Выбор инструмента для планирования времени

из "Тайм-менеджмент искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью "

Даже если вы во всех отношениях прекрасно справляетесь с планированием времени, не организованная должным образом рабочая среда украдет огромную часть вашей энергии и времени. Вы потеряете многие часы в поисках пропавших ключей, очков для чтения или каких-нибудь важных документов. Вы будете работать неэффективно, теряя время, переделывая однажды сделанное, заново составляя утраченные бумаги, постоянно покидая рабочее место в поисках замены того, что вы потеряли. [c.35]
К внешним факторам относятся такие ситуации, когда вы сталкиваетесь с серьезными проблемами в планировании и управлении своим временем, с ситуациями, которые вам неподконтрольны и разрешение которых выходит за пределы ваших возможностей. В таких ситуациях ваши способности планирования и управления временем подвергаются серьезным испытаниям. Когда вы признаете наличие таких внешних факторов, вы можете выявить суть проблемы и сообразить, каким образом адаптироваться к ситуации. Это позволит вам найти конструктивное решение проблемы, вместо того чтобы во всем винить себя. [c.36]
Иногда вы сталкиваетесь с нереальным для выполнения объемом работы в результате технических ошибок в планировании времени или вследствие индивидуальных психологических особенностей. Но временами это напряжение и в самом деле бывает следствием внешних сил и факторов, и вам просто необходимо признать, что в данный момент вы оказались перегруженными. Возможно, вы одновременно работаете, учитесь и пытаетесь растить детей. Возможно, ваш помощник по работе уехал в отпуск, компьютер сломался или ремонт вашего дома продвигается очень медленно и список ваших дел моментально оказывается заполнен задачами, которых вы не ожидали. [c.36]
Глава 8 Зачистка расписания научит вас, как снизить свою рабочую нагрузку и полагаться на других, когда для вас наступили трудные времена. Глава 10 Уплотнение времени поможет вам согласовывать и корректировать свои планы в периоды кризисов и высокого напряжения сил. Следуя учебному плану, изложенному в этой книге, вы сможете создать собственную систему планирования и управления временем, которая будет достаточно гибкой, чтобы приспосабливаться к неожиданно возникающим обстоятельствам и кризисам. [c.37]
И конечно, все мы время от времени подхватываем насморк или простуду, но большинство из нас считает, что и тогда способны работать с обычной интенсивностью и браться за все дела в своем рабочем графике. Берегите себя и работайте, учитывая свои временные или постоянные проблемы со здоровьем или нехваткой сил. Глава 5 Планирование времени покажет вам, как работать сообразно вашему уровню сил и энергии, вместо того чтобы пытаться игнорировать естественные пределы своих возможностей. [c.38]
Когда в вашей жизни происходят радикальные перемены, поначалу очень трудно выяснить, как именно проводить свое время. Ваш старый стиль жизни вам больше не подходит, и вы еще не выработали новую схему деятельности, которая могла бы заменить старую. [c.38]
Когда вы попали в полосу перемен в жизни и дезориентированы этим, определите свои цели и постарайтесь создать для себя новую базовую схему, структуру жизни, понимая при этом, что она может меняться. Всегда начинайте с установки одной или двух четко определенных контрольных точек , или якорей , и выстраивайте новую схему жизни, отталкиваясь от них. Например, если ваш новый начальник постоянно требует от вас отчета, установите определенное время в течение рабочего дня для коротких совещаний с ним. Следите за развитием ситуации и вносите коррективы до тех пор, пока все не встанет на свои места. Глава 5 Планирование времени поможет вам создать такую структуру времени в вашем графике, которая будет отражать ваши цели и способствовать их достижению. [c.39]
Среда с высоким уровнем помех становится проблемой даже для тех, кто в совершенстве овладел навыками планирования и управления временем. Ни один доктор не может предугадать, когда одному из его пациентов понадобится экстренная медицинская помощь. Специалисты по связям с общественностью, агенты по продаже недвижимости, брокеры и трейдеры, работающие на фондовом рынке, менеджеры по сбыту и многие другие работники сферы услуг — все они работают в условиях неопределенности в среде с высоким уровнем помех, и эта работа требует от них отзывчивости и предельной внимательности к другим людям. [c.39]
Как можно справиться с обстановкой, характеризующейся высоким уровнем помех Признавая ее существование и отводя ей место. Оставьте достаточно времени в своем графике для помех, задержек, препятствий и кризисов. Затем создайте для себя небольшой оазис времени, которое будет полностью в вашем распоряжении, — включите на телефоне автоответчик, попросите сотрудников заменить вас или по утрам вставайте немного пораньше. [c.40]
Врачи часто резервируют время для работы с бумагами из расчета пятнадцати минут на каждый час приема пациентов. Они могут экономить это время, чтобы воспользоваться им в конце напряженного рабочего дня, и они знают, что должны предусмотреть это время и попросить одного из коллег заменить их, пока они разбирают бумаги. Этот оазис времени позволяет им восстановить контроль над ситуацией, пока объем накопившейся бумажной работы не выйдет за рамки разумного. Если вы — молодая мама, кормящая грудью, и страдаете расстройством сна, вы можете наверстать это, попросив кого-нибудь из близких один раз в день кормить ребенка из бутылочки, чтобы у вас была пара липших часов непрерывного сна. [c.40]
Таким же образом, если вы проводите много времени в поездках или в ожидании, вы можете использовать это переходное время в качестве плавающего оазиса . Держите при себе материалы для работы, которую вам нужно сделать, и во время переездов или в ожидании транспорта используйте эти моменты для того, чтобы уделить внимание отдельным пунктам из вашего списка задач. [c.40]
Глава 5 научит вас строить карту времени, которая позволит вам создавать эти тихие гавани , свободные от помех, а глава 8 Зачистка расписания поможет вам научиться перепоручать выполнение задач другим. [c.40]
Что делать, если вы живете или работаете с человеком, чьи неорганизованность и безответственность мешают вашим собственным тщательно построенным планам Если в вашей жизни есть человек, чья неорганизованность регулярно наносит вам ущерб — неуправляемый супруг или супруга, ребенок, начальник, сотрудник, клиент или деловой партнер, — вам необходимо разрешить это противоречие для того, чтобы устранить собственную злость или раздражение и сохранить нормальные отношения с этим человеком. Если возможно, посвятите этого человека в тонкости тайм-менеджмента и примитесь за работу по совершенствованию планирования его или ее времени. Если вы не сможете сделать этого, вам придется искать решение в процессе переговоров. [c.41]
Возможно, вам не удастся полностью решить проблему, но, обсуждая ее в поисках точек соприкосновения и общих интересов, вы сможете избежать возмущения и обиды и будете работать как одна команда, пытаясь найти решение. Главное -устранить ощущение безысходности и не чувствовать себя жертвой обстоятельств, чтобы иметь возможность строить жизнь, которая подарит вам радость и удовлетворение. [c.42]
Иногда мы не даем себе возможности совершенствовать найти навыки планирования и управления временем, не находя времени для того, что нам действительно важно, из-за препятствий, коренящихся в нашей собственной душе. Мы знаем, что нам нужно делать, но воздерживаемся от действий или внутренне сопротивляемся им потому, что наши проблемы с управлением временем определенным образом служат нам — они удовлетворяют некоторые найти глубоко скрытые потребности, которые мы даже не осознаем. Оставаясь неосознанными, эти силы будут подрывать все наши усилия овладеть своим временем и своей жизнью. Эти психологические препятствия зачастую не обнаруживают себя до тех пор, пока вы не преодолели технические ошибки и не справились с внешними факторами. В самом деле, иногда лучше всего впервые столкнуться с проблемами планирования и тайм-менеджмента на практике. Очень часто случается, что, как только вы начинаете осознавать преимущества управления своим временем в соответствии с принципом изнутри наружу , многие психологические препятствия исчезают сами собой. [c.42]
Если вы воспользовались подходом, предложенным в этой книге, и все еще испытываете некоторые трудности в планировании времени, вернитесь к этому разделу и потратьте некоторое время на размышления о собственных склонностях, стремлениях и целях. Очень часто именно выяснение и осознание того, что именно вы делали и почему, оказывается достаточным, чтобы приступить к изменениям. [c.43]
Не имея четко определенных целей, вы не имеете фундамента для принятия решений о том, как и где проводить свое время, как расставлять приоритеты в своей деятельности и анализировать многочисленные альтернативы, с которыми вы ежедневно сталкиваетесь. Вот почему так важно прочитать главу 4 Определение стратегических целей и определить, каковы ваши главные приоритеты в жизни. [c.43]
Не имеет значения, какие события прошлого заставили вас отказаться или отвлечься от собственных желаний — ваша задача состоит в том, чтобы найти способ обрести то, что делает вас счастливыми. Глава 4 поможет вам в этом. [c.44]
Если ваш график жизни постоянно переполнен делами, если вам постоянно приходится работать на пределе своих возможностей, если вы всегда оставляете что-нибудь не выполненным до самого последнего момента и ваша жизнь кажется непрерывной чередой кризисов и катастроф, есть вероятность, что вы относитесь к таким людям, которых называют укротителями хаоса. Вы спланировали свою жизнь так, чтобы она проходила в режиме постоянной борьбы с препятствиями и несчастьями потому, что — скажем об этом прямо — вы являетесь прекрасным антикризисным управляющим. В глубине души вам настолько нравится добиваться невозможного, что вы продолжаете создавать в своей жизни такие ситуации, чтобы иметь возможность в очередной раз спасти себя и свое дело. И вы каждый раз справляетесь с трудными задачами — хотя, конечно, временами сталкиваетесь и с неудачами. [c.44]

Вернуться к основной статье