После того, как установлена структура системы управления качеством, должен быть спроектирован и отлажен механизм её функционирования. Под ним понимается логическая последовательность и взаимосвязь действий органов управления, отдельных исполнителей, направленных на решение частных задач, ведущих к конечной цели - повышению качества продукции. Удобнее всего охарактеризовать этот механизм анализом совокупности функций, составляющих так называемый управленческий цикл, и порядка взаимодействия органов управления по поводу осуществления этих функций. Прослеживая процесс обеспечения необходимого качества продукции от исходного пункта качества до финишного, можно последовательно выявить все звенья рассматриваемого механизма.