Подготовка документов на компьютере

из "Делопроизводство "

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа. [c.99]
В подготовке каждого документа можно выделить три части составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер внес значительные изменения в работу с документом. [c.99]
Первый этап подготовки документа — изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, труднодоступное законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов. [c.99]
Второй этап подготовки к составлению документа — изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подборки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно-тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию. [c.100]
Третий этап подготовки документа — сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, созданные в организации, учреждении, фирме. [c.100]
Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ. [c.100]
Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций. [c.100]
Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п. [c.100]
разрабатываемые на основе нормативных документов изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов. [c.101]
Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа. [c.101]
Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер. [c.101]
При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов. [c.101]
В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации. [c.101]
Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. [c.101]
Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожидается в течение [место для срока поступления товара]. Мы свяжемся с Вами немедленно после поступления товара на наш склад. [c.101]
Напоминаем Вам, что с 00.00.0000 вступает в силу договор от 00.00.0000 000000-00 О поставках. .. . В связи с этим просим проследить за своевременным переводом денег на наш счет и выслать копию платежного поручения по факсу (095) 123 45 67. [c.102]
Помимо полностью составленных текстов конкретных документов широко распространено в последние десятилетия применение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов. [c.102]

Вернуться к основной статье