Административная работа индикаторы

Нигде индикаторы — а также сдвоенные индикаторы — не могут быть так полезны, как в административной работе. Как только мы пришли к пониманию этого факта, наша компания стала использовать — и, кстати, применяет уже много лет — подобные измерения в качестве ключевого инструмента для повышения продуктивности административной работы. Первое правило заключается в том, что измерение, причем любое измерение, лучше, чем никакое. Однако подлинно эффективный индикатор будет указывать производительность рабочей единицы, а не просто осуществляемую деятельность. Вполне очевидно, что вы измеряете работу коммивояжера по количеству заказов, которые он получает (производительность), а не по попыткам, которые он делает (деятельность). [c.40]

Вторым критерием для любого хорошего индикатора является следующее то, что вы измеряете, должно быть физической, исчисляемой величиной. Примеры эффективного измерения производительности административной работы показаны в табл. 1. Поскольку все перечисленные здесь индикаторы являются индикаторами количества или производительности, их парные коллеги должны подчеркивать качество выполненной работы. Таким образом, в подлежащих оплате счетах число обработанных денежных оправдательных документов должно сравниваться с числом обнаруженных либо при аудиторской проверке, либо нашими поставщиками ошибок. В другом примере количество квадратных футов, очищенных службой уборки, должно сравниваться с частично объективной, а частично субъективной оценкой качества выполненной работы с точки зрения руководителя административно-хозяйственной службы в этом здании. [c.40]

Табл. 1. Примеры индикаторов для определения производительности административной работы

Подобные индикаторы имеют множество применений. Во-первых, они очень четко показывают, каковы цели данного человека или группы. Во-вторых, они обеспечивают определенную степень объективности при измерении административной работы. В-третьих, — что столь же важно, как и первые два случая, — они предоставляют эталон, при помощи которого можно сравнивать друг с другом различные административные группы, которые выполняют одинаковые функции в разных организациях. Эффективность работы одной группы уборщиков в каком-нибудь большом здании теперь можно сравнить с аналогичной работой другой группы в другом здании. На практике, если индикаторы задействованы должным образом, порожденный ими соревновательный дух часто оказывает на мотивацию, которую каждая группа привносит в свою работу, воздействие, подобное электростимуляции, при этом параллельно осуществляется еще и повышение производительности. Мы поговорим об этом более подробно позднее, когда будем рассматривать спортивную аналогию . [c.41]

Тем не менее если удастся достаточно тщательно подобрать индикаторы, которые характеризуют какую-нибудь административную единицу, и если окажется возможным внимательное наблюдение за ними, то можно будет применять методы заводского контроля к административной работе. Мы можем использовать де-факто стандарты, выводимые на основе трендовых данных, для прогнозирования количества людей, необходимого для выполнения предвосхищаемых нами различных задач. Путем строгого применения принципов прогнозирования рабочая сила может быть перенацелена с одного участка на другой, а кроме того, можно произвести подсчет, чтобы убедиться, соответствует ли прогнозируемому рост или падение в административной деятельности. Без должной строгости количество персонала в административных единицах всегда будет оставаться на наивысшем уровне и, кроме того, учитывая знаменитый закон Паркин-сона, люди всегда найдут способы, чтобы на то, чем они занимаются, уходило ровно столько времени, сколько выделено на его завершение. Нет никакого сомнения в том, что, если иметь перед глазами эталон и верить в него, а также укомплектовать какую-нибудь административную единицу по объективным параметрам с использованием спрогнозированных рабочих нагрузок, это поможет вам в поддержании и увеличении продуктивности работы. [c.51]

Высокоэффективный менеджмент (1996) -- [ c.40 ]