Обеспечение сохранности документов в электронной форме

из "Делопроизводство "

Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров. Для этого служат устройства, которые так и называются — источник бесперебойного питания (ИБП). [c.322]
Вторая задача — обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, — призвана обеспечить восстановление утраченных документов. [c.322]
Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (дискете, магнитной ленте, магнитооптическом диске, D-ROM и т.п.). [c.322]
Наличие резервной (страховой) копии позволяет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера. [c.322]
На компьютерах, не объединенных в локальную сеть, для хранения небольших объемов документов могут использоваться стандартные дискеты. [c.322]
Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети. В небольших фирмах копирование с отдельно стоящих компьютеров может осуществляться путем использования подключаемого внешнего устройства. [c.322]
Не менее важна организация процесса резервного копирования. [c.322]
Процедура резервного копирования не занимает много времени. Но важно обеспечить ее правильную организацию и периодичность. Многие сотрудники пренебрегают резервным копированием, пока не случится утеря важных документов. Необходимо разъяснять работникам, что только регулярное сохранение всех созданных и измененных в течение дня документов на внешний носитель гарантирует от утери проделанной ими работы. [c.323]
Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Для организации копирования важно, чтобы сотрудники помещали создаваемые ими документы в установленные папки. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5—15 мин и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации. [c.323]
Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме — использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами. [c.323]
Четвертая задача — осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих зависание системы, обеспечивающих сохранение данных в случае краха системы и т.п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения. [c.324]
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей. [c.325]

Вернуться к основной статье