Организационные решения как составные (групповые) решения

из "Менеджмент в организациях "

В крупных организациях существует много специализированных групп, и каждая из них вносит свой вклад в подготовку совместного решения. Это подразделения экономического анализа, статистические, юридические подразделения, подразделения по связям с общественностью, с отдельными организациями на местах, методические отделы, отделы кадров, проектные, связи, медицинские подразделения и бесконечное множество других. Подразделение экономического анализа должно следить за тем, чтобы решения организации были экономически обоснованными юридический отдел — за тем, чтобы эти решения были законными отдел кадров — за тем, чтобы не нарушались принятые или предписанные нормы и т.д. Ни одно из этих подразделений не отвечает за решение в целом. Каждое решение — это соединение специализированных знаний или точек зрения многих подразделений. [c.212]
Часто уже сами организационные цели указывают на то, какого рода специализированные знания необходимы. Например, в Министерстве сельского хозяйства понадобятся знания о сельском хозяйстве болезнях растений и животных, маркетинге в области сельского хозяйства. В этом министерстве среди множества подразделений будут отделы животноводства, растениеводства, энтомологии и карантина растений, а также управление по вопросам производства и маркетинга. Точно так же в Федеральной комиссии по энергетике понадобятся специальные знания о технологиях в области энергетики, методике расчета тарифов за пользование электроэнергией и в области правд. Поэтому не удивительно, что в этой комиссии мы обнаружим отделы энергетики, бухгалтерского учета, финансов и тарифов, а также юридический отдел. [c.212]
Поскольку решения организации — это групповые решения, то и все подразделения, даже самые малочисленные, взаимосвязаны с другими подразделениями ни одно из них не работает само по себе. Во многих исследованиях по управлению делаются попытки выделить определенные типы административных единиц, скажем, такие, как отдел кадров, подразделение по закупкам, в качестве вспомогательных и отличать их от остальных, оперативных , подразделений. Предполагается, что подобные подразделения — вспомогательные по отношению к оперативным подразделениям, занимающимся настоящим делом . [c.213]
Мы же стоим на точке зрения, согласно которой все подразделения в организации можно считать вспомогательными — каждое помогает остальным принимать организационные решения отдел экономики помогает юридическому отделу избежать экономических ошибок в организационных решениях юридический отдел помогает отделу экономики избежать правовых ошибок отдел информации помогает тому и другому избежать ошибок в отношениях с общественностью. [c.213]
Более того, каждое подразделение устанавливает критерии, которые должны признаваться остальными подразделениями. Если вообще правомерно существование специализированного подразделения, то оно должно оказывать влияние на решения организации, и не просто однажды или случайно, но всегда, когда затрагиваются вопросы его компетенции. Медицинское подразделение следит за тем, чтобы в решениях организации учитывались соответствующие медицинские рекомендации точно так же и статистическое подразделение в отношении статистических данных, а отдел кадров — кадровых перемещений. Каждое подразделение старается добиться, чтобы предложения, находящиеся в сфере его компетенции, присутствовали в организационных решениях. Таким образом, каждое подразделение, независимо от того, занимается ли оно бюджетной политикой или химией, занято подготовкой и внедрением стандартов или приемлемых посылок для принятия решений в области своей специализации. [c.213]
Как мы уже ранее видели, не существует какого-то одного наилучшего способа объединения в группы разного рода специалистов крупной организации. Любой конкретный метод объединения имеет свои преимущества и недостатки. Это положение мы проиллюстрировали на примере специального отделения экспортных лицензий, задачей которого во время войны было контролировать экспорт дефицитных товаров нашим союзникам и в нейтральные страны. Оно входило в состав Внешнеэкономического управления. Теперь рассмотрим проблемы этого ведомства, чтобы показать некоторые последствия разделения труда в комплексных организациях. [c.214]
Напомним, что этому ведомству требовались следующие специальные знания 1) о потребностях в товарах каждого географического района и 2) о наличии каждого товара. В таком крупном учреждении, как Внешнеэкономическое управление, объем работы достаточно велик, чтобы каждый конкретный служащий или небольшая их группа могли специализироваться одновременно и по районам, и по товарам. Иначе говоря, каждая группа занималась определением объема конкретного товара (или узкого ассортимента товаров), который нужно было отправить в конкретную страну (или несколько стран). В рамках такого разделения труда достаточно сужается круг навыков, требуемых от каждого служащего или небольшого подразделения. Но остается открытым вопрос, как объединить эти организационные единицы в секторы, отделения и отделы. [c.214]
Сначала проанализируем две возможные схемы организации этого ведомства в первой схеме объединение решений осуществляется на базе географических районов во второй — на базе товаров. [c.215]
Схема I. Основные рабочие подразделения должны быть объединены в отделы по наиболее важным географическим районам. Каждый отдел будет состоять из отделений, работающих с основной группой товаров в порученном ему географическом районе. Таким образом, в отделе Латинской Америки будут одновременно отделения продовольственного зерна, чугуна и стали, точно так же как в отделе Дальнего Востока. Отдел Латинской Америки будет отвечать за экспортные квоты по своему району, и дальневосточный отдел — по своему. Очевидная трудность этой схемы заключается в том, что все квоты товаров по всем районам, взятые вместе, можно соотнести с общим имеющимся в наличии количеством товаров только на уровне ведомства — или же путем неформальной кооперации специалистов, работающих с конкретными группами товаров в различных подразделениях. [c.215]
Схема II. Основные рабочие подразделения должны быть объединены в отделы, соответствующие главным группам товаров. Каждый отдел будет состоять из отделений, соответствующих основным географическим районам. Таким образом в отделе продовольственного зерна будут отделение Латинской Америки и отделение Дальнего Востока. Отдел продовольственного зерна отвечает за распределение этого товара между районами точно так же, как и остальные товарные отделы. Явная трудность этой схемы заключается в том, что общие потребности какого-либо конкретного района могут быть соотнесены с потребностями других районов только на уровне ведомства или же путем неформальной кооперации сотрудников, специализирующихся по конкретным географическим районам. [c.215]
Признавая, что каждая из этих схем имеет свои трудности, ведомство стремилось найти альтернативу, которая позволила бы одновременно воспользоваться преимуществами общей разверстки по товарам и по районам. Эту реальную альтернативу обозначим Схемой III (в значительно упрощенном виде). [c.215]
Схема III. Созданы два главных административных подразделения зональный отдел и отдел поставок. Зональный отдел состоит из отделений и каждое отделение занимается конкретной страной или группой стран, в которые поставляются товары. Отделения отдела поставок занимаются конкретными товарами или группами товаров, подлежащих экспортному контролю. [c.215]
Возвращаясь к нашей гипотетической таблице экспортных квот, мы видим, что испанское отделение отвечает за квоты всех товаров в столбце Испания , в то время как отделение продовольственного зерна в отделе поставок отвечает за квоты всем районам в строке продовольственное зерно . Такой порядок предполагает двойную ответственности торговую квоту конкретной страны проверило сверху донизу соответствующее зональное отделение, а конкретный товар по горизонтальной строке — соответствующее товарное отделение. [c.216]
можно сказать, что зональный отдел специализируется в кивании головой вверх-вниз , а отдел поставок — в покачивании головой слева направо . [c.216]
В этой ситуации легко увидеть зерно межгруппового конфликта в позициях двух отделов относительно размещения товаров по странам зональные отделения солидаризировались с конкретной страной и представляли ее интересы товарные отделения беспокоились об ограниченности товаров и выступали за уменьшение товарных квот. Между ними возникла острая борьба за власть в принятии окончательного решения. По причинам, которые в данном случае не относятся к делу, в основном, но никак не полностью, верх одержал отдел поставок. [c.216]
Мы не собираемся утверждать, что схемы I или II были бы лучше, чем схема III. Возникшие трудности присущи программе этого ведомства, а не его организационной структуре. Дело в том, что квоты должны тщательно проверяться с позиций как потребностей региона, так и наличия товара, и эта необходимость двойной проверки в основном и создала сложности. Схема I могла бы осложнить товарную, схема II — зональную проверку. Схема III упростила обе проверки, но за счет возникновения разногласий между отделами, которые надо было разрешать на уровне ведомства. Тот факт, что ведомство действовало по схеме II, вероятно, указывает на условия крайнего дефицита, когда сохранить строгие товарные квоты было важнее, чем полностью удовлетворить все потребности регионов. [c.216]
Самодостаточная организация (т.е. не нуждающаяся в помощи других учреждений) — это организация, имеющая внутри себя все необходимые для выполнения работы ресурсы. Правительственные учреждения не зависят от других в средствах и подчиняются только предписываемым извне стандартам в области персонала, бюджета, бухгалтерского учета и обычно закупок. [c.217]
Хотя не существует абсолютно независимых организаций, но они могут быть относительно независимыми, поскольку подчиняются определенным стандартам, разработанным другими организациями, используют технических специалистов, знания которых необходимы для принятия решений. Например, служба лесного хозяйства в Министерстве сельского хозяйства иногда должна обращаться в управление по работе с персоналом и финансовое управление министерства, но в основном она имеет все необходимые знания и средства для управления лесами США и сохранения их. Служба лесного хозяйства — относительно независимая организация. [c.217]
Уровень организации, на котором она достигает относительной независимости, может быть уровнем министерства, отдела, отделения или еще более низким уровнем. В городском правительстве относительно самостоятельными можно считать уровень департамента пожарной охраны и полицейского управления. Они обладают той независимостью от других организаций или подразделений, которая не предоставлена ни одной. из их составных частей. Многие отделы Министерства внутренних дел США, например отдел по делам индейского населения и отдел мелиорации, относительно самостоятельны. Хотя у этих отделов существуют многочисленные связи с другими отделами и управлениями министерства — в сфере юридического обеспечения, связей с общественностью, финансов, административных служб, работы с персоналом, — внутри себя они располагают большинством нужных для своей работы ресурсов. [c.217]
Степень независимости организационного подразделения является объективным фактом, состоящим в том, может ли подразделение принимать и выполнять решения без контакта с другими подразделениями. Очень часто подразделения с высоким уровнем самостоятельности обладают еще одной отличительной особенностью — у них есть организационная цель, значимая сама по себе, а не как средство достижения более общих целей. Организации, имеющие такую социально значимую цель, мы назовем унитарными организациями. [c.218]

Вернуться к основной статье