Контроль за расходованием средств на проект

из "Управление проектами "

Значение контроля проекта определяется тем, что 90% работ оканчиваются с опозданием и сверх бюджета. [c.288]
Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявлять возможные проблемы. [c.288]
Контроль расходов финансовых средств осуществляет специальная группа контроля при руководителе проекта. [c.289]
В первую очередь, процедура контроля направлена на определение отклонений от плана, поэтому бюджетный контроль проекта сконцентрирован на выполнении первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не на поиске экономии расходов. [c.289]
Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее устанавливаемым контрольным точкам, по которым можно определить, все ли идет так, как намечено. Как правило, планы и бюджеты составляются на год вперед, но это не означает, что нужно целый год ждать, чтобы выяснить, выполнен план или нет. Поэтому контроль за выполнением плана и бюджета осуществляется регулярно. [c.289]
Бюджетный контроль основывается на детальном анализе информации о выполнении и состоянии работ. Руководителю проекта и менеджеру по контролю за расходами следует особое внимание обратить на статьи, по которым имеются существенные отклонения от бюджета. Нужно внимательно рассмотреть различные составляющие стоимости работ. Превышение стоимости могло произойти из-за более низкой, чем ожидалось, производительности, более высокой зарплаты или более высокой стоимости материалов. В свою очередь, например, низкая производительность может явиться следствием недостаточных трудовых навыков, недостатка требуемых ресурсов, чрезмерных счетов за переделки, что связано с проблемами качества. [c.290]
При выборе счетов, используемых для контроля за расходами на проект, необходимо обратить внимание на связь между проектом и бухгалтерским учетом. Количество счетов, связанных с конкретным объектом, может быть различным, но они должны отражать все сделки, осуществляемые в ходе реализации проекта. Для получения общей оценки состояния дел по проекту требуется обобщить данные различных множеств бухгалтерских счетов, так как фактическая стоимость работ определяется суммированием расходов, расположенных в разных счетах. [c.290]
Система бухгалтерского учета используется руководителем проекта для контроля фактического потока реальных денег (наличности), включающего изменения стоимости, расходы и приходы, счета, подлежащие оплате поставщикам и подрядчикам, и финансирование плановых потоков реальных денег. После определения на основе бухгалтерских счетов фактических расходов и прихода денег от заказчика (владельца) проекта подсчитывается сальдо реальных денег за рассматриваемый период. [c.290]
Отчеты о состоянии дел по данным бухгалтерского учета являются основным средством контроля стоимости проекта. Различные отчеты с разной степенью детализации и по разным статьям могут быть подготовлены для различных пользователей, принимающих участие в выполнении проекта. Отчеты для руководства должны быть общими, в подробном отчете для члена проектной команды должен быть выделен его кусок . [c.291]
Внешние отчеты имеют специальную форму и процедуру вычисления. Подготовка таких отчетов увязана с принятой системой бухгалтерского учета. [c.291]
Если в результате контроля устанавливается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следующих работ осуществляется в соответствии с планом. Если же устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений и определить источник имеющихся отклонений. [c.291]
Для этого сначала рассматривают — реален ли в создавшейся ситуации запланированный бюджет. Если выявится, что он реален, то вероятной причиной его невыполнения является недостаточность контроля. В этом случае необходимо откорректировать выполнение работ, приведя их в соответствие с календарным планом и бюджетом. [c.291]
Если же вследствие изменения общей ситуации (например, изменения цен) или из-за допущенных ошибок при планировании или выполнении работ становится невозможным исполнение запланированного бюджета, то его необходимо пересмотреть и привести в соответствие с текущими обстоятельствами. [c.291]
Пересмотренные (откорректированные) цифры называют прогнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюджете и о пересмотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проекта может быть столько, сколько потребуется. [c.291]
Текущая оценка стоимости учитывает любые изменения, произошедшие с момента осуществления проекта. [c.293]
Если стоимость работы распределена по элементам (статьям) затрат, то итоговая стоимость является суммой прогнозных стоимостей по каждому элементу. [c.293]
С — ожидаемая стоимость оставшейся работы на единицу объема. [c.293]
Количество и степень неопределенности прогнозирования оставшейся стоимости проекта уменьшается при выполнении работ по проекту. Исключением из правил является опасность возникновения вопросов качества в уже завершенной работе, требующей переделки. [c.293]

Вернуться к основной статье