Таким образом, применение математических методов и ЭВМ позволит проводить выполняемую раньше ручными способами работу по созданию формуляров-образцов с наименьшими затратами и получать более эффективные решения. Однако этим полезность применения расчетов на ЭВМ не ограничивается. Модель построения всех документов может быть представлена принципиально в новом виде. Она может быть суммой всех разнообразных реквизитов, постоянные части которых могут храниться в памяти ЭВМ, и при необходимости создания какого-либо документа он будет получаться автоматизированным путем в результате выдачи на печать АЦПУ макета формы этого документа. Причем получаемый таким образом документ может быть построен по единой структуре, соответствовать требованиям тех видов организационной и вычислительной техники, с помощью которых он изготавливается и обрабатывается, и будет оптимизирован по заданным критериям. Такая модель явится основой для построения унифицированных документов, а само построение значительно упростится и будет выполняться с минимальными затратами при высокой степени оптимизации. [c.135]
Б. Набор характеристик обобщенных и конкретных реквизитов, а именно код реквизита, постоянная часть реквизита, переменная часть реквизита. [c.102]
Автоматизированная подготовка унифицированных, часто повторяющихся текстов документов осуществляется на базе банка трафаретных заготовок. В банк включаются унифицированные формы, постоянные части текстов, реквизиты постоянных авторов и корреспондентов, нормативные положения и типовые решения. [c.209]
Информационные элементы документа обозначенные цифрами на рис. 2 и 3, в делопроизводстве называют реквизитами. Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные — наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. [c.29]
Реквизиты делятся на постоянные и переменные. К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках предприятия никогда или длительное время не меняются. Это наименование и адрес предприятия, номер расчетного счета, номер склада или цеха, табельные номера работников и т. д. Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. К учету принимаются только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона. [c.438]
Первичные документы на отпуск и перемещение материально-производственных запасов (лимитно-заборные карты, требования-накладные и др.) формируются на АРМ Б в соответствующих подразделениях организации (цехах, отделе снабжения и др.) на основе расчета нормативных данных, производственных заданий и т.п. Документы создаются на машинных носителях, а пользователи при оснащении их рабочих мест терминальными устройствами или персональными компьютерами могут получать на экране дисплея изображение этих документов и вводить в них реквизиты, дополняющие постоянную информацию. После составления и проверки никакие изменения в первичных документах не допускаются. С помощью печатающего устройства на АРМЕ получают бумажную копию, которая может быть использована в оперативных целях. [c.97]
Информация с типовых первичных приходно-расходных документов вводится кладовщиком-оператором с терминального устройства в ЭВМ и записывается на магнитном носителе в форме карточки складского учета. До ввода этой информации кладовщик набирает на пульте свой личный код, код склада, номенклатурный номер конкретного вида запаса, вызывает на экране запись в форме карточки складского учета и указывает код программы обработки соответствующего документа. В автоматическом режиме на экране дается наименование каждого последующего реквизита, который необходимо ввести. Выведенная на экран дисплея заполненная строка вводится оператором в память ЭВМ, а сами первичные документы, с которых производилась регистрация, группируются в пачки и сдаются в бухгалтерию. При обработке документов, имеющих постоянную информацию (например, лимитно-заборных карт), в память вводятся только фактические показатели (количество, дата). [c.100]
Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись и т. п.), печатаются типографским способом. [c.100]
Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. [c.102]
Технология применения кодов в современных условиях использования ПЭВМ определяется прежде всего эксплуатационными возможностями машин, а также методами программирования, обеспечивающими создание в машине различных взаимосвязанных массивов информации — банка данных. Новая информационная технология, использующая персональные компьютеры, строится, как правило, на безбумажной технологии, где происходит автоматическое, а не ручное формирование первичного документа. Как известно, документ состоит из различных реквизитов-признаков и оснований. Технологический процесс предусматривает при этом автоматическое занесение реквизитов-признаков в документ. С этой целью в машинной программе имеется специальный блок меню справочники (словари), которые содержат определенный перечень номенклатур, используемый в данной задаче. Некоторые номенклатуры, являющиеся постоянными для данного вида деятельности (бухгалтерского учета, банковских операций), содержатся в программе, другие составляются на месте. К первому виду номенклатур относятся отраслевые классификаторы. Состав справочника имеет вид [c.107]
Некоторые расчетно-платежные документы (например, платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) в них расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки. [c.123]
Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации. [c.145]
В таблицу, исходную по отношению к ЯОФ, мы вынесли некоторые реквизиты — такие, как корреспондирующий счет, корреспондирующий субсчет и другие — которые, строго говоря, принадлежат другим записям. Исключения мы сделали ради бухгалтеров, постоянно к данным реквизитам обращающихся. Однако в отчетную ведомость может потребоваться внести реквизит, в текущей строке нормализованной таблицы отсутствующий например, может потребоваться указание на номер первичного документа, которым оформлен корреспондирующий ОУ. Решение в данном [c.622]
При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ. [c.132]
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены Соответственно на рис. 2.1, 2.2. Такое расположение реквизитов позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита письма — его текста (реквизит 19). [c.17]
Бланки писем проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, на основе как углового (рис. 2.1), так и продольного (рис. 2.2) их размещения. Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет экономить до 20 % площади формата. [c.22]
ГОСТ Р 6.30—97 предусматривает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов, ограничительных отметок и трафаретных мест. [c.22]
Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках. Например [c.36]
Пример оформления реквизита приводился при описании оформления реквизита 10 (с. 41). Размещение трафаретных частей реквизитов 10 и 11 на бланках как с угловым, так и с продольным расположением постоянных реквизитов см. на рис. 2.3—2.6. [c.42]
При угловом бланке заголовок к тексту пишется под реквизитами углового бланка в рамках выделенного уголками места (см. рис. 4.3, 4.4). Пример оформления заголовка при продольном расположении постоянных реквизитов приводится ниже. [c.48]
Деловые письма оформляют на бланках по ГОСТ Р 6.30-97 (рис. 2.3—2.6), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7—8 строк. [c.84]
Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих штамп документа) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2. [c.15]
Бланк документа — это стандартный лист бумаги, с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации — авторе документа. [c.42]
ГОСТ 6.30-97 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. [c.44]
| Рис. 4.8. Пример оформления указания в угловом варианте расположения постоянных реквизитов |  |
В числе постоянных реквизитов карты предусматриваются шифр норм амортизации, соответствующий1 счету аналитиче- ского учета (этот шифр включает в себя шифр группы и вида основных фондов) шифры синтетических счетов (дебит, кредит) стоимость месячная норма амортизационных отчислений по-пр авочныё коэффициенты к нормам амортизации на полное восстановление и капитальный ремонт в зависимости от сменности, агрессивности среды и других установленных случаев сумма износа. [c.79]
Следует отметить, что балпчсы имеют постоянные реквизиты, содержание которых не зависит от особенностей цехов и которые заполняются на основе единых справочников, классификаторов, массивов информации за месяц. Переменная информация формируется по первичным документам, единым для оперативного учета движения производства и бухгалтерского учета прямых затрат на производство. При этом информация об объеме продукции группируется в первичном учете по бригадам, а в цеховом балансе представлена сгруппированной по цеху в единицах, используемых в оперативном планировании. [c.215]
Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся наименование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа. [c.25]
Флаговый вариант расположения реквизитов (см. образец слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97, для исходящих документов является обязательным. Для [c.23]
Ссылка используется только в бланках для писем и состоит из постоянной части реквизита На № от , которая заполняется номером и датой входящего документа. [c.27]
Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов на бланках распорядительных документов согласно стандарту размещают центрованным способом, т. е. когда начало и конец каждой строки реквизита равноудален от границ зоны расположения данного реквизита (рис. 3.1, 3.2). Такие бланки изготавливаются типографским способом. В то же время в практике документирования, если распорядительный документ (чаще всего приказ, распоряжение) предназначен для решения внутренних задач организации и не рассылается за ее пределы, широкое применение находит угловое расположение постоянных реквизитов, оформляемых флаговым методом. [c.47]
Флаговый метод заключается в расположении постоянных реквизитов углового штампа от одной вертикали — непосредственно от линии левого поля. Такой вариант расположения реквизитов (см. рисунок ниже) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при оформлении конкретного документа. При этом часть постоянных реквизитов (01—05,07) не воспроизводится, что экономит рабочую площадь формата и труд оформителя. [c.47]
Выписка из приказа (рис. 4.3) может быть напечатана (с помощью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения постоянных реквизитов флаговым способом. Часть постоянных реквизитов при этом опускается (см. гл. 3, с. 47). [c.58]
Выше (рис. 4.2) приведен пример оформления приказа на стандартном бланке, предусмотренном ГОСТ Р 6.30-97. Исполь-л зование такого бланка объясняется тем, что в данном конкретном случае перед организацией стояла задача отправки копии приказа в адрес регионального Центра стандартизации, метрологии и сертификации Госстандарта России. Приведем пример приказа с угловым расположением постоянных реквизитов, оформленных флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте, поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач организации. [c.61]