Этические нормы при составлении текста делового письма проблема определения формы вежливого обращения

из "Делопроизводство "

В частности, удобочитаемость обеспечивают такие факторы, как разумная краткость предложений и используемых слов. [c.52]
Начинайте с короткого заявления или вопроса, который бы мог привлечь внимание. [c.52]
Удостоверьтесь в том, что вступительная фраза четко соответствует предлагаемому товару. [c.52]
Удерживайте внимание получателя сообщения, делая акцент на основном аргументе продажи, который будет ему интересен. [c.52]
В разделе письма, посвященном пробуждению желания, попытайтесь убедить получателя сообщения, что ему действительно необходим этот товар, путем приведения дополнительных доказательств ценности товара. Напомните также получателю об основном аргументе продажи. [c.52]
Уменьшите тенденцию к неприятию цены путем того, что вы не заостряете на ней внимание. При упоминании цены упомяните также наиболее важные достоинства товара. [c.52]
Кратко, но четко укажите, какие действия следует предпринять получателю сообщения, и еще раз упомяните причины, по которым получателю следует придерживаться определенной последовательности действий. [c.52]
Первый абзац привлекается внимание путем предложения получателю письма возможной выгоды. [c.54]
Второй абзац пробуждается интерес путем подчеркивания выгоды, которая может быть извлечена из получения образования. [c.54]
Пятый абзац получатель письма побуждается предпринять определенные действия, и ему снова напоминают о получении выгод. [c.54]
Психологи считают, что для человеческого слуха нет звуков, более приятных, чем звуки его собственного имени (за редким исключением). [c.54]
Теперь попробуем представить реакцию делового партнера на разные варианты обращения. [c.55]
В адресной части делового письма, например оферты, адресат указан, например, следующим образом г-ну П. П. Петрову , а в формуле вежливого обращения, с которой начинается текст письма, — Уважаемый г-н П. П. Петров . Возможная реакция получателя Пишет уважаемый , а сам не удосужился узнать мое имя и отчество Лицемер . [c.55]
А как отреагировал бы партнер, если бы к нему обратились Уважаемый Петр Петрович Возможно, так Надо же, узнали мое имя и отчество, значит что-то знают о моей фирме, ее имидже, не поленились навести справки о нас, серьезно подготовились к общению. Наверное, серьезная организация . [c.55]
Гарантии, что реакция будет именно такой, никто не даст более того, ваш деловой партнер может заподозрить и хитрость, уловку (всем известно, что самые вежливые и обаятельные люди — это мошенники, им без этого нельзя), но все же в случае правильного вежливого обращения у вас больше оснований ожидать позитивной реакции, чем в первом варианте. [c.55]
Общеизвестно христианское Золотое правило общения как критерий выбора варианта решения многих задач, имеющих этическую подоплеку Во всем, как хотите, чтобы поступали с вами, поступайте и вы с ними . Более того, думая о развитии ваших деловых отношений, помогите адресату решить проблему, как к вам обращаться, если он решит дать вам ответ. Для этого в составе реквизита подписью в наименовании должности уместно указать приятное вашему слуху название вашей ученой степени или имя-отчество полностью. В зарубежной практике можно часто встретить, например, такую подпись мисс Анна Штерн, менеджер . Здесь с формулой вежливого обращения к Анне Штерн при ответе все ясно Уважаемая мисс Штерн , Уважаемая госпожа менеджер (если вы считаете, что должность менеджера — это предмет ее гордости) или Уважаемая мисс Анна (но не ранее, чем она сама разрешит вам обращаться к ней по имени). [c.56]

Вернуться к основной статье