Система министерского исполнительного делопроизводства XIX - начала

из "Организация работы с документами "

Принятый 28 января 1811 г. законодательный акт Общее учреждение министерств определил систему министерского устройства, включая делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и должностными лицами. В соответствии с этим актом увеличилось количество министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. [c.16]
Министры назначались самим императором и несли ответственность только перед ним. Принцип единоначалия стал основой организации министерств директора департаментов подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совещательный орган при министре — совет министра — состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения . В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. [c.16]
Канцелярия министерства действовала на правах департамента и подчинялась непосредственно министру, канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство. Должностной и количественный состав канцелярии зависел от объема и содержания дел. [c.16]
Согласно Общему учреждению министерств делопроизводство включало в себя вступление дел, их движение (или производство), отправку, ревизию дел и отчетность в делах. [c.17]
Дела могли поступать в канцелярию министерства или непосредственно в департаменты. В канцелярию министерства поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами, губернаторами и лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности, на его имя поступали также отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела. [c.17]
Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. [c.17]
Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. [c.17]
О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента — правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах был строго регламентирован от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента (а нередко и через общее присутствие департамента или объединенное присутствие нескольких департаментов в случае крайней сложности дела) до министра (а иногда и совета министра). [c.17]
Самостоятельной стадией производства дела была отправка дел , т. е. регистрация отправляемых документов в журналах и непосредственно отправка (складывание документа, написание адреса и др.). До появления в России в середине XIX в. почтовых конвертов и марок закон предусматривал, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью. [c.18]
Особенностью регистрации являлось использование отдельных журналов для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, и запись в них сведений об исполнении отправленной бумаги, которые должны были поступать от каждого присутственного места в виде особых рапортов. Эти сведения использовались для контроля исполнения документов, и дело не считалось завершенным до получения рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по уважительным причинам. [c.18]
Последняя стадия делопроизводства согласно Общему учреждению министерств — отчетная. Закон устанавливал три вида отчетов отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в видах и предположениях . Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах — отчетами о деятельности, отчеты в видах и предположениях представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах, и на их основе директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству. [c.19]
Изменения в системе управления и делопроизводстве привели и к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включаются наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Обособленное место занимает заголовок к тексту документа, который располагается непосредственно под реквизитами бланка (так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита Ссылка на дату и номер поступившего документа ), которая пока не унифицирована и может выглядеть по-разному Ответ на ... или От такого-то и т. п. [c.19]
Коллежскому Асессору N 10 мая 1 870 года. [c.19]
прибывающие к Вильно городу по реке Вилии, затрудняются проходом по причине обмеления этой реки у города, и самая река Вилия с году на год обрывает свой правый берег и тем угрожает опасностью частным зданиям, находящимся на нем. Такие обстоятельства не могли не обратить внимания Начальства. [c.20]
Вследствие этого предписываю Вашему Высокоблагородию отправиться немедленно в означенный город и в подробности исследовать неудобства для прохода судов возле него, а также и то, в какой мере они могут возбудить опасения на будущее время, и какие, по Вашему мнению, необходимы предварительные меры к первоначальному устранению этих неудобств или, по крайней мере, к облегчению прохода судов и обеспечению частных зданий, находящихся на правом берегу р. Вилии. Обо всем, что Вами будет найдено, я ожидаю подробного донесения. [c.20]

Вернуться к основной статье