Метафизика собраний

из "Тактический менеджмент "

Собрания планируются для решения различных вопросов для распространения информации между членами группы, для генерирования идей и разрешения проблем, для обобщения информации и разработки рекомендаций или для предоставления рекомендаций спонсору проекта Совершенно очевидно, что работники посещают собрания по субъективным причинам.1 Рассмотрение собраний как механизма удовлетворения различных социальных потребностей выходит за рамки данной книги. Я не предлагаю здесь их детального обсуждения. Нас больше интересует динамика их проведения, чем рассмотрение повестки собраний. [c.304]
Регулярно проводимые собрания могут рассматриваться как зона стабильности, защита от хаоса на рабочем месте. Когда график производства сбивается, вы можете отложить решение этого вопроса на пару часов для участия в спасительном собрании. Если у вас был катастрофически неудачный день, возможно, на собрании по вопросам обслуживания потребителей вы найдете сочувствие у менеджера другого подразделения, день которого сложился еще хуже вашего. Собрания вне своего подразделения можно рассматривать как заслуженную награду, прерывающую монотонность ежедневных обязанностей. Собрания дают вам возможность почувствовать себя частью всего коллектива. [c.305]
Если необходимо принять решение, ответственный за него человек чувствует большую уверенность, когда весь коллектив приходит к полному или, по крайней мере, частичному согласию по данному вопросу. Несогласие внутри группы — убедительный предлог для оттягивания особо неприятного решения. [c.305]
Наконец, проведение большого количества собраний часто приравнивается к хорошо развитым коммуникациям. Возникает ощущение, что если организация намерена по-современному вести бизнес и проявлять заботу о каждом сотруднике, она должна обеспечивать как можно больше возможностей для общения. Если менеджеры проводят много времени, общаясь с персоналом и менеджерами других служб, они должны применять современные методики управления. Собрания же предполагают участие групп, демократичный менеджмент, внимательное слушание и сопереживание. [c.305]
Может быть принято решение, что определенная информация будет эффективнее воспринята, если ее предоставить работникам, собрав их в группу. К таким вопросам относятся объявление о начале проекта, программы или нового направления деятельности, новых процессах обслуживания потребителей или управления качеством, регулярно планируемые собрания по изменению статуса организации или производства и информирование о переменах в ассортименте или на рынках. На таких собраниях исполнительный директор сообщает о существенных изменениях, касающихся основных целей организации. [c.306]
Главное для данного собрания — доведение определенной информации до коллектива работников оно не предполагает обсуждения или достижение согласия. Решение уже принято, и на собрании просто информируют работников. Форма предоставления информации может быть строго формальной или достаточно неформальной. В зависимости от формата собрания могут быть разрешены вопросы и комментарии. [c.306]
Собрания этого типа необходимы и полезны. Для обеспечения эффективной коммуникации предоставление информации должно базироваться на положениях, рассмотренных в главе 11. Ограничением здесь является отсутствие возможности для срочной и детализированной обратной связи. Тем не менее в отношении целей собрания может быть поставлен тот же вопрос какие результаты предполагается получить от данной коммуникации И опять, если ответ сформулировать сложно, скорее всего, данное собрание не следует проводить. [c.306]
На таком собрании группе предоставляется специальная информация, в частности сообщаются хорошие результаты работы, признаются заслуги или награждаются отдельные работники, команды или группы. Отличие его от других информационных собраний в том, что единственная цель — сообщить хорошие новости, поддержать отдельных работников или группы путем открытого признания их достижений. [c.307]
Здесь взаимосвязь между затратами на ресурсы и результатами еще более тонкая, чем в предыдущем случае. Такое признание — ключевой элемент тактического менеджмента я призываю вас считать такое собрание хорошим вложением. Оно должно проводиться после хорошо выполненной работы но ни при каких обстоятельствах оно не является заменой эффективных управленческих действий. Менеджеры постоянно сталкиваются с трудным выбором. Иногда они чувствуют, что могут получить результаты, просто собрав сотрудников и убеждая их, обычно с большими преувеличениями, что все возможно уладить. К такого рода сомнительным мероприятиям относятся призывы к повышению качества продукции или обслуживанию потребителей и признание необходимости совершенствования труда или производительности линии. Сбор рабочего коллектива и увещевание его произвести требуемые перемены, позитивные или негативные, не дадут результата. [c.307]
Вы должны тщательно взвешивать целесообразность проведения собраний такого вида. [c.308]
Эти собрания проводятся для того, чтобы дать возможность группе или команде работников обеспечить отдельного индивидуума информацией или сведениями, необходимыми ему для принятия решения. Сюда относятся регулярные собрания по пополнению объема информации данного работника. Эти собрания не предусматривают обсуждения или споров, а последующее решение не обязательно базируется на высказываниях членов группы. Однако участие и вклад каждого члена группы играют важную роль в противном случае собрание будет означать потерю времени данного индивидуума. [c.308]
Такое собрание не ставит целью достижение результата или принятия решения. Часто оно превращается в бесконечное упражнение по разрешению проблемы, которое длится часами и завершается ничем. Чтобы собрание прошло эффективно, должен быть установлен жесткий контроль. [c.308]
На данном собрании рассматриваются либо промежуточные результаты, либо окончательный отчет по проекту или задаче, решаемой командой. Его цель — предоставить возможность отчитывающемуся просить спонсора либо выйти из дела, либо одобрить любые результаты, рекомендации или находки. [c.308]
Собрания этого типа также следует жестко контролировать, чтобы они не превратились в нескончаемый симпозиум, заседание по решению проблемы или форум для тех, кто с самого начала возражал против проекта. Цель данного собрания — получение от спонсора или покупателя одобрения предлагаемых вариантов или принятие ими выработанных рекомендаций. Если цель не достигнута — собрание проводилось зря. Проводящий данную презентацию обязан адекватно подготовиться и контролировать ход собрания так, чтобы были достигнуты желаемые результаты. [c.308]
В эту категорию входят ежедневные или еженедельные совещания по обслуживанию потребителей, качеству или планированию производства, а иногда — сочетание всех трех вопросов, а также ежемесячные собрания по оценке объема продаж или маркетинговой деятельности. Эти собрания имеют целью одновременный обмен последними сведениями между отдельными работниками о положении дел в нескольких независимых, но связанных областях или структурах. В эту категорию также входят еженедельные собрания, проводимые менеджером с командой подчиненных ему менеджеров, и ежемесячные собрания правления организации. [c.309]
Это не рабочее совещание и не собрание по разрешению проблемы. Так как каждый раз текущие проблемы представляются присутствующими, которые работают по данным вопросам изолированно, специфически и закрыто, то и общего результата собрания не будет. Присмотритесь к участникам такого собрания и, возможно,-вы обнаружите пару человек, которые не вносят никакого вклада в его работу. Избавьте их от участия в собраниях, — они напрасно тратят здесь время. [c.309]
Обратите внимание, что частота собраний такого типа кажется противоречащей принципам управленческого цикла замкнутого типа на тактическом уровне и пофазного контроля задач. Здесь вас опять просят сбалансировать противоречивые потребности с одной стороны, расширить число людей, получающих текущую информацию о деятельности, и с другой — наиболее эффективно использовать время этих же работников. [c.309]
В эту категорию входят регулярные собрания, планируемые для тех групп или команд, которые обычно называются комиссиями. В качестве примера можно привести работу комиссий по разработке директивных справочников по текущей деятельности или процессам, отслеживанию обслуживания потребителей или качества или оценке состояния оборудования и безопасности труда. [c.310]

Вернуться к основной статье