Как навести порядок на длительное время

из "Упростите свою жизнь мастер-класс по организации рабочего дня "

Часто воля к уборке и устранению царящего в офисе беспорядка у нас присутствует, а вот вера в то, что результат будет длительным, — нет. Существует прочная, блокирующая наши действия установка, что после уборочного дня везде будет такой же хаос, как и прежде . Но тот, кто так думает, никогда не пойдет в жизни правильным путем. Поэтому мы приводим здесь несколько полезных советов, с помощью которых вы сможете надолго навести порядок в офисе. Переверните ваш письменный стол на бок Превратите лежащие горизонтально кипы бумаг в вертикально стоящее содержимое подвесных папок. Отправьте каждую бумагу с поверхности стола либо в подвесную картотеку, либо в папку, либо в корзину для бумаг. [c.44]
Вам следует ликвидировать в офисе все места, куда вас инстинктивно тянет что-нибудь положить. Склонные к собирательству натуры знают, что имеется в виду верхние панели принтера или сканера, места под креслом, за дверью, у шкафа, столик для гостей, маленькие подставки — все это рано или поздно будет совсем ненадолго завалено стопками документов первостепенной важности. Наведение порядка само по себе здесь мало поможет, поскольку эти места вскоре снова превратятся в вечные хранилища бумаг. Поэтому защищайте подобные, находящиеся в опасности места, ставя на них цветы или другие предметы, которые способствуют эстетике помещения и хорошему настроению. [c.45]
Основополагающий принцип в случае сомнений выбросить может показаться суровым людям, которые в сомнительных случаях, наоборот, все оставляли (так их воспитали). Кроме того, такое поведение можно осудить как чересчур легкомысленное для времен, когда цены растут и материальное положение нестабильно (то есть вроде бы и не стоит ничего выкидывать). Но именно в такое время вы нуждаетесь в гибкости и мобильности, а уж им-то ничто не служит большей помехой, чем заваленные хламом полки и помещения. [c.47]
Храните только самое необходимое. В делопроизводстве, особенно связанном со страхованием и управлением, одно-единственное дело часто порождает целые кипы бумаг. Здесь вам придется установить строгие правила — хранить в папке только первую и последнюю бумаги. В области страхования это могут быть первичный полис или последний акт вместе с записью фактического адреса и имени контактного лица. Остальные папки вы, следуя этому правилу, можете тоже существенно разгрузить. [c.49]
Согласно закону, вы, открыв собственное дело, обязаны хранить все документы, имеющие отношение к налогообложению, в течение 10 лет. [c.50]

Вернуться к основной статье