Пишущие автоматы в ряде организаций эффективно используются и для подготовки других документов, однако в любом случае необходимо предварительно провести унификацию этих документов или применяемых в них текстов. Применение пишущих автоматов в свою очередь может содействовать проведению унификации текстов документов, записанных на машинный носитель, для последующего их содержательного анализа с помощью ЭВМ. Применение пишущих машин. Несмотря на развитие средств автоматизации, пишущие машины еще долгое время будут основным механизмом для воспроизведения текста документов. С их помощью может быть рационально организовано изготовление унифицированных и стандартных документов. Однако сначала кратко упомянем способы изготовления с помощью пишущих машин любых управленческих документов. Отличаются эти способы источниками информации, на основе которых производится машинопись. Перечислим их, начиная с наименее производительных как для составителя документа, так и для машинистки. [c.144]
Практика показывает, что применение типовых текстов и трафаретных бланков позволяет увеличить скорость составления документов в несколько раз, при этом затраты на унификацию текстов окупаются за 1,5—2 года [199, с. 34]. [c.528]
Лингвисты единодушны в том, что язык служебных документов — это набор клише, штампов, стандартов. Дело в том, что особенностью современного этапа развития служебных документов является их унификация. Унификация текстов рассматривается как выбор одного языкового варианта из нескольких возможных способов передачи одной и той же единицы информации. [c.4]
При унификации текстов документов должны соблюдаться следующие принципы [c.4]
Унификация текстов документов оправдана с техниче- [c.4]
Существует около 60 видов управленческих документов. Каждый вид документации имеет текстовую форму. Однако независимо от их вида документы характеризует тенденция к унификации языка. ГОСТ 6.15.1—75 Организационно-распорядительная документация. Основные положения устанавливает следующие способы унификации текстов трафарет, таблица, анкета и сплошной связный текст. Кроме того, необходимо еще выделить тексты-аналоги. [c.5]
В порядке обмена опыта просим выслать (2) "Методические рекомендации по унификации текстов служебных документов". [c.43]
Методические рекомендации по унификации текстов служебных документов" просим выслать (2) в порядке обмена опытом." [c.43]
Васильев МЛ. Проблемы унификации текстов управленческих документов, применяемых в делопроизводстве советских учреждений (история и современное состояние) [c.164]
Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. [c.29]
Существуют три способа унификации текстов трафарет, анкета и таблица. [c.16]
Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Данный способ является первым шагом к формализации текстов и их кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД). [c.16]
В настоящее время таблица и анкета соревнуются между собой по критерию совершенства формы, но все же в большинстве УСД используется пока анкета. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Проведение унификации текстов можно рассматривать как первую стадию в разработке унифицированных текстовых форм управленческой документации. [c.17]
Структура положения о министерстве (службе) должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих докумен-тш> при этом как можно более полно учитывать специфику его организации и деятельности и может содержать следующие основные разделы [c.69]
В соответствии с ми по унификации текстов управленческих документов организационная структура представляется в виде таблицы [c.88]
Раздел 5 "Унификация текстов отдельных видов документов". [c.88]
Текст инструкции по документационному обеспечению управления излагается в соответствии с положениями раздела 5 Методических рекомендаций "Унификация текстов управленческих докумен-тонУ"следующей структуре [c.89]
Важным является вопрос об объеме делового письма. Методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов содержат на этот счет следующие указания [c.113]
В процессе повседневной деятельности предприятия возникает необходимость в оформлении самых разнообразных актов — передачи дел, материальных ценностей, результатов испытаний и т. п. Для подготовки перечисленных документов следует использовать формы установленного образца (пример формы акта о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы, приведен в приложении 48), а в отсутствие таковых — методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. [c.117]
Доверенности могут выдаваться предприятиями (должностными лицами) другим должностным лицам, а также частными лицами другим частным лицам. Согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, при оформлении предприятием доверенности своему полномочному представителю в документе указываются [c.123]
Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнаны построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации. [c.166]
Для стиля служебных документов характерно также употребление устойчивых словосочетаний, так как в деловой документации большинство слов употребляется только с одним или ограниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именному) компоненту1. Например акт — совершать, составлять, под- [c.93]
См. Методические рекомендации по унификации текстов организационно-распорядительной документации. М. Изд. ВНИИДАД, 1976. [c.39]
Унифицированный стиль изложения особенно необходим в условиях автоматизации информационных процессов в аппарате управления. В США тратились огромные средства на предмашинную унификацию текстов служебных документов. По-видимому, учет этого обстоятельства заставил канцелярию Белого Дома именно так реагировать на сложившуюся в стране "диффузную" практику ведения деловой переписки. [c.9]
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]
Большое внимание нужно уделить подбору слов. Следует избегать использования в одном предложении однокоренных слов, тавтологии. Например адресовать в адрес, следует отметить следующее..., апрель месяц, свободная вакансия и т.п. Для делового стиля служебных документов характерно употребление устойчивых словосочетаний. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен обширный алфавитный список наиболее [c.26]
При трафаретизации текстов информацию подразделяют на постоянную и переменную. Постоянная информация вносится в бланк документа при его изготовлении, а переменная — в процессе составления конкретного документа. Иногда оказывается полезным сочетание двух указанных видов унификации текстов документов. [c.76]
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Метод трафаретизации текстов является шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета некоторых видов приказов, заявлений, других документов. [c.11]
Методические рекомендации ВНИИДАД. М. ВНИИДАД, 1998. Раздел 5 "Унификация текстов отдельных видов документов". [c.73]
Количество видов деловых писем весьма велико. Так, согласно Методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, по содержанию и нрзвдагениш инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, а также письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др. [c.112]
Наиболее общие требования к подготовке служебных записок изложены в ГСДОУ и Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов. Указанные требования конкретизированы в Типовой инструкции по делопро- [c.114]
В свою очередь функциональное назначение справок предопределяет особенности их оформления и содержания. Так, в соотаетдшшжими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать [c.128]
В соответствии с Вашим поручением от 1 февраля с. г. службой двнбрЯЕнтациянугорэвления разработан проект Инструкции о порядке ведения работы по унификации текстов управленческих документов в структурных подразделениях предприятия. [c.470]
ДР 191-98. Унификация текстов управленческих документов /Методические рекомендации ФЭЙИМДАД [c.485]