Правила оформления делового письма

из "Курс делопроизводства "

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. [c.31]
Дунаевский О.В. Современная условная речь. — М., 1987. — С. 6, 7. [c.31]
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая геометрия документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его. текста. [c.32]
Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90. [c.32]
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам, для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. [c.32]
Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом. [c.33]
Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например Приказ , Акт , Решение , Докладная записка и т.д. [c.33]
Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений. [c.33]
Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма. [c.34]
Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией. [c.35]
Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим На 4520/144 от 17.05.97 . [c.35]
Кемеровское ОАО Гранит Смирнову А.Н. [c.35]
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике. [c.35]
В состав реквизита адресат может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами. [c.36]
Согласно ГОСТ 6.38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии. [c.36]
Текстовое сокращение гр. (от слова гражданин ) применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова господин , господину передаются сокращением г. , г-ну . [c.36]
Заголовок не должен превышать двух строк если же строки две, употребляется абзац. [c.37]
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью. [c.37]
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам. [c.37]

Вернуться к основной статье