Введение-создание офиса управления проектами, приемлемого для руководства

из "Современные методы управления портфелями проектов и офис управления проектами "

В идеале, роль офиса управления проектами (ОУП) в организации можно уподобить роли диспетчера в системе управления воздушным движением. Офис должен обеспечивать безопасное, с минимальными рисками, и, по возможности, быстрое продвижение проектов в заданном направлении, предотвращать возможные несоответствия между проектами и наличными ресурсами, быть лучшим другом и советчиком для руководителей проектов и руководства организации. [c.20]
Более того, по мнению авторов, ОУП должен также обеспечивать извлечение максимально возможной прибыли на капитал, инвестированный в проекты, и, в этом смысле, служить инструментом создания прибавочной стоимости. Для этого ОУП должен быть своеобразным рычагом в руках высших руководителей организации, помогать им в решении стратегических задач, служить, помимо всего прочего, сосредоточением интеллектуального капитала, необходимого для управления проектами. Иными словами, ОУП должен помогать руководителям в управлении организацией. [c.20]
В настоящее время большинство директоров ОУП, с которыми приходилось встречаться и беседовать авторам, совсем по иному описывают деятельность возглавляемых ими служб. Например, 9 из 10 директоров ОУП, с которыми авторы встречались на конференции в Канзас-Сити в 2002 г., отметили, что они не ощущают прямой заинтересованности и поддержки руководства. Считая такую поддержку необходимой, они призывали авторов не проповедовать среди уже обращенных . Они имели в виду, что нет нужды убеждать работников ОУП в полезности существования этого подразделения в организации. Важнее убедить в этом ее руководителей. Эта книга призвана помочь им в этом. [c.20]
Большинство руководителей организаций не согласится с необходимостью создания ОУП до тех пор, пока полностью не осознает проблемы, с которыми приходится сталкиваться руководителям проектов и программ. Именно с рассмотрения этих проблем и начинается книга. [c.21]
Существует немало частных вопросов, касающихся ОУП. Например, какие дополнительные возможности должен ОУП предоставлять различным организационным структурам Существует ли универсальная дорожная карта , указывающая пути к успеху при создании ОУП в организации Какой информацией должен оперировать офис и как она должна быть структурирована Как оценить деятельность ОУП Какие программные средства существуют для обеспечения работы ОУП и как они сочетаются между собой Все перечисленные и многие другие вопросы освещаются в последующих главах книги. Но перед тем, как переходить к детальному описанию работы ОУП и проблем управления портфелями проектов, авторы предпочли рассмотреть те проблемы, которые возникают в современной практике управления проектами, и попытаться указать общепринятые подходы к их разрешению. Это позволило дать более содержательные, формализованные определения целей и задач ОУП, его назначения и основных результатов его деятельности. [c.21]
Конечно, описанная ситуация выглядит нелепо и неправдоподобно, но она дает определенное представление о том, как в настоящее время на некоторых предприятиях организовано управление несколькими, одновременно выполняемыми проектами. Поэтому продолжим рассмотрение этого примера. [c.22]
Хирурги в больницах сами по себе представляют ценный и ограниченный ресурс. Поэтому они, закончив свой очередной 15-минутный цикл операции, покидают операционную, чтобы посвятить себя решению иных, не менее важных задач. Порой эти задачи настолько их захватывают, что они не могут своевременно вернуться в операционную и пропускают свою очередную, 15-минутную попытку. Таким образом, каждая операция длится еще дольше, причем хирурги до половины времени расходуют впустую на хождение по больнице и на переключение с решения одной задачи на другие. [c.22]
Возникшая ситуация начинает беспокоить руководство больницы, потратившее огромные деньги на ее строительство, поскольку операционные являются наиболее ценным ресурсом, которым они обладают. Благосостояние больницы определяется тем, сколько пациентов проходит через ее операционные, а при такой организации работы поток пациентов угрожающе мельчает и уже не способен поддерживать больницу наплаву. На больницу также оказывают давление страховые компании, органы здравоохранения и другие структуры, которые требуют, чтобы любая лечебная процедура стоила как можно дешевле. Поэтому руководство больницы не имеет возможности нанять больше хирургов или построить дополнительные операционные. [c.22]
Для того чтобы увеличить доходы больницы, ее руководители отдают приказ хирургам ежемесячно начинать большее число операций, ошибочно считая, что большее число начатых операций эквивалентно большему числу завершенных. Другим их заблуждением является вера в то, что проблемы руководимой ими больницы можно решить скорее, если для решения стоящих перед нею важных задач привлечь большее количество ресурсов. Добросовестные хирурги подчиняются отданному приказу, но ситуация в следующем месяце становится еще хуже. Завершается еще меньшее число операций, требуется все большее число повторных операций, смертность среди пациентов - самое страшное слово в больнице -растет, хирурги сообщают о том, что им приходится буквально сражаться за место в операционной. [c.23]
Руководители больницы выслушивают эти жалобы и недоумевают, почему их подчиненные не способны сами разрешить возникающие проблемы. Разве они - не взрослые люди, способные договориться между собой, почему руководители обязаны постоянно выступать в роли рефери Напряженность в больнице нарастает, и ее руководство решает, что затраты на лечение излишне раздуты, лечебные процедуры длятся слишком долго. Хирурги и вспомогательный персонал тратят лишнее время на все процедуры. Поэтому основное внимание переключается на урезание всех расходов, происходит перекройка всех графиков и бюджетов. [c.23]
Больница оказалась в глубоком кризисе, и ее руководители сочли необходимым самим вникнуть во все детали. Поэтому они нацелили хирургический офис на изменение приоритетов при составлении графиков операций таким образом, чтобы самый ценный ресурс больницы - ее операционные выделялся в распоряжение хирургов для наиболее выгодных операций ежедневно на полные два часа. В результате некоторые операции стало удаваться благополучно завершить за выделенное время. Падение доходов удалось приостановить. Руководство вздохнуло с облегчением и переключилось на решение более важных проблем . Однако, через считанные недели ситуация повторилась вновь, и руководству снова пришлось вмешаться. Переориентация хирургического офиса позволила временно сгладить внешние симптомы недомогания, но не дала возможности добраться до глубинных причин болезни. Без поддержки со стороны руководства и без создания новых методов работы хирургического офиса больница обречена на то, что ее хирурги будут по-прежнему составлять графики операций без учета реальных возможностей организации. [c.24]
По мнению авторов, в большинстве организаций управление проектами осуществляется способами, напоминающими описанную ситуацию в больнице. Руководители функциональных подразделений начинают новые проекты, не учитывая, какими ресурсами реально обладает организация для их завершения. Высшие руководители поступают аналогичным образом просто потому, что не видят для себя иного выхода. Начинаемые ими проекты жизненно важны для их преуспевания, а порой — и для сохранения за собой занимаемых должностей. Если некий проект должен быть выполнен, то не лучше ли начать его немедленно — так они рассуждают. [c.24]
Сейчас значительно больше внимания уделяют анализу бюджетов проектов и их стоимостных аспектов, нежели сокращению сроков их выполнения. Нам кажется такой подход неверным, поскольку всякий проект должен приносить определенные выгоды организации. Эти выгоды могут заключаться в усилении существующих или в создании новых источников дохода за счет создания новых видов продукции или услуг, в сокращении некоторых производственных затрат, в уменьшении сроков окупаемости инвестиций или в повышении прибыли на инвестированный капитал. Но, независимо от природы планируемой выгоды, она не может быть получена до тех пор, пока не завершены некоторые важные этапы проекта или проект в целом. Чем быстрее это произойдет, тем скорее организация начнет получать ожидаемые выгоды. Во многих случаях, когда сроки реализации результатов проекта слишком велики, никакой выгоды от него получить не удается. Например, когда новая продукция разрабатывается слишком долго, конкуренты компании уже успевают выйти на рынок с аналогичным товаром. [c.25]
Во многих проанализированных авторами проектах привлечение ресурсов ради скорейшего их завершения, кажущееся, на первый взгляд, нерациональным, могло бы принести организациям-исполнителям большие выгоды, нежели излишняя сосредоточенность на экономической эффективности или на сокращении бюджетов. [c.25]
Если попытаться дать краткое определение понятию офис управления проектами , то его можно сформулировать следующим образом ОУП — централизованная организационная структура, предназначенная для совершенствования методов и результатов управления проектами . В некоторых организациях в состав ОУП входит минимальное число работников, привлекаемых на неполный рабочий день к оказанию помощи исполнителям проектов по мере необходимости. В иных организациях ОУП представляют собой крупные инфраструктуры, с жестким централизованным планированием, управлением и собственной методологией работы. [c.26]
Можно ли утверждать, что руководство организаций испытывает восторг от такого нововведения, как ОУП Ни в коем случае Результаты опросов и собственные наблюдения авторов указывают на наличие заметного сопротивления со стороны руководителей созданию ОУП, а сами офисы после своего создания испытывают значительные трудности в работе. Более того, во многих случаях создание ОУП не ведет к серьезным прорывам в качестве управления проектами. Даже в тех случаях, когда результаты улучшаются всего на 1 -2%, эти достижения, чаще всего, оказываются только на бумаге. Многие ОУП даже не пытаются измерять эффективность своей деятельности с использованием показателей, убедительных для высшего руководства. [c.26]
Большинство руководителей, как известно, настороженно встречает любые предложения, связанные с увеличением накладных расходов. На собственном опыте они не раз убеждались в том, что затратная сторона любых предложений практически всегда оказывается правильной, но выгода от них, как правило, не достигается. В то время, как составной частью современных управленческих стратегий становится удержание под контролем любых затрат и создание так называемых экономно организованных предприятий, продвижение идей, подобных созданию ОУП, оказывается непростым делом. [c.27]
Авторам также приходилось быть свидетелями того, как инициаторам создания ОУП поначалу удавалось привлечь внимание руководства, выступая под лозунгом Больше контроля . Многим руководителям всегда кажется, что выполнение проектов контролируется недостаточно по срокам, содержанию, исполнению бюджета и т.д. Зачастую такое мнение справедливо, но чаще всего любые отклонения в этой части оказываются внешними симптомами более глубоких проблем, а не отсутствия достаточного давления сверху или централизованного контроля. Поэтому, когда защитники идеи создания ОУП приходят к высшему руководству и обещают обеспечить более строгий контроль, их предложения находят благодарных слушателей. К сожалению, такое усиление контроля слишком часто выливается в неприемлемое усиление бюрократии, в увеличение продолжительности выполнения проектов, вызывает сопротивление и неприятие со стороны руководителей проектов, видящих в нем покушение на свою независимость и свободу творчества. [c.27]
Руководители предприятий часто заявляют о том, что они устали от общих слов о повышении производительности, удовлетворенности потребителей, квалификации исполнителей и качества. Их значительно больше волнуют такие конкретные вещи, как увеличение прибыли, повышение стоимости акций, увеличение поступлений наличных средств, упрощение доступа к источникам финансирования, повышение конкурентоспособности. Но даже когда предложение о создании ОУП составлено в подобных терминах, руководство желает знать, какими образом ОУП намерен добиться выполнения своих обещаний. [c.27]

Вернуться к основной статье