ОТНОШЕНИЯ В ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЯ РИСКОМ

из "Современное управление Том 2 "

Кроме того, что механизмы контроля снабженческой деятельности являются обязательным атрибутом как с законодательной, так и с этической точки зрения, они еще выполняют две дополнительные функции. Во-первых, способствуют обеспечению закупки высококачественных материалов по ценам не выше рыночных на данный момент. А, во-вторых, и это уже больше относится к человеческому фактору, являются одним из важнейших условий служебного роста профессионального снабженца. Чем лучше работник отдела снабжения разбирается в существующих механизмах контроля и умеет работать в рамках их параметров, тем большую свободу действий он может (и должен) позволить себе при выполнении должностных обязанностей и, следовательно, тем более ценным будет его вклад в развитие компании. [c.231]
Механизмы контроля, относящиеся к политике, процедурам и методам материально-технического снабжения, используют для формирования неких параметров для самой службы снабжения. Их следует рассматривать как нечто постоянное и дающее четкие ориентиры для деятельности этой службы. [c.231]
Политика - это самые общие рекомендации, на основе которых определяются предназначение, цель и коммерческие аспекты службы снабжения. К ним относятся разъяснения организационной структуры, положения о самых ценных закупках, указания относительно участников процесса принятия решений и положения об этике снабженческой профессии. [c.232]
Процедуры — это распределение обязанностей, документальный контроль, определение методов и профессиональное обучение. Методы - это указания путей реализации политики. Перечисленные категории претерпевают изменения по мере того, как сотрудники отдела снабжения овладевают новыми методами реализации политики закупок. [c.232]
Внутренний контроль представляет собой проверки, проводимые для оценки эффективности службы материально-технического обеспечения ее отношения с внутренними клиентами (другими службами) используемые ею методы работы отношения с поставщиками. Анализируя отношения с другими подразделениями, члены контрольной комиссии обычно подолгу беседуют с сотрудниками соответствующих подразделений. Результаты анализа полученных ответов служат основой для выработки рекомендаций по повышению эффективности работы компании. [c.232]
Обычно анализ работы самой службы материально-технического снабжения включает в себя следующие моменты анализ размещения и исполнения общих и прямых заказов на поставку контроль исполнения установленной сметы расходов наличие планов закупок и их качество методы проведения торгов на конкурсной основе эффективность проводимых переговоров используемые методы оценки и ранжирования поставщиков и т.п. Проверка может также коснуться качества электронных систем, используемых службой материально-технического снабжения. [c.232]
Как правило, внешний контроль представляет собой проверку на предприятии поставщика, проводимую с целью повышения качества его работы. Проверяющие посещают предприятие поставщика и готовят отчет по результатам проверки, в котором излагают результаты проверки и предлагают рекомендации. По мере необходимости проводятся повторные посещения, в ходе которых проверяется исполнение рекомендаций. Отдел материально-технического снабжения также получает аналогичный отчет вместе с конкретными рекомендациями по результатам проверки. [c.232]
Сотрудники отдела снабжения и представители предприятия, на котором используется соответствующее сырье, совместно решают вопрос о том, какого поставщика следует проверить. Критериями выбора служат значимость данного сырья для производственного предприятия, объемы поставок, стоимостные показатели, сложность технических требований, предыдущий опыт работы с тем или иным поставщиком и т.п. [c.232]
чтобы проверяющая группа выработала определенную форму регистрации отклонений и проинформировала о них производственников и снабженцев. Среди вопросов, которым уделяется повышенное внимание, можно выделить технические требования состояние транспортных средств, на которых осуществляется доставка (как техническое состояние, так и внешний вид) своевременность доставки недопустимые недовес или избыток доставляемых материалов и т.п. Отдел снабжения информирует поставщика о случаях отклонений от выработанных рекомендаций и предлагает исправить положение. [c.232]
Регулярный контроль деятельности отдела снабжения помогает руководству сверять достигнутые результаты с нормативами. Что касается сметы затрат, то руководство компании отслеживает фактические издержки службы снабжения и сравнивает их с запланированными на тот или иной период времени расходами, что позволяет удерживать их в приемлемых границах. В принципе важно создать такой режим работы, при котором руководство отдела обеспечивало бы поддержание эксплуатационных расходов на уровне не выше 5% установленной сметы. Любые отклонения в сторону увеличения расходов требуют особого разрешения со стороны вышестоящего руководителя. [c.233]
В соответствии с теорией эффективного управления желательно устанавливать некие базовые показатели, на основании которых проводить оценку эффективности важнейших служб компании. Поскольку со временем эффективность практически всех проверяемых служб неизменно повышается, использование базовых показателей является важнейшим способом учета роста эффективности и производительности служб. [c.233]
Эффективность механизмов контроля за функционированием существующих систем материально-технического снабжения достигается с помощью разработки в письменном виде процедур, которых должна придерживаться данная служба. Это должно сопровождаться соответствующей профессиональной подготовкой всех сотрудников как данного, так и других отделов. Грамотно составленные процедуры содержат основные направления или границы, в рамках которых сотрудники обязаны выполнять свою работу. Документы с описанием процедур составляются для того, чтобы обеспечить систематическое решение поставленных задач. Они, однако, должны отражать реальное положение дел при необходимости в них следует вносить изменения. [c.234]
Отчеты об исполнении содержат информацию о неудачных попытках использовать систему как намеренно, так и неосознанно. Если нарушения происходят неоднократно, то руководство обязано подумать о методах укрепления исполнительской дисциплины, будь то изменение существующих процедур или какие-то иные меры. Следует отметить, что нарушения могут быть просто следствием недостаточной профессиональной подготовки. Как правило, так оно и бывает. [c.234]
Работа службы материально-технического снабжения регулируется целым рядом законодательных и правительственных актов и документов. Среди них следует выделить следующие. [c.234]
Закон о тайне закупочной информации. Запрещает подрядчикам, борющимся за получение контрактов правительства США, сознательно обещать трудоустройство в будущем, предлагать, давать деньги, подарки или что-то подобное государственному чиновнику, связанному с закупками. В нем также говорится о том, что подрядчики не должны требовать или получать любую закрытую информацию о выборе будущих поставщиков. Кроме того, этим законом запрещается государственным чиновникам, связанным с государственными закупками, требовать, принимать или соглашаться принять должность в будущем, деньги, подарки или что-то подобное. Государственный чиновник не имеет права раскрывать закрытую информацию, касающуюся выбора поставщиков. Кроме того, в соответствии с законом каждый чиновник обязан немедленно сообщать о случаях нарушения или возможном нарушении закона. [c.234]
Закон Шермана. Законом устанавливается, что любой сговор с целью ограничения торговли или коммерческой деятельности незаконен. Кроме того, им запрещается сговор с целью образования монополии. [c.234]
Закон Клейтона. Считает незаконным, если человек сдает в аренду или продает продукцию с условием, что арендатор или покупатель не будет использовать продукцию конкурентов, если в результате будет ограничиваться конкуренция или создастся монополия. [c.234]
Применение этих законов детально расписано, но следовать им в некоторых случаях затруднительно. Поэтому всем организациям, деятельность которых связана с закупками, рекомендуется использовать юрисконсультов для ознакомления сотрудников своих отделов снабжения с положениями соответствующих законов и наказаниями за их нарушение. [c.235]
Делегирование закупочных полномочий означает установление суммы средств компании, которую имеет право израсходовать тот или иной работник отдела снабжения. Размещение заказа может происходить в виде договора, заказа на поставки или иного документа, по которому компания берет на себя обязательство закупать сырье, материалы или какие-то услуги. Каждый уровень должностной иерархии имеет предел полномочий, соответствующий объему обязанностей, а также квалификации человека, занимающего в данный момент ту или иную должность. У неопытного агента отдела снабжения этот уровень может быть низким, но по мере того как работник накапливает опыт и проявляет ответственность, уровень его полномочий повышается. [c.235]
В заявке должны быть четко указаны предмет закупки, код статьи, на который будут отнесены расходы, а также особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования и т.п.). Окончательный заказ на поставку составляется на основании такой заявки. Только руководители, имеющие право подписи под денежными документами, могут выделять средства на оплату того или иного заказа, которые затем будут отнесены на соответствующую статью расходов. [c.235]

Вернуться к основной статье