Система коллежского делопроизводства

из "Организация работы с документами "

В 1699 г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). [c.9]
Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых нитками, и не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу. [c.9]
Генеральный регламент устанавливал последовательность рассмотрения дел в первую очередь рассматривались государственные дела, затем - частные. На решение государственных дел отводилась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества не-решенных дел — сенатское и коллежское делопроизводство отмечалось чрезвычайной медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора. [c.10]
Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была определена регламентом. [c.10]
В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело) он же вел регистрационные книги ( регистратуры ) А, В, С и D. Книги А и В были предназначены для регистрации исходящих документов, С и D - для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после - в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга А использовалась для записи краткого содержания всех документов -реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат книга В - для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам книга С содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались. [c.11]
Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса вступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, хранение дел в архиве. [c.11]
Служащим документы передавались под расписку, вносившуюся в так называемую квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, а в книге отмечалось время возвращения дела. [c.12]
После заседания и подписания протокола канцелярия готовила так называемые исполнительные бумаги, которые отсылались на места для исполнения. В Генеральном регламенте подчеркивалось, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии. [c.12]
Генеральный регламент устанавливал порядок использования печатей. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Стремлением сохранять в тайне государственные дела были продиктованы введение присяги для канцелярских чинов и запрет на хранение служебных документов дома. Особо строго карались подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие смертная казнь, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др. [c.13]
Существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются генеральные формуляры — образцы. [c.13]
В частности, указом 1723 г. О форме суда содержание челобитной предписывалось излагать по пунктам, что облегчало восприятие текста. [c.13]
Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов,отражающих различные стадии работы над документом подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении вдело и др. [c.13]
В целом изменения в организации делопроизводства коллегий привели к значительному увеличению письменной работы. Даже расширенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не в силах были справиться с обилием дел, что приводило к медлительности делопроизводства и волоките. [c.13]

Вернуться к основной статье