Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

из "Курс делопроизводства "

Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. [c.14]
С 1 января 1991 г. и по настоящее время введен стандарт на организационно-распорядительную документацию ГОСТ 6.38-90, который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий и организаций. В этом стандарте определен 31 реквизит (расположение их показано на схемах в прил. 1 и 2). [c.14]
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его. телефона. [c.14]
В процессе подготовки и оформления документа, состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д. [c.14]
Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). [c.14]
Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка. [c.14]
Ведущему специалисту Петрову А И. [c.16]
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется Список на рассылку, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. [c.17]
Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5. [c.18]
В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ( отдел осуществляет функции , в состав управления входят , комиссия установила ). [c.19]
В письмах используют следующие формы изложения от первого лица множественного числа ( просим направить ), от первого лица единственного числа ( считаю необходимым , прошу выделить ), от третьего лица единственного числа ( администрация не возражает , комитет по экономике считает возможным ). [c.19]
Приложения 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз. [c.19]
Грифы согласования располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования. [c.21]
Примечание. В реквизитах подпись , гриф утверждения и гриф согласования должны указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог За или косую черту перед наименованием должности. [c.21]
В служебных письмах визируется экземпляр, который остается в деле организации. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр (подлинник). [c.21]
При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. [c.22]
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. [c.22]
Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала. [c.22]
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами. [c.23]

Вернуться к основной статье