Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся пять лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив. [c.282]
Личные дела учитываются в журнале учета личных дел. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке проставляется номер, за которым дело учтено в журнале. Раз в год проверяются наличие и состояние личных дел, о чем составляется акт. Личное дело можно выдавать во временное пользование по запросу государственных органов сроком до 15 суток с разрешения руководства организации, что учитывается по контрольной карточке, которая ставится на место выданного дела. В карточке указывается, когда, куда и кому выдано дело, ставится подпись лица, получившего дело. Затем в контрольной карточке указывается дата возвращения дела и она вкладывается в дело. Для хранения личных дел отводятся специальные шкафы. Личные дела уволенных сотрудников в конце года сдаются на хранение в архив учреждения или междуведомственный архив по личному уставу с отметкой в журнале учета личных дел. [c.42]
С классификацией документов неразрывно -связано создание в делопроизводстве текущего архива. От того как организованы документы, т. е. в каком порядке их хранят и в процесс работы и после их исполнения до сдачи в архив учреждения — зависит их разыскание и, следовательно, пользование ими. [c.18]
По окончании года, когда документы готовятся к сдаче в архив учреждения, они изымаются из регистратора. Из них формируются обычные дела по корреспондентскому и предметно-вопросному признакам (например, Переписка с Госпланом РСФСР о рассмотрении и утверждении планов , Переписка о кадрах и т. д.). [c.91]
Нужно хорошо знать, какие документы создают в процессе документирования деятельности учреждения. Для этой цели изучают уже имеющую документацию, описи дел, сданных в архив учреждения, а возможно и сами дела, ранее составленные номенклатуры дел, если они были. [c.96]
Практические работники административного делопроизводства и архивов все настойчивей высказывают требование доводить качество номенклатур дел до уровня, который совпадает с описью документальных материалов, сдаваемых из делопроизводства в архив учреждения. Если названия дел, их число, последовательность в описи повторяли бы номенклатуру дел и последняя, таким образом, представляла бы не только план, но и его полное осуществление в виде описи материалов, то составление описей было бы излишним. [c.97]
ОРГАНИЗАЦИЯ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ТЕКУЩЕГО АРХИВА, ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ И СДАЧА ИХ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ [c.133]
Понятие текущего архива. Документы, созданные самим учреждением и полученные извне, хранятся в делопроизводстве в течение значительного срока. Согласно Основным правилам постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений законченные делопроизводством материалы остаются в течение одного года в структурной части учреждения для текущей справочной работы. В течение какого-то срока эти материалы хранятся в делопроизводстве и в процессе их исполнения. Естественно, что и в процессе исполнения и после окончания их исполнением ( производством ) документы хранят в порядке, в соответствии с архивными требованиями, образуя рационально организованный текущий архив. В него входит вся документация, отлагающаяся в делопроизводстве до сдачи ее в архив учреждения. Это и исполненные документы, уже включенные в первичные комплексы, и документация, находящаяся на исполнении и подвергающаяся той или иной организации. [c.133]
Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]
В самом деле, разве не в процессе создания текущего архива в делопроизводстве документы группируют в дела и более сложные комплексы (например, материалы отдельной структурной части за год), подвергают экспертизе, описывают на обложке, оформляют и заносят в описи для сдачи в архив учреждения [c.135]
Вопросы экспертизы документальных материалов, так же как и их классификации, в теории и практике архивного дела занимают центральное место. Советские историки-архивисты сознают свою ответственность за правильность экспертизы документальных материалов. До последнего времени действовал порядок, согласно которому основная тяжесть работы по экспертизе документальных материалов ложилась на архивы и архивные органы, причем экспертиза проводилась преимущественно после сдачи документальных материалов из делопроизводства в архив учреждения. С выходом Основных правил 1963 года основную работу по экспертизе документальных материалов проводят в делопроизводстве в процессе формирования дел и их подготовке для сдачи в архив учреждения. [c.142]
Подготовка и сдача документальных материалов из делопроизводства в архив учреждения [c.146]
Подготовка документальных материалов к сдаче в архив учреждения. Законченные производством документальные материалы, как уже отмечалось, оставляют в течение одного года в структурной части для текущей справочной работы, после чего передают в архив учреждения. Конкретные сроки передачи материалов из текущего архива в архив учреждения устанавливают руководители учреждения по представлению начальника архива. Те материалы, которые необходимы структурным подразделениям для текущей работы, после их сдачи в архив учреждения оформляют как выданные во временное пользование. - [c.146]
Материалы принимают в архив учреждения только после их научно-технической обработки. Подготовка дел к сдаче в архив включает правильное формирование и оформление дел, их описание на обложке, систематизацию и составление описей. Обработку документальных материалов производят сразу же после окончания их производством и проведения экспертизы практической и научной ценности. [c.146]
Основные правила предусматривают различные требования по подготовке дел к сдаче в архив учреждения. Так, для дел постоянного и долговременного хранения установлены повышенные требования к оформлению и обработке их. Для материалов, со сроками хранения до 10 лет включительно, предусмотрена упрощенная обработка. [c.146]
Составление описей документальных материалов постоянного и долговременного хранения. На документальные материалы, подлежащие сдаче в архив учреждения после их оформления, описания и систематизации в соответствии с номенклатурой дел, составляют описи отдельно на материалы постоянного и долговременного хранения. Отдельные описи составляют на материалы по личному составу, на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, следственные дела и т. п.). Порядок составления описей на эти материалы и описание их определяются ведомственными инструкциями, при их отсутствии — в соответствии с Основными правилами . [c.154]
Сдача документальных материалов в архив учреждения. После научно-технической обработки, описанной выше, и проведения экспертизы научной и практической ценности, документальные материалы сдают в архив учреждения. Сроки сдачи материалов в архив устанавливаются руководителем учреждения по представлению начальника архива. [c.157]
В архив учреждения дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются после завершения их в делопроизводстве структурных подразделений. В архиве учреждения установлен график сдачи дел. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. [c.132]
Каков порядок сдачи дел в архив учреждения [c.132]
АРХИВ — учреждение или его структурная часть, осуществляющая прием, хранение документов и организующая их использование в политических, научных, народно-хозяйственных, социально-культурных и иных целях. [c.139]
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения. [c.341]
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ [c.365]
В архив учреждения передают дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) через год пос- [c.365]
Если отдельные дела необходимо оставить для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу этих дел во временное пользование. [c.366]
Вначале производится определение круга вопросов и категорий документов, которые должны возникнуть в деятельности структурной части в предстоящем году. Большую помощь в этом могут оказать номенклатуры дел за предшествующие годы, описи дел, по которым дела были сданы в архив учреждения. [c.183]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ [c.197]
Документы краткосрочного хранения обрабатывают упрощенно, в дела их не подшивают, оставляя на скоросшивателях, листы не нумеруют, описи не составляют. Эти дела передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения. [c.198]
Сдача дел в архив учреждения производится по графику, утвержденному руководством учреждения. В архиве учреждения дела, подлежащие государственному хранению, хранятся в течение следующих сроков [c.198]
Подготовка дел к сдаче в архив учреждения. Перечни документальных материалов [c.200]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ [c.203]
В архив учреждения дела постоянного и временного хранения передают через год после их окончания. Например, дело, оконченное в 1988 г., должно поступить в архив учреждения не позднее 1990 г. (в отдель- [c.206]
Цель познакомиться с правилами сдачи дел в архив учреждения. [c.207]
Вот почему текущий архив первая ступень архивного строительства. Организация документальных матери алов ГАФ СССР, справедливо говорится в Основных правилах , начинается с постановки документальной части делопроизводства в учреждении 1, и в том числе текущего архива, причем при разработке самих Правил Главное архивное управление исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с документами как в делопроизводстве, так и в архиве представляет единый процесс 2. В этом едином процессе текущий архив занимает свое, весьма ответственное место, поскольку здесь реализуются все основные требования к материалам, подлежащим сдаче в архив учреждения. Значение правильно организованного текущего архива подчеркивается и тем, что Основными правилами предусматривается экспертиза ценности документальных материалов, решение вопроса о сроках их хранения в-делопроизводстве, до сдачи материалов в архив учреждения. [c.135]
Текущий архив представляет собою, таким образом, целесообразно организованное хранение и использование документов в. делопроизводстве, включая и их под-готбвку для сдачи в архив учреждения. Как же организован текущий архив [c.135]
Порядок проведения экспертизы научной и практической ценности документальных материалов. Для организации и проведения работы по экспертизе научной и практической ценности документальных материалов в учреждениях создают постоянно действующие эксперт ные комиссии. В их состав входят наиболе квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения, а также заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. В состав экспертных комиссий центральных учреждений, областных и краевых исполкомов Советов депутатов трудящихся, [c.142]
Оформление дел постоянного и долговременного хранения для сдачи в архив учреждения. В,се дела постоянного хранения брошируют путем подшивки, прошну-рования или переплета. Для сохранности документов обложки переплетов делают из твердого картона. Применение для брошировки или скрепления документов внутри дела металлических скрепок, булавок и т. п. запрещено. Все металлические предметы удаляют из дел. [c.151]
Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрываю-щихся помещениях. Помещение должно отвечать требованиям пожарной безопасности, иметь определенный температурно-влажностный режим. [c.364]
Ведомственный архив принимает на хранение дела от канцелярии учреждения или структурных подразделений, а также от подчиненных организаций и предприятий, если это установлено положением об архцве или приказом руководителя учреждения. В архив сдают дела профсоюзной и других общественных организаций группы народного контроля, первичной организации ДОСААФ и др. Документы партийной и комсомольской организаций в архив учреждения не передают. [c.366]