КАК ПРИДАТЬ ВСЕМУ ЧИТАБЕЛЬНЫЙ ВИД

из "Как писать предложения и отчеты, которые приносят результаты "

По внешнему виду отчета или предложения мы сразу же оцениваем его. Все мы знаем о том, что такое первое впечатление. Чем лучше выглядит ваш отчет, тем больше шансов, что получатель прочтет и поймет его, — ведь это, собственно, и является вашей целью. [c.124]
Очень важен внешний облик вашего предложения или отчета. Легко читаемый документ производит впечатление более упорядоченного. Как правило, он в самом, деле более упорядоченный. [c.124]
Трудно придать упорядоченный вид информации, которая таковой не является, но не менее трудно плохо составить документ, если вы четко его продумали. [c.124]
А теперь рассмотрим приемы, необходимые для того, чтобы придать своему предложению или отчету более читабельный вид. [c.125]
Они важны по той причине, что чем шире интервалы, тем меньше текста необходимо прочесть человеку на каждой странице. Поэтому печатайте свой текст через два интервала. [c.125]
По той же причине используйте подзаголовки там, где они полезны и необходимы. Они не только помогают точно так же, как и заголовки, но они особенно полезны читателям, если те захотят вернуться назад и найти какой-то необходимый отрывок или цитату с нужными им сведениями. [c.126]
Присваивать номер каждому озаглавленному разделу ( 4. Возможные недостатки ). [c.127]
Присваивать номер каждому озаглавленному разделу, нумеруя при этом и параграфы внутри него 4.1. 4.2 4.3 и так далее (Все последующие подпункты нумеровать не следует, так как обозначения типа 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. вносят путаницу, и их следует избегать). [c.127]
Всякую новую мысль начинайте с нового абзаца. В него должно входить от двух до четырех предложений, но наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции в ширину он должен быть больше, чем в длину. Между абзацами делайте двойной интервал, чтобы документ был более читабельным и доступным. [c.127]
Один из лучших способов подачи сложной информации — представить ее в форме перечня. Тогда вам понадобится несколько строчек для вступления и объяснения, что именно вы будете перечислять, а затем уже пойдет собственно информация. [c.127]
Конечно, вы можете работать в организации, у которой уже сложился собственный стиль составления отчетов. Он вполне может сочетаться с теми указаниями, что были даны выше, но если нет, то используйте любую возможность, чтобы совместить разные правила. Если это получается, то, может быть, пора пересмотреть уже сложившийся стиль и внести свои предложения о пересмотре показать всем, как это необходимо делать. [c.128]
Есть еще кое-что. Если ваши предложения или отчеты отпечатаны на процессоре, не пытайтесь их еще раз доработать . Если на одной странице вы используете четыре разных шрифта, это лишь внесет путаницу. Будьте последовательны например, все основные заголовки должны быть напечатаны заглавными буквами посередине, все подзаголовки — смещены влево и т.д. Используйте только один шрифт для текста и другой — для заголовков. Некоторые программы способны заключать информацию в рамку. Если разумно этим пользоваться, то это поможет четко представить информацию. [c.128]
Если вы все еще продолжаете весьма скептично относиться к преимуществам тщательного оформления или хотите испытать их, то вы полностью развеете свои сомнения после прочтения первой части этой главы. Она практически не изменилась, кроме разве что оформления. Взгляните и решите, какой вариант вам больше нравится. [c.128]
Рассмотрим приемы, которые помогут вам сделать ваше предложение или отчет более читабельным. Начнем с того, что чем шире промежутки, тем меньше текста надо прочесть на каждой странице. Поэтому печатайте свой текст через два интервала. Оставляйте широкие поля в этом случае на странице остается много свободного пространства , что позволяет добиться концентрации внимания на тексте, поскольку создает ощущение его значимости. В принципе, правое поле строго ограничивать не обязательно (другими словами, все строчки не обязательно должны оканчиваться на одной прямой) это делает документ более доступным и простым. Тем не менее, есть ситуации, когда необходимо строго ограничивать и правое поле — если это официальный документ, либо когда вы опасаетесь, что страница будет выглядеть неряшливо потому, что на ней много диаграмм, иллюстраций и так далее. В этом случае ограничение правого поля создает эффект упорядочения страниц, но, естественно, если вы это делаете, то будьте последовательны во всем документе. [c.129]
Назначение заголовка не только в том, что он зрительно разделяет страницу i улучшает оформление документа он также сообщает читателю информацию о следующем разделе. Возможно, что это тот вопрос или проблема, которая не очень-то их интересует, и заглавие сообщит им об этом, так что они смогут пропустить ее. По этой причине никогда не умничайте с заголовками. Если вы едете по неизвестной дороге, по которой никогда раньше не ездили, и хотите попасть в Лондон, то вы ведь не обрадуетесь, увидев остроумные указатели Место назначения - столица Вы захотите увидеть знак, на котором написано Лондон . По этой же причине используйте подзаголовки там, где они необходимы. Они не только помогают так же, как заглавия, упорядочить текст, но и бывают особенно полезны читателям, если те захотят вернуться назад и найти именно то место, где говорится о чем-то нужном, что им запомнилось. Хорошо также коротко резюмировать каждый раздел в большом и сложном документе, это помогает читателям просмотреть его или быстро запомнить, если они собираются позднее вернуться к нему. Например Итак, у нас есть четыре варианта решения оставить здание на некоторое время в том виде, в каком оно есть переделать его так, чтобы мы могли его использовать разрушить его полностью и перестроить продать его организации, которой оно больше подходит, то есть такой, где никогда не понадобится проносить через двери что-нибудь шире 18 дюймов . [c.129]
Нумерация разделов также упорядочит ваш текст, если он последовательный и логичный но, если вы будете использовать слишком много цифр, то запутаете читателей. Поэтому вы можете пронумеровать все параграфы по порядку если вы так сделаете, то улучшите читабельность вашего предложения или отчета, особенно, если при этом вы еще будете использовать заголовки и подзаголовки вы можете пронумеровать каждый озаглавленный раздел ( 4. Возможные недостатки ) или нумеровать каждый озаглавленный раздел, нумеруя при этом и параграфы внутри него 4.1. 4.2. 4.3. и т.д. (Любые дальнейшие под-нумерации, типа 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. вносят путаницу и их лучше избегать). Всякий раз, высказывая новую мысль, начинайте новый абзац. В идеале в абзац должно входить от двух до четырех предложений разумеется, лучшего зрительного эффекта вы добьетесь, если абзац при перепечатке будет больше в ширину, чем в длину. Между абзацами оставляйте двойной интервал, что поможет сохранить внешнюю доступность документа. [c.130]
Один из лучших способов подачи сложной информации — представить ее в виде перечня. Тогда вам понадобится несколько строчек, чтобы объяснить, что вы перечисляете, а затем уже пойдет непосредственно информация. Ниже приведен пример такого перечня, который даст вам некоторое представление о том, какие средства можно использовать для выделения пунктов перечня круглые точки, квадратные точки, черточки, номера, соответствующие значки (если они есть у вас в компьютере) например, если вы перечисляете четыре лучших места для строительства взлетно-посадочных полос местного городского аэропорта, то начинайте каждый пункт с изображения самолета. Но не переборщите это может и отвлекать от того, что вы будете говорить. [c.130]
А теперь ваш черед применить все то, что узнали. Попробуйте преобразовать приведенный ниже текст так, чтобы сделать его более читабельным, изменяя его только с точки зрения оформления. [c.131]
Существует несколько различных способов приготовления кофе, и большинство людей очень суетится вокруг того из них, который предпочитают. [c.132]

Вернуться к основной статье