ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ОРГАНИЗАЦИЯ КОММУНИКАТИВНЫХ ПРОЦЕССОВ

из "Менеджмент в организациях "

Свойственная людям неспособность объясниться друг с другом вызывает непонимание. О несбывшихся планах и чаяниях люди часто вспоминают с горечью если бы это можно было разъяснить или если бы я сказала это иначе, он может быть и понял бы . [c.180]
Препятствия в системе передачи информации являются одной из наиболее серьезных проблем в административном управлении. Они могут возникнуть на любом из трех этапов процесса передачи информации инициирования, передачи или приема. Те, кто обладает информацией, могут оказаться не в состоянии сообщить ее тем, кому информация нужна как основа для действий те, кто должен передать информацию, могут оказаться не в состоянии это сделать те, кто получает информацию, могут не пожелать или оказаться не в состоянии усвоить ее. [c.180]
Наиболее серьезным барьером на пути эффективного обмена информацией является использование языка, не понятного получателю. В обществе с таким разнообразием специальностей, как у нас, существуют сотни различных специализированных языков то, что понятно любому врачу, является китайской грамотой для непосвященных простые для опытного машиниста слова непонятны тому же врачу. Запас слов, которые повседневно употребляют люди, на самом деле очень скуден. Но главная трудность состоит даже и не в этом. [c.180]
В административных структурах письменную информацию правильно воспринимать гораздо труднее, чем устную. При непосредственных контактах, лицом к лицу, люди стараются говорить так, чтобы слушатель их понял, а если этого не происходит, то это легко заметить. Тогда можно повторить сказанное иначе, объяснить, что имелось в виду на самом деле. У автора письменного сообщения нет возможности оценить свою аудиторию и определить, в какой степени поняты его слова. [c.181]
В школе бизнеса люди проводят шесть месяцев, чтобы научиться печатать на машинке или обращаться с электрическим калькулятором. Скорость и хорошая работа достигаются только практикой в школе и на рабочем месте. Большинство тех, кого мы набираем, в состоянии научиться хорошо шить на электрических машинках за 2-3 месяца. Некоторые могут обучиться и за более короткое время. Обычно нужно 4-6 месяцев, чтобы стать высококвалифицированным работником. Обучение стоит нам 300 долл. Вот почему мы тщательно подбираем таких работников, которые нам нужны . [c.181]
Абракадабра создается частично как результат переноса в новую среду устаревших юридических формулировок и неправильно применяемого стремления к точности. При составлении закона, который затем будет истолковываться судами, налагающими наказания за его нарушение, необходима скрупулезная точность текста. При составлении же административного приказа можно пожертвовать абсолютной точностью ради удобочитаемости. Это дает лучшие результаты, чем буквальная точность, не понятная по смыслу. Но на практике составитель инструкции скорее всего попытается передать всевозможные тонкости и детали и включить их все в свою инструкцию. [c.182]
Преподаватели колледжей при написании учебников, конечно же, мучительно думают над той же проблемой вычеркнуть ли незначительное уточнение ради удобочитаемости. К какому бы варианту они ни склонялись, они все равно не удовлетворят ни некоторых из своих коллег, ни тем более студентов. [c.182]
Но не только у юристов существует свой специализированный набор слов. Сотрудники отделов кадров, бухгалтеры, работники социальной сферы и почти все специалисты вырабатывают свой собственный технический жаргон. Такая стенографическая речь, понятная специалистам, но часто не понятная посторонним, может фактически ускорить и сделать более эффективным обмен информацией с посвященными. Однако те, кто бездумно и легко постоянно используют жаргон, часто забывают, что их специализированная речь понятна не каждому. [c.183]
Очень часто процесс обмена информацией тормозится, поскольку те, кто ее предоставляет, передает или принимает, имеют определенный психологический склад ума, который мешает точному пониманию проблемы. Раздражители, воздействующие на глаза и уши, просеиваются, фильтруются и модифицируются нервной системой еще до того, как достигнут сознания, а память производит дальнейший отбор понятий, которые она сохранит и которые забудет. Такой же процесс отбора формирует и наши суждения о людях, так часто ошибочные. Если у нас складывается благоприятное впечатление о человеке, то мы скорее всего запоминаем о нем все хорошее, на что обратили внимание, и забываем, отбрасываем плохое. Только ряд ярких неприятных впечатлений может изменить первоначальную оценку. [c.183]
Отказ обращать внимание на факты особенно вероятен тогда, когда предвзятое оптимистическое мнение руководителя уже сложилось, а факты неприятны. Один из распространенных симптомов разочарования, который появляется, когда люди сталкиваются с дилеммой при отказе смотреть фактам в лицо, — это упорное желание продлить состояние иллюзии (фрустрация). Во время Великой депрессии 30-х годов правительство страны до 1933 г. верило своим же заверениям, что процветание — прямо здесь, за углом , и использовало эти заверения, чтобы ослабить свою же неуверенность и оправдать политику бездействия. [c.184]
Эта проблема одинаково является как организационной, так и личностной. Организации разрабатывают доктрины и стойко придерживаются их. Решившись на что-то, им чрезвычайно трудно обращать внимание на сведения, которые ставят занятую ими позицию под сомнение. Первая реакция некоторых морских офицеров на сообщение о взрыве атомной бомбы была такой дать через прессу разъяснение, что новое оружие не подрывает превосходства линкоров и авианосцев. Точно так же ранее заявления Билли Митчела о необходимости иметь превосходство в воздухе были сброшены со счетов и проигнорированы военными стратегами. [c.184]
Эффект специализации. Специализация служащего и конкретные цели организации, с которыми он себя отождествляет, определяют сферу компетенции, в пределах которой он истолковывает информацию. Специализация часто ведет к искажению перспективы, неспособности точно представить себе другие аспекты какой-либо конкретной проблемы. Такие искажения часто не позволяют специалистам правильно определить, что необходимо сообщить и почему. [c.185]
Если в каком-либо городе растет преступность несовершеннолетних, начальник полиции будет склонен увеличить патрульную службу управление по организации отдыха, основываясь на тех же фактах, будет считать необходимым расширить спортивную программу для подростков, в то время как управление социального попечительства может прийти к выводу, что надо больше уделять заботе о детям из неблагополучных семей. Более того, в полицейском управлении может даже не возникнуть мысли сообщить о росте преступности несовершеннолетних другим заинтересованным организациям. [c.185]
Подобным же образом каждая группа функциональных специалистов может применять своего рода принцип наименьших действий по отношению к получаемой информации, т.е. истолковывать ее в своем понимании наилучшего образа действий или в наименьшей степени нарушать сложившееся положение дел. Во время второй мировой войны начальник штаба сухопутных войск издал приказ, согласно которому служба снабжения должна закупать для военно-воздушных сил все снаряжение, которое обычно использовалось в сухопутных войсках, в то время как военно-воздушные силы должны закупать для себя специфическое снаряжение (например, самолеты). Служба снабжения истолковывала термин специфическое как можно уже, а военно-воздушные силы — как можно шире, что отнюдь не способствовало разрешению спора о разграничении юрисдикции между двумя родами войск и порождало конфликт между ними. [c.185]
В этих примерах очевидна склонность каждой группы специалистов видеть лишь те аспекты проблемы, которые затрагивают их специализацию, и заниматься проблемой в рамках средств, находящихся в их распоряжении. [c.185]
Совокупное воздействие передачи информации на сферу компетенции. Любая конкретная информация получает у специалиста специфическое толкование. И наоборот, информация, которую он будет получать в течение какого-то времени, изменит сферу его компетенции. Таким путем часто можно расширить сферу компетенции, сообщая получателю информации то, что не является существенно важным для его действий. Если бы у начальника полиции была возможность узнать, чем в то время занимались управление по организации отдыха и управление социального попечительства и как их программы можно было бы увязать с решением проблемы преступности несовершеннолетних, он, вполне вероятно, сообщал бы им важную информацию в этой области и увязывал бы действия своего управления с их программами. Те работники, кого оперативно информируют об общей цели организации и о том, каким образом их вклад способствует ее достижению, скорее всего будут менее подвержены парализующему эгоизму , вызываемому узким пониманием своих функций. Однако до тех пор, пока у нас будет существовать специализация на работе, барьер сферы компетенции будет постоянной и мучительной проблемой. Во многих отношениях те, кто занимается передачей информации в организациях, похожи на трех слепцов в басне Эзопа, которые определяли слона по той конкретной его части, которую им довелось ощупать. Многие так никогда и не смогут увидеть или даже предположить всего слона. [c.186]
У высших руководителей часто складывается совершенно нереальная картина морального состояния и подлинных взглядов работников. Из-за того, что почти все служащие будут приятными, вежливыми и уважительными в личном общении с ним, руководитель легко забывает, что такое поведение отражает лишь соотношение должностей по статусу и не обязательно реальные чувства работников по отношению к нему или к организации. За спиной они могут называть его явно напыщенное ничтожество . [c.187]

Вернуться к основной статье