Организация распространения информации

из "Менеджмент в организациях "

Распространение информации может регулироваться их инициатором в процессе передачи и даже адресатом. Тс, кто инициирует или передает сообщение, могут решить, должно ли оно быть доведено до всех служащих организации или только до конкретных лиц должно ли оно быть направлено вниз или вверх по иерархической лестнице или передано по другим, неиерархическим каналам. При передаче или получении информации может происходить ее отсеивание , чтобы оградить руководителей от чрезмерного объема информации и привлечь их внимание к наиболее важным сообщениям. [c.195]
Следовательно, метод доведения информации до каждого используется только для распространения информации самого общего характера, например для сообщения о внеочередном выходном дне. Информация, содержащая новости, интересные для всех служащих, может быть передана через еженедельный внутриведомственный печатный орган или через информационное табло. [c.196]
Полной противоположностью методу доведения информации до каждого является использование иерархических каналов обмена информацией. Руководители могут передавать информацию только своим непосредственным подчиненным и наоборот. В том случае, если коммуникация осуществляется по иерархической лестнице, каждое звено коммуникативной цепи действует как пункт селекции, на котором принимается решение — какая информация должна передаваться дальше вверх или вниз в каждом конкретном случае. Например, руководитель учреждения может информировать начальника отдела о том, что учреждение собирается запросить меньше средств, чтобы обеспечить себе политическую поддержку в Конгрессе. Начальник отдела, проанализировав эти сведения применительно к своему отделу, может предупредить заведующих подотделами, что скоро им придется работать при меньшей численности персонала. В свою очередь заведующий подотделом проинформирует начальников секторов о необходимости начать перемещение служащих. [c.196]
Если бы иерархические каналы были единственным средством обмена информацией между организационными единицами, то этот процесс стал бы крайне замедленным и громоздким, а руководители, занимающие высшие ступени в организационной пирамиде, превратились бы в непреодолимую преграду на пути информационного потока. Поэтому в реальных организациях информационные потоки направляются по многим каналам, как формальным, так и неформальным. [c.197]
Каналы, отличающиеся от иерархических, часто используют неформальную основу. Однако и формальная коммуникационная система вполне может включать в себя некоторые из этих других каналов. Наиболее часто встречающиеся случаи их официального использования — это передача требований, например требований о том, чтобы рапортички о причинах неявки на службу были переданы в центральное управление кадров или чтобы инвентаризационные ведомости были подготовлены по форме и переданы в центральное управление имущества. [c.197]
Неиерархические каналы могут быть очень важны для обеспечения обмена информацией, связанной с планами и предложениями, до того, как по ним будет принято конкретное решение. Например, если градостроительное управление предлагает расширить улицу, то целесообразно, чтобы это предложение было рассмотрено департаментом общественных работ, городским финансовым управлением и другими службами, прежде чем городскому совету будет дано конкретное указание. В связи с этим либо инициатор (в данном случае — градостроительное управление) должен быть наделен полномочиями определять, кто должен участвовать в подготовке решения, либо должен осуществляться формальный процесс согласования подготовки решения. Подробнее процесс согласования будет рассмотрен ниже. [c.197]
Для того чтобы собрать вместе все эти инструкции с последующими коррективами, сначала потребовалась одна вместительная папка, а затем — две. Не прошло и полутора лет, а сборник документов по служебным процедурам расширился до восемнадцати папок, но даже в них не умещался весь объем материалов, которые были выпущены отделом процедур. [c.198]
Ежедневно специальные курьеры из отдела процедур совершали обход примерно двадцати пяти зданий в Вашингтоне, в которых размещалась УТ, разнося самые последние добавления или коррективы к Сборнику документов. Различные типы инструкций имели свои ярлыки административные приказы, административные инструкции, административные уведомления, организационные схемы, инструкции местным отделениям, инструкции отделам в Вашингтоне, диаграммы, указы федеральной администрации, относящиеся к УТ, постановления Генерального контролера, постановления министра юстиции, административная информация, регулирующие документы, рабочие планы, справочники, служебные письма, письма местным отделениям УТ, меморандумы вашингтонским отделам УТ. [c.198]
Материалы были столь детализированы, а рубрики столь многочисленны, что отделу процедур пришлось нанять двух или трех человек на полную зарплату. Они обходили все отделы и проверяли находятся ли все материалы в нужных местах. В качестве ориентира к Сборнику документов был подготовлен тематический указатель, а позднее издан дайджест Сборника документов . Летом 1936 г. была предпринята вторая попытка издать вместо дайджеста тематический указатель. Директор одного из региональных отделений признался, гто пытался найти смысл в инструкциях, присылаемых из Вашингтона, но для этого не нашлось достаточно времени 1. [c.198]
Иногда проблемы подобного рода могут быть частично решены внимательным отношением к сообщениям из источника информации и к их распространению. Но меры по исправлению положения могут быть приняты и адресатом. Одна из таких мер — поручить нескольким сотрудникам или подразделению просеивать всю входящую информацию и направлять ее соответствующим адресатам. В военном министерстве такое просеивание является важной функцией отдела генерал-адъютанта. Во многих организациях вся входящая почта, кому бы она ни была адресована, вскрывается соответствующей службой, прочитывается и направляется в подразделения. [c.198]
Чтобы уменьшить нагрузку на высших руководителей, информация может прежде просматриваться их помощниками, и из всего потока сообщений отбираться те, которые требуют личного внимания руководителя. В некоторых случаях материалам может быть придана форма дайджеста. [c.198]

Вернуться к основной статье