Документация по учету поступления материалов

из "Бухгалтерский учет "

Основанием для учета материалов служат первичные документы, при помощи которых оформляется их приемка и отпуск. Первичные документы могут быть общеотраслевые (межведомственные) и отраслевые. К первым относятся документы, которые определяют принципиальные правила организации учета движения производственных запасов безотносительно к специфике отдельных отраслей. Вторые разрабатываются отраслевыми министерствами, комитетами, ведомствами, ассоциациями на основе утвержденных Минфином РФ межведомственных нормативных актов (стандартов, положений, инструкций). [c.124]
Первичная операция с материалами при их поступлении со стороны — их приемка на склад. Приемка охватывает целый комплекс операций собственно принятие доставленных материалов определение количества, т.е. определение веса или подсчет поступивших материалов и сопоставление с документами поставщика качественная приемка материалов оформление поступивших материалов (документирование) оприходование (запись на приход) поступивших материалов. Качество всей работы по приемке материалов непосредственно влияет на качество всей первичной документации по учету материалов. Вот почему этому участку необходимо уделять достаточное внимание. [c.125]
Основанием для приемки груза служит договор поставки, в котором определяются права и обязанности поставщика и покупателя. В договоре указываются условия поставки, номенклатура поставляемых ценностей, их количество и качество, сроки поставки, цена, порядок расчетов, санкции за нарушение условий договора (поставка, материалов ненадлежащего качества, просрочка срока поставки, нарушение графика отгрузки, недопоставка материалов и др.). Условия договора могут быть изменены только по обоюдному согласию сторон. [c.125]
На примере межведомственных первичных документов рассмотрим операции по движению материальных ресурсов. Первым сигналом о предстоящем поступлении материалов являются платежные документы поставщика требования-поручения, счета-фактуры с приложениями (спецификациями, качественными удостоверениями и др.), инвойсы и т.д. [c.125]
Поступление материалов на склад покупателя оформляется Приходным ордером (ф. М-4) ордер используется и при поступлении материалов из переработки. Выписывается ордер материально ответственным лицом в одном экземпляре. Бланки приходных ордеров передаются на склад в заранее пронумерованном виде бухгалтерией организации. [c.127]
В связи с необходимостью своевременного снабжения производства материалами, во избежание простоев и в интересах борьбы с нарушениями необходимо организовать оперативное наблюдение за ходом выполнения договоров поставщиками. Для этого в отделе снабжения по каждому договору открывается карточка оперативного учета поставки материалов. Записи в карточке отражают ход выполнения договора и все отклонения от условий договора. Этот учет непосредственно связан с бухгалтерским, так как служит основанием не только для расчета, но и для предъявления претензий к поставщикам за нарушение договорных обязательств. Документами, на основании которых заполняются карточки, служат договоры, счета-фактуры, транспортные документы, приходные документы и оперативно-технические акты. Некоторые материалы, как, например, импортные, во всех случаях подлежат приемке специальной комиссией. В этом случае обязательно составляется соответствующий акт. [c.127]
Наряду с материалами, специальным инвентарем, малоценными и быстроизнашивающимися предметами, тарой к материальным ресурсам может относиться в известной мере и оборудование, предназначенное для установки, монтажа. Основными документами для приемки такого оборудования служат Акт о приемке оборудования (ф. М-15), Акт приемки-передачи оборудования в монтаж (ф. М-16) и Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. М-17). [c.128]
Форма М-15 применяется для оформления поступившего на склад оборудования для установки. Акт составляется в двух экземплярах приемной комиссией. При осуществлении монтажных работ подрядным способом в состав приемной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта. [c.128]
В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад Акт о приемке оборудования (форма М-15) будет предварительным документом, составленным по данным наружного осмотра. [c.128]
Если в момент поступления оборудования монтажная организация еще не намечена или она не приступила к работе, последующая передача ей оборудования оформляется Актом приемки-передачи оборудования и монтаж (форма М-16). [c.128]
На выявленные в процессе ревизии дефекты монтажа или испытания оборудования составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. М-17). [c.128]
Во всех случаях поступление материалов на склад производится по Накладной-требованию на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. М-11). Накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых приемщик возвращает лицу, сдавшему материал, а второй остается на складе. Накладная подписывается главным бухгалтером. Чтобы в дальнейшем можно было легко рассортировать документы по однородным операциям, полезно на накладных ставить соответствующий штамп или шифр Возврат , Перемещение , Собственное изготовление и т.д. [c.129]
Движение материальных ценностей может быть связано и с внутренними перемещениями со склада на склад. Особенно часто такие случаи имеют место при пополнении филиалов или цеховых складов материалами с базового склада организации или при специализации складов, когда они предназначаются для хранения только определенных материалов. Такого рода внутренние перемещения оформляются теми же накладными, как и поступление из цехов. Инициатором выписки этих накладных будет не отправитель, а отдел управления, которому подчинены склады (отдел снабжения или отдел складов). Этот отдел и выписывает два экземпляра накладных, передавая их тому складу, который должен передать материалы. Для этого склада накладные служат приказом на передачу. Отпустив материал складу-получателю, кладовщик склада-отправителя посылает первому одновременно один экземпляр накладной, а второй оставляет у себя. При этом склад-отправитель на накладной ставит штамп Внутреннее перемещение-расход , а склад-получатель на своем экземпляре ставит штамп Внутреннее перемещение-приход . [c.129]

Вернуться к основной статье