотрудников и их соотношения в соответствии с номенклатурой должностей, сложившейся системы документирования и движения документной информации, уровня автоматизации обработки информации и механизации документационных процессов, квалификации делопроизводственного персонала и др. [c.127]
Процесс внедрения состоит примерно из следующих этапов определение возможности внедрения оргтехники в работу делопроизводственных и иных подразделений учреждения и т.п. выбор способов внедрения с учетом анализа стоимостных категорий определение размеров затрат, которые нужно произвести подготовка обоснований и предложений по вопросам автоматизации (механизации) доку-ментационных процессов. [c.254]
Смотреть страницы где упоминается термин Механизация делопроизводственных процессов
: [c.102] [c.20]Смотреть главы в:
Делопроизводство и техническая документация -> Механизация делопроизводственных процессов