В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др. [c.135]
Осуществите централизацию хранения папок с делами. Это приведет к сокращению числа дел, которые, как вы считаете, вам нужны Переключайтесь на рациональную практику систематизации документов Ваши папки с делами должны быть доступны для нормального использования Ограничьте рассылку документов. Это также ускорит поиск информации и возвращение взятого на место Установите правило обрабатывать документы в тот же день. Это резко сократит объем откладываемой работы Сокращайте время, расходуемое на обработку документов Сокращайте количество отделов, которые должны знакомиться с документами и число людей, которые должны их подписывать. Устраняйте скопления документов Сделайте меньшими по размерам ящики для входящих , исходящих и ожидающих решения документов [c.157]
Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. [c.252]
В случае необходимости группировки документов отдельно на входящие и исходящие эту форму можно разбить на две отдельные. Напоминаем, что выполнение функций по разработке, передаче и обработке документов представляет собой значительную часть содержания труда работников функциональных подразделений. У многих сотрудников таких отделов работа с документами занимает до 80% рабочего времени и является критерием оценки конечных результатов деятельности. [c.196]
Выполнение широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, требует больших затрат времени и труда. Механизации этих работ начали уделять серьезное внимание сравнительно недавно. Однако в настоящее время номенклатура этой группы средств механизации непрерывно расширяется. Повсеместное внедрение их в работу органов управления сокращает время обработки документов, ускоряет их движение и доведение до исполнителей, приводит к сокращению сроков исполнения, обеспечивает постоянный и действенный контроль исполнения, быстрое получение точных справок по документам и их сохранность. [c.333]
Существующие технические средства обработки документов предназначены для выполнения широкого круга работ, связанных с обработкой входящей и исходящей корреспонденции, организацией контрольно-справочной службы, хранением документов, ускорением их движения и доведением до исполнителей, [c.517]
Каждый документ (запрос), связанный с реестром, который поступает к регистратору, должен быть зарегистрирован в журнале входящих документов. После окончания обработки документ с отметкой об исполнении должен быть помещен в архив. [c.500]
Для каждой категории учреждений существуют типовые схемы канцелярии. Предлагаемые структуры предусматривают выполнение основных требований, предъявляемых к организации работы с документами, централизацию служб документации учреждения под единым руководством, осуществляемым начальником канцелярии, подчинение канцелярии непосредственно руководителю учреждения. Централизация работы с документами в учреждении позволяет обеспечить оперативное выполнение документальных работ, создает четкие взаимодействия между структурными подразделениями, входящими в службу документации, повышает качество обработки документов. Кроме централизованной формы работы с документами применяются также централизованная и смешанная формы. [c.35]
С целью ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки документов создаются схемы движения их основных категорий (входящих, исходящих, внут-.ренних). [c.41]
Прием входящей корреспонденции. Прием корреспонденции производится либо в экспедиции, либо у секретаря учреждения. Централизация приема документов дает возможность ускорить доставку документов к месту исполнения и обработку их, механизировать участок приема и обработки документов. [c.42]
Работу по организации и обработке документов учреждения, начиная с получения и до отправки, регулирует заведующий экспедицией, который обязан организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адресам входящих документов контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам. [c.89]
В энергетике для учета используются ЭВМ и организуются МСБ на электростанциях, в электросетях и МСС в энергообъединениях для комплексной механизированной обработки документов на всех предприятиях, входящих в их состав. [c.262]
В энергетике для учета используются ЭВМ и организуются машиносчетные бюро (МСБ) на электростанциях, в электросетях, энергосбытах и машиносчетные станции (МСС) в энергообъединениях, для комплексной механизированной обработки документов на всех предприятиях, входящих в их состав. [c.289]
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (см. рис.6) [c.149]
Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 29). [c.168]
При первичной обработке документов производится их сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые и передача нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Все подразделения, входящие в состав предприятия обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др. [c.32]
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. [c.82]
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом. [c.96]
Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности. [c.138]
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]
Входящая обрабатываемая информация вместе с промежуточной информацией образуют исходную для обработки информацию. Результатом обработки является производная информация. Из нее выделяют промежуточную информацию, которая участвует в дальнейшей обработке и подлежит хранению, например остатки на счетах в течение отчетного периода, и результатную информацию, которая рассматривается как окончательный итог обработки, например, данные отчетности. Как промежуточная, так и результатная информация отражаются в выходных документах — отчетах. [c.23]
По отношению к бухгалтерии документы делятся на внешние, поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций, и внутренние, формируемые внутри бухгалтерии. Документы, поступающие от внешних организаций, являются входящими документами. Все они считаются исходными для обработки. [c.130]
Контроль на избыточность осуществляется местным центром обработки информации или библиотекой, входящей в систему. Такой контроль обеспечивает проверку и подтверждение центром или библиотекой правильности классификации документов и извлечение из памяти системы родственных рефератов. Сопоставление самим автором содержания представляемого им документа с содержанием реферата, выданного системой, дает возможность составить описание, правильно отражающее степень новизны сведений, вводимых в систему. При этом список просмотренных документов может быть включен в реферат, написанный автором документа, и может служить для читателей указателем литературы по смежным вопросам. [c.132]
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю. [c.243]
В предыдущем разделе была достаточно подробно рассмотрена общая технология обработки входящей корреспонденции. В процессе обработки были вычленены группы документов прежде всего по направлениям документопотоков [c.163]
Поэтому затраты руководителей на рассмотрение поступающей корреспонденции определяются прежде всего долей переменной части, а не их личным стилем работы. Уменьшение нагрузки руководителей в обработке корреспонденции возможно с помощью анализа состава этой корреспонденции, определения степени ее периодичности и расширения на этой основе состава постоянной части входящего и исходящего документопотоков. Так, для постоянной части исходящего документопотока целесообразно широкое делегирование полномочий подписания документов, не ограниченное законодательством и находящееся в компетенции руководителя организации. [c.165]
Важнейшими объектами Б. у. в пром-сти являются затраты на произ-во и себестоимость продукции. Для их учета служат два калькуляционных счета Основного производства и Вспомогательных производств. Первичные документы, отражающие производственные затраты, группируются по объектам калькуляции (видам продукции, стадиям их обработки) и статьям расходов. В большинстве отраслей пром-сти на дебет счетов произ-ва непосредственно относятся лишь расход материалов, вещественно входящих в продукт, и заработная плата производственных рабочих остальные затраты, как правило, предварительно учитываются на собирательно-распределительных счетах счете Цеховых расходов и счете Общезаводских расходов. По кредиту счетов произ-ва отражается фактическая себестоимость выпушенной из произ-ва продукции I(B корреспонденции со счетом Готовой продукции), а также отходы, неисправимый брак и т. п. Сальдо счетов произ-ва показывает остаток затрат в незавершенном произ-ве. Аналитический учет производственных затрат строится в разрезе групп или видов продукции, цехов и статей калькуляции. Дальнейшая его детализация зависит от отраслевых особенностей организации и технологии произ-ва, к-рыми определяются различия в документальном оформлении затрат и выработки, порядке первичной группировки документов, выборе объектов калькуляции, номенклатуре ее статей и методах распределения косвенных расходов. [c.164]
Должностные обязанности. Выполняет работу по проектированию и внедрению автоматизированных систем управления производством (АСУП) на основе применения совокупности экономико-математических методов, современных технических средств обработки, передачи и отображения информации, элементов теории экономической кибернетики. Изучает систему и методы управления и регулирования деятельности предприятия, его производственных и функциональных подразделений, определяет возможности формализации элементов действующей системы и целесообразности их перевода на ЭВМ. Осуществляет подготовку необходимых данных и участвует в составлении технического задания на проектирование АСУП и ее отдельных этапов и подсистем, в разработке технических и рабочих проектов. Формулирует постановку задач, выполняет работу по их алгоритмизации, выявляет возможности типизации решении отдельных элементов системы, подготавливает предложения о применении в проектировании АСУП типовых блоков и участвует в их о-здании. Изучает разработанные проектными организациями и действующие на других предприятиях системы автоматизированного управления производством с целью использования передового опыта проектирования и эксплуатации АСУП. Принимает участие в работе по совершенствованию документооборота на предприятии, формулирует требования к содержанию и построению технической и организационно-распорядительной документации, используемой в системе автоматизированного управления производством. Разрабатывает технологические схемы обработки информации по установленным задачам АСУП с учетом организационного и технического обеспечения по всем подсистемам. Подготавливает проекты методических материалов, инструкций и другой технической документации, связанной с созданием и использованием фондов информационного использования АСУП. Участвует в работе по отладке, опытной эксплуатации и поэтапному введению в действие комплекса технических средств АСУП. Осуществляет авторский надзор и периодический контроль входящей и исходящей документации. Изучает причины отказов и нарушений в системе, разрабатывает предложения по их устранению и предупреждению, по повышению качества и надежности АСУП. Оказывает методическую помощь подразделениям предприятия в подготовке данных для АСУП, пи оформлению необходимых документов и расшифровке информации, обработанной на ЭВМ. [c.123]
Составьте план работы секретаря с разбивкой по времени, если предстоят следующие виды работ обработка входящей и исходящей корреспонденции и ее отправка, подшивка в дела печатание документов стенографирование указаний руководителя, подборка материалов по указанию руководителя оповещение участников совещания у руководителя (7 чел.) напоминание сотрудникам о документах с истекающим сроком исполнения заказ на размножение материалов информирование руководителя о приеме делегации подготовка к приему делегации прием делегации руководителем (30 мин) работа с телефоном. [c.140]
Прием и обработка входящих документов [c.267]
Следующий этап обработки входящей корреспонденции — сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с перечнями нерегистрируемых документов). [c.269]
Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов. [c.274]
Одно из ключевых предложений настоящей Концепции состоит в применении для обработки части документов, входящих в информационные ресурсы ФСЗН, технологий, основанных на лот гжеской разметке данных. Суть этого подхода излагается в следующем параграфе. [c.279]
При обработке документов с использованием ЭВМ каждому реквизиту и всем его значениям присваиваются кодовые обозначения. Кодирование производится при помощи классификаторов, входящих в состав ЕСКК. Объекты общесоюзных классификаторов должны в силу этого перекрывать реквизиты всех общесоюзных форм. [c.75]
Эффективным способом повышения надежности категории является ее исчерпывающее определение и перечисление всех входящих в нее элементов. Тогда обработка документа сводится к чисто техническим процедурам, для выполнения которых могут использоваться средства электронных офисов. Например, можно использовать текстовые редакторы офиса Mi rosoft Offi e 97. [c.17]
Информационное обеспечение призвано создать такой набор форм документации с входящими в них технико-экономическими показателями, которые были бы приспособлены к машинной обработке. До последнего времени отсутствие единых форм документов серьезно тормозило внедрение автоматизированных систем управления. В настоящее время разработан проект основных положений Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая будет способствовать созданию унифици- [c.381]
Проект обновленной структуры вновь образуемого учет-но-финансового директората (УФД) был выстроен в полном соответствии с представлениями о характере, детализации, уровне оперативности учетно-финансовых операций в авиакомпании исходя из современных потребностей управления технологическими процессами, а также с учетом организационных принципов оптимального сочетания централизации и децентрализации, прямоточности, пропорциональности и т.д. Подразделения ФД (будучи уже ранее обновленными) вливались в УФД практически без структурно-функциональных изменений. Серьезным изменениям подвергалась бухгалтерская служба (СБУ). Из состава СБУ выделялось несколько структурных подразделений в качестве самостоятельных в составе УФД, в том числе два расчетных центра (по рублевым и валютным расчетам соответственно) и налоговая служба. Соотношение процессов обработки входящих и формирования исходящих финансовых документов с собственно учетными операциями было предложено выстроить по образцу взаимодействия ОПЕРО с бухгалтерией в коммерческом банке. Расчетные центры осваивали полный цикл работы с входящими финансовыми документами (вплоть до обеспече- [c.469]
УЧЕТ ЗАТРАТ НА ПРОИЗВОДСТВО ведется на основе группировки затрат, входящих в себестоимость продукции, по калькуляционным статьям. Производственные затраты отражаются на счетах Основного производства и Вспомогательных производств. В ана-литич. учете эти счета в свою очередь подразделяются по цехам, стадиям обработки, заказам и т. д. Первичные документы (наряды, рапорты о выработке, маршрутные листы, требования на материалы, лимитные карты и т. п.) группируются по объектам калькулирования себестоимости, а затем в накопительные ведомости записываются итоговые суммы распределения затрат по целевому назначению. Важным условием правильного ведения учета является размежевание расходов по основной деятельности предприятия от расходов, непосредственно не относящихся к изготовлению продукции. В зависимости от технологич. процесса изготовления продукции, организации произ-ва и конкретных условий работы предприятия в учете применяются позаказный, по- [c.450]
Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота [c.275]