Классификация первичных документов

из "Общая теория учета - естественный, бухгалтерский и компьютерные методы "

При помощи распорядительного документа уполномоченное должностное лицо выказывает волю совершить какое-либо хозяйственное действие к примеру, произвести оплату или передать контрагенту имущество. Эта воля в соответствии с установленным принципом документирования может быть выражена только подписью санкционировавшего операцию лица, что и является первым, обязательным, признаком распорядительного документа. [c.335]
Следует отличать волю должностного лица субъекта учета, уполномоченного на принятие соответствующего решения, от воли, выражаемой не уполномоченными должностными лицами или должностными лицами органов, не имеющих к субъекту учета отношения. Документы, подписанные такими лицами, хотя и выражающими их волю, распорядительными документами не являются. [c.336]
Оправдательным документом должностное лицо оправдывает произошедший ФХД например, кассир — выдачу наличных из кассы. Таким образом, термин оправдательный документ имеет два значения в первом случае под оправдательным понимается любой первичный документ второе значение более узкое — это только один из видов первичных документов, классифицируемых по назначению. [c.336]
Коренное отличие оправдательных документов от распорядительных в том, что оправдательные документы оформляют состоявшееся де-факто событие, тогда как распорядительные — наступление события инициируют. В первом случае цепочку можно представить как ФХД — оправдательный документ , во втором — распорядительный документ — ФХД . [c.336]
В некоторых случаях первичный документ оформляется при требовании какого-либо лица к субъекту учета. Имеется в виду не требование уполномоченного должностного лица к нижестоящему лицу произвести какое-либо действие, а требование стороннего лица об удовлетворении своих прав. Понятно, что такое требование может быть в принципе и отклонено. [c.336]
К документам требования может быть отнесено, в частности, инкассовое требование или предоставляемый работником в бухгалтерию авансовый отчет, в случае если деньги не были предварительно выданы, а покупка уже произведена. [c.336]
Документы бухгалтерского оформления составляются исключительно в методологических целях на основании документов трех первых типов. Таким документом может быть справка, расчет суммы какого-либо налога и т.п. [c.336]
Заметим, что документы бухгалтерского оформления могут как предварять ФХД, так и следовать за ним, но при этом они не выражают ничью волю и не оправдывают ничьи действия. [c.337]
Часто различные назначения совмещаются в одном документе. Руководитель подписывает накладную на отпуск имущества, и этой же накладной кладовщик оправдывает его передачу получателю. Такие документы являются комбинированными. [c.337]
В зависимости от ситуации один и тот же документ может выступать в одном или другом качестве. Например, руководитель может выразить свою волю, подписав непосредственно расходный кассовый ордер, а может — подписав заявление работника на выплату либо издав соответствующий приказ, на основании которого будет выписан расходный кассовый ордер. При этом последний все равно будет подписан руководителем, ибо его форма предполагает это, но позже, т.е. в смысле выражения воли должностного лица, документ окажется вторичен. [c.337]
В первом случае в качестве распорядительного документа выступает ордер, во втором — заявление или приказ, а ордер является документом бухгалтерского оформления. Но в обоих случаях ордер выступает также в качестве оправдательного документа, поскольку им оправдывается кассир, выдавая наличные из кассы. [c.337]
Отражение в учете. Первое свойство документов, важное для бухгалтера, — отражается он в учете или нет. Под отражением в учете понимается — оформляется данный документ бухгалтерскими проводками или нет. [c.337]
Разумеется, бухгалтеру более интересны документы, служащие основанием для выполнения бухгалтерских записей (товарные накладные, кассовые ордера, акты сдачи-приемки выполненных работ и т.п.), а также те, которые служат основанием для их составления (договоры и др.), и менее интересны все прочие. На крупном предприятии вращается огромное количество бумаг, но только часть из них попадает в бухгалтерию, чтобы получить отражение в ИСУ. [c.337]
Две организации подписывают соглашение о намерениях. Можно быть уверенным, что данный документ никогда в бухгалтерию не попадет и бухгалтерскими записями зарегистрирован не будет. Через некоторое время, придя к окончательному соглашению, организации подписывают уже полноценный договор, предусматривающий со стороны субъекта учета уплату аванса. Эта бумага скорее всего в бухгалтерию также не попадет, но досконально уверенным уже быть нельзя. Договор является юридическим основанием для перечисления аванса, но решение о перечислении принимает руководитель, а он может и передумать. Однако, если решение принято, руководитель дает в бухгалтерию распоряжение о перечислении и в качестве документального свидетельства своей воли ставит подпись на платежном поручении, которое и играет в данном случае роль бухгалтерского документа. [c.338]
Впрочем, указанная классификация в целом соответствует группам нормативных актов, регламентирующих порядок работы с первичными документами, что в большой степени служит ей оправданием. [c.338]
Порядок обработки первичных документов. Под обработкой первичных документов имеется в виду их составление (оформление), рассылка, хранение и другие подобные мероприятия. Первым из таких мероприятий, несомненно, является оформление документа. [c.338]
Иногда фамилия исполнителя указывается в тексте документа или на его оборотной стороне. [c.338]
подписавшие документ. Юридическое лицо, в соответствии со статьей 53 ГК РФ, приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. [c.338]
Односторонние документы оформляются (подписываются) должностными лицами одного субъекта учета в оформлении дву- или многосторонних документов принимают участие должностные лица нескольких субъектов учета (либо частные граждане). Если многосторонний документ не подписан всеми должными сторонами, как правило, он не вступает в действие. [c.339]

Вернуться к основной статье