Закон информированности и упорядоченности

из "Теория организации Издание 2 "

В современном обществе уровень развития государств определяется не только экономическими и природными ресурсами, но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет государство. [c.129]
Информационная среда включает в себя совокупность всех естественнонаучных знаний, которыми владеют люди, живущие в данной стране. Часть этих знаний воплощена в материальных ценностях и орудиях производства. Нормы общей и политической культуры, морали, состояние взаимосвязей, определяющих информационный обмен между людьми, общественными группами и организациями и многое другое — все это также важнейшие элементы информационной среды. При описании систем, связанных с другими системами различными типами коммуникаций, часто говорят, что информационная среда рассматриваемой системы является частью общего информационного пространства. [c.129]
Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией. [c.129]
Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Практически по любому вопросу менеджер может получить исчерпывающую информацию. Информационный голод может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее отбор и обработку большое количество времени и средств (имеются в виду материальные и людские ресурсы). [c.129]
Несмотря на разветвленную сеть и высокое быстродействие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей организации. [c.130]
Достоверность информации — необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы. [c.130]
Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. [c.130]
Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде. [c.130]
В современной перенасыщенной информационной среде любому человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из несметного количества обрушивающейся на нас информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. [c.131]
Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому в первую очередь вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку. На рис. 4.13. показана процедура сбора и обработки информации, получаемой из различных источников. [c.131]
Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Выявив цель, производят сбор необходимой информации. [c.131]
На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц. [c.131]
Не менее важен такой фактор, как объем информации. Ведь чем большей информацией (но не избыточной) располагает организация о внутренней и внешней среде, тем у нее больше шансов достичь устойчивого развития. [c.132]
При сборе, обработке и структурировании информации принимаются во внимание следующие характеристики объем, достоверность, ценность, насыщенность и гриф информации (рис. 4.14). [c.132]
Рассмотрим более подробно вопросы, связанные с информационным обеспечением деятельности деловых организаций, которые по данному ранее определению относятся к открытым, управляемым динамическим системам с целенаправленным действием. Эффективное управление организациями такого типа может быть реализовано только при правильном информационном обеспечении. Как мы уже говорили, основой целевых установок большинства деловых организаций является коммерческая идея. [c.133]
Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому ценность информации для деловой организации определяется во многом такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность. [c.133]
Оперативность (своевременность) получения информации. Важность своевременного получения информации была установлена достаточно давно. По мнению М. Вебера, одного из основоположников науки об организации, проводившего в начале XX века детальное изучение бюрократической системы, одним из определяющих факторов повсеместного господства бюрократии является открытый доступ к новейшей информации, дающий возможность принимать эффективные решения и предвидеть конечные результаты. [c.133]
Однако по мере развития и усложнения иерархических систем управления организациями на пути реализации этого фактора возникают все большие трудности. Запаздывание информации, возникающее из-за задержек при передаче по каналам информационного обмена как вне, так и внутри организации, отрицательно сказывается на ее работе. В сложных многоуровневых системах управления деловой организацией скорость прохождения информации настолько замедляется, что зачастую управленцу приходится принимать решения, нацеленные на перспективу, на основе уже давно устаревшей информации. [c.133]
Использование в работе деловой организации недостоверной или заведомо ложной информации может отрицательно отразиться на ее развитии. В отдельных случаях использование ложной информации может повлечь за собой крах организации, поэтому, беря на вооружение любую информацию, необходимо убедиться в ее достоверности и надежности. [c.134]
Под надежностью информации понимают степень ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления. Понятие надежности тесно переплетается с представлениями о достоверности информации, которая, в свою очередь, непосредственно связана с коммерческой безопасностью. [c.134]

Вернуться к основной статье