Нормативная регламентация службы делопроизводства

из "Делопроизводство "

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов — положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей. [c.202]
В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы (см. 7.1). [c.203]
Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей все основные виды документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать объемы документной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений. [c.203]
Положения о службе делопроизводства разрабатываются на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и др. И наоборот, в конкретном положении возможно исключение из типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются делопроизводственной службой или закреплены за другими структурными подразделениями. [c.204]
В первом случае закреплена самостоятельность канцелярии, во втором — ее вспомогательное значение. [c.204]
Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. [c.204]
Следующим пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. Вначале перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, затем — внутренние организационные и распорядительные. [c.204]
Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования. [c.205]
Второй раздел Положения формулирует общую цель и основные задачи службы делопроизводства. При формулировке задач службы их нельзя сужать до задач его руководителя. [c.205]
Третий раздел Положения основной. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы делопроизводства и называется Функции . Их описание должно иметь четкие формулировки и включать все функции, выполняемые службой делопроизводства. При наличии в службе структурных подразделений в раздел Функции вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого структурного подразделения за определенный участок работы. При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также утраты или пропуска какой-то из функций, невключения ее в Положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. [c.205]
Четвертый раздел Положения Права содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). [c.205]
Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел Руководство , где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы. [c.206]
Раздел Ответственность выделяется в самостоятельный или включается в раздел Руководство и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и т.д. [c.206]
Иногда в Положении раздел Руководство делится на три подраздела руководитель службы делопроизводства обязан (перечисление обязанностей), руководитель службы делопроизводства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответственность). [c.206]
Раздел Взаимоотношения с другими структурными подразделениями должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями. [c.206]
Правовая значимость Положения как организационного документа повышается при включении в него разделов, устанавливающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделения, порядка стимулирования и мер ответственности работников за выполнение возложенных функций, а также сроки действия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не относятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа. [c.207]
Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи. [c.207]
Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. [c.207]

Вернуться к основной статье