Документальное оформление движения материалов

из "Учет материально-производственных запасов "

Материально-производственные запасы поступают в организацию от поставщиков по договорам купли-продажи, договорам поставки и другим аналогичным договорам в соответствии с действующим законодательством путем изготовления материалов силами организации внесения в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации получения организацией безвозмездно (включая договоры дарения) от подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет возврат материалов, сырья и отходов от своего производства от списания пришедших в негодность основных средств. [c.22]
Все операции по движению (поступлению, перемещению, расходованию материально-производственных запасов должны оформляться первичными учетными документами. [c.22]
При разработке и утверждению указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций. Они отражаются в учетной политике организации. [c.23]
В настоящее время действует альбом новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года 71а. [c.23]
В организации должен быть определен круг лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов, менеджеров и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также лиц, имеющих право оформлять и подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов. Список лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В списке указываются должность, фамилия, имя, отчество, уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решения). [c.23]
Для особо дефицитных или дорогостоящих материально-производственных запасов может составляться отдельный список наименований и устанавливаться особые правила оформления первичных учетных документов. Особые правила учета и документального оформления устанавливаются приказом по организации, который готовит и визирует главный бухгалтер. [c.24]
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов. [c.24]
Для регистрации транспортных, товарных и других документов, связанных с получением грузов с железных дорог, водных пристаней, из экспедиционно-транспортных контор и с оприходованием их на складе организации ведется форма М1 Журнал учета поступающих грузов . Журнал в крупных организациях ведет отдел снабжения, а в малом и среднем бизнесе - бухгалтерия. [c.24]
Записи в журнал делают на основании данных транспортных и отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. По мере поступления материально-производственных запасов на склад организации в Журнал учета поступающих грузов записывают регистрационные номера, номера приходных ордеров или актов о приемке, даты поступления, наименование поставщика. В журнале делают отметки о запросах по розыску не поступивших грузов. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Таким образом, осуществляется контроль за поступлением и оприходованием данных транспортных и отгрузочных документов. [c.24]
Доверенность (ф. М-2 или М-2а) служит для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. [c.25]
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег или других имущественных ценностей должна быть подписана также главным бухгалтером этой организации. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтером организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенности, как правило, не должен превышать 15 дней в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц. [c.25]
Форму 2а Доверенность используют организации, у которых получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит систематический (массовый) характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в Журнале учете выданных доверенностей . Листы в журнале нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью. На последней странице делается надпись В настоящем журнале пронумеровано. .. страниц и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации. [c.25]
Записи в журнал производятся сразу после выдачи доверенностей. ПоДчистки и не оговоренные исправления в журнале запрещаются, исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями. [c.25]
При использовании доверенностей формы М-2 Журнал учета выданных доверенностей не ведется, так как все данные о выдаче и получении фиксируются на корешке доверенности. [c.25]
Неиспользованные доверенности возвращаются в бухгалтерию на следующий день после истечения срока их действия. По использованным доверенностям лица их получившие представляют в бухгалтерию документы, подтверждающие, что материальные ценности сданы им на склад организации. Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи, регистрации доверенностей, а также за их использованием возложен на главного бухгалтера организации. [c.26]
Перечень материалов, подлежащих получению, в доверенность приводится только в случае, когда в документе на их получение не указаны наименование и количество материальных ценностей, подлежащих получению. [c.26]
Доверенность, в которой не заполнены реквизиты (дата выдачи и срок действия), ничтожна. [c.26]
Однострочные приходные ордера (ф. М-3) и многострочные приходные ордера (ф. М-4) используются для учета материалов и тары, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления материалов на склад. На несколько поступивших материалов целесообразно составлять многострочные приходные ордера (ф. М-4). Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в заранее пронумерованном виде. [c.26]

Вернуться к основной статье