Язык и стиль письма

из "Как правильно подготовить и оформить деловое письмо "

Деловое письмо является самым распространенным управленческим документом. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и других, в письме в наибольшей степени проявляются личность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, нестандартность языка и стиля текста. [c.77]
Язык делового письма сложился в сфере управления в последние 100—150 лет. Его определяют как официально-деловой. В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают фиксацию управленческой информации наиболее эффективным образом. [c.77]
Нейтральный тон изложения является нормой официального делового языка, поскольку управленческая информация, официальная по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. д. [c.78]
Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности. [c.78]
Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания письма и автором текста и его адресатом. Точность изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемости слов в предложении, посредством уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д. [c.78]
Терминология, которая используется в письме, — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается письмо кроме того, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. [c.78]
Специфика делового стиля выражается рядом следующих черт. [c.78]
Деловой стиль отличается частым употреблением отглагольных существительных, отыменных предлогов (на основании, в отношении, в соответствии с, в силу, в целях, за счет и др.), сложных союзов (вследствие того что ввиду того что в связи с тем что в силу того что и т. п.), а также словосочетаний-связок, служащих для соединения частей сложного предложения (на случай, если. .. на том основании, что. .. по той причине, что... с тем условием, что... таким образом, что... то обстоятельство, что. .. тот факт, что. .. и др.). [c.78]
Язык делового письма характеризуется употреблением слов с универсальным значением, таких, например, как слабо , недостаточно , мало . Вот типичный случай их применения До настоящего времени подготовка к зимнему сезону ведется слабо (недостаточно) . Употребление подобных слов позволяет дать общую оценку ситуации с целью последующей выработки конкретных мероприятий по исправлению сложившегося положения. [c.79]
В письме не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Необходимо писать не сего года, а этого года (текущего года) не означенный, а названный и т. д. Использование новых слов (неологизмов) и заимствованных слов должно быть оправданным. Если слова и выражения типа пресс-секретарь , электронная почта приняли устойчивое признание в языке, то слова санирование вместо оздоровление , пролонгировать вместо продлить еще не получили право на употребление в переписке. [c.79]
Если в деловом письме автор документа — лицо юридическое, то действия передаются от третьего лица единственного числа предприятие гарантирует. не возражает. предлагает... от третьего лица множественного числа Совет директоров, администрация предприятия убедительно просят... от первого лица множественного числа просим. сообщаем. подтверждаем... [c.79]
Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа Прошу. ставлю Вас в известность. довожу до Вашего сведения... от первого лица множественного числа поддерживаем. одобряем. напоминаем. выражаем... и т. д. [c.79]
Еще одна специфическая особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограниченной возможности слова вступать в смысловые связи с другими словами. [c.79]
Владение деловым стилем — это во многом и есть знание и умение употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов. [c.80]
В порядке оказания технической помощи... [c.80]
В подтверждение нашей договоренности... [c.80]
В связи со сложной экономической ситуацией... и т. д. [c.80]

Вернуться к основной статье