Ввод АИС-БУ в эксплуатацию

из "Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита "

Создание и заполнение справочников условно-постоянной информации. Работа любой бухгалтерии строится на использовании как оперативной (переменной), так и нормативно-справочной (условно-постоянной) информации. Если оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы, то организация нормативно-справочной информации выполняется на этапе внедрения системы автоматизированного учета. Эта процедура связана с созданием справочников, классификаторов, словарей, предназначенных для использования в повседневной работе бухгалтера при решении различных задач. Справочники нормативно-справочной информации могут пополняться и в процессе повседневной работы. Справочники разделяются на пользовательские и системные. [c.308]
Пользовательские справочники обеспечивают хранение условно-постоянной информации, необходимой при решении задач учета. Они настраиваются и модифицируются непосредственно самим бухгалтером применительно к собственным условиям работы. Примером таких справочников являются справочник синтетических счетов — план счетов, справочники объектов аналитического учета — подразделений предприятия, дебиторов и кредиторов, подотчетных лиц и т.д. Особенности построения, организации и работы с этими справочниками были подробно рассмотрены в главе 3. [c.308]
Ввод начальных остатков по синтетическим и аналитическим счетам. При внедрении АИС-БУ для обеспечения преемственности данных ручного и машинного учета необходимо ввести остатки по всем счетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого предполагается вести компьютерный учет, и сформировать вступительный баланс. Эта работа выполняется после или одновременно с созданием всех необходимых справочников. [c.309]
Ввод начальных остатков в программах реализован, как правило, одним из следующих двух способов. Первый способ предполагает простое редактирование сальдо счета/субсчета. Когда по какому-то счету открыты аналитические счета, программа откроет их список и для каждого из них надо будет задать начальный остаток. При этом способе обычно в процессе ввода ведется контроль равенства суммы дебетовых и кредитовых сальдо по всем счетам. Если сальдо не сбалансировано, то программа выдаст предупредительное сообщение и не позволит выйти из режима работы с таблицей ввода сальдо. [c.309]
Независимо от способа ввода в программах должно быть обеспечено автоматическое формирование сальдо по цепочке аналитические счета субсчета счет. Это означает, что при вводе остатков по объектам аналитического учета не следует вводить остатки по субсчету или счету, а при вводе остатков по субсчету — по счету, так как они будут рассчитаны автоматически. Если программа позволяет вводить данные, как по субсчету, так и по счету, а аналитические остатки заводятся в карточках каждого участка учета, то она должна обеспечивать контроль сходимости данных на всех указанных уровнях. [c.310]
После того, как корректность ввода остатков не вызывает сомнений, можно сформировать и распечатать вступительный баланс на момент перехода на автоматизированный учет. [c.310]
Если система внедряется не с начала квартала (года), то для автоматизированного построения отчетности за квартал (год) необходимо ввести сальдо счетов за все предшествующие месяцы с начала квартала (года). Этого бывает достаточно, чтобы сформировать потом квартальную (годовую) отчетность. Иногда требуется последовательно закрыть все учетные периоды. [c.310]
На этом ввод АИС-БУ в эксплуатацию заканчивается, и бухгалтер может приступить к повседневной текущей работе. [c.310]
Помимо перечисленных работ на этапе внедрения выполняется ряд процедур технического характера для адаптации программных средств к конкретным техническим и операционным средам. Многие системы автоматизации учета предлагают пользователю разнообразные средства эргономической настройки, в числе которых установка желаемой цветовой палитры экранных форм, функции переопределения структуры меню системы, горячих клавиш, звуковых сигналов и некоторые другие. Эти вопросы, хотя и важны, но носят частный характер. [c.310]

Вернуться к основной статье